Chiến lược tốt nhất để giảm chi phí vận hành khách sạn là gì?

Nhiều khách sạn rời vào tình trạng khó khăn vì chi phí vận hành khách sạn quá lớn. Đây là thách thức không nhỏ, khi nhiều chủ khách sạn chưa biết cách để cân bằng chi phí này và lợi nhuận khách sạn. Nếu trường hợp này diễn ra lâu dài sẽ dẫn đến tình trạng cạn kiệt nguồn lực cũng như ảnh hưởng trực tiếp đến các hoạt động của khách sạn trong tương lai. Cùng eziHotel tìm hiểu chiến lược tốt nhất để giảm chi phí vận hành khách sạn trong bài viết sau đây nhé!

Chi phí vận hành trong khách sạn là gì?

Chi phí vận hành khách sạn là toàn bộ tất cả các chi phí phát sinh để đảm bảo và duy trì hoạt động hàng ngày mà khách sạn sử dụng. Khi có chiến lược vận hành khách sạn thông minh và hiệu quả, chi phí mà chủ khách sạn bỏ ra sẽ được tối ưu, đem lại hiệu suất tốt nhất cho khách sạn.

Phân loại chi phí vận hành khách sạn

Giống như khi kinh doanh bất cứ một mặt hàng nào, các chi phí đều được chia làm 2 nhóm chính nhằm duy trì các hoạt động ổn định và chi phí vận hàng khách sạn cũng không ngoại lệ. Phần chi phí này thường chia làm 2 loại: Chi phí cố định và chi phí biến đổi.

Chi phí cố định

Các chi phí cố định mà khách sạn phải bỏ ra đó là các khoản phí giống nhau, không thay đổi hay điều chỉnh cả về khối lượng và tần suất cung ứng. Dù khách sạn bạn phát triển hay hoạt động kém hiệu quả thì vẫn mất những khoản trên, ví dụ một số khoản như:

• Tiền thuê nhà, tiền vay lãi ngân hàng
• Thuế tài sản
• Lương nhân viên
• Chi phí dịch vụ như tiền điện, nước, phần mềm quản lý khách sạn theo thuê bao, tiền bảo hiểm, tiền internet, truyền hình…)
• Chi phí nhượng quyền thương mại ( nếu có)

Chi phí biến đổi

Các chi phí biến đổi mà khách sạn phải chịu cũng khá nhiều. Đây là các loại chi phí có thể thay đổi tùy thuộc vào tình hình kinh doanh hoặc nhu cầu của khách sạn. Chỉ cần lượng đặt phòng tăng hay giảm nhẹ cũng ảnh hưởng đến các chi phí vận hàng khách sạn. Một số chi phí bao gồm:

• Tiếp thị và phân phối ở các kênh bán phòng thứ 3
• Các tiện ích và vận dụng phòng như đồ dùng của khách tại phòng, hoa, bánh kẹo, nước….
• Lao công tính theo giờ
• Chi phí thanh toán, quẹt thẻ 
• Chi phí hàng tồn kho…

Giảm chi phí vận hành khách sạn như thế nào?

Khi kinh doanh khách sạn, có nhiều khoản phải chi và không thể tránh khỏi nhưng chủ khách sạn hoàn toàn có thể linh động với những khoản khác. Việc xây dựng và áp dụng các chiến lược giảm chi phí vận hành trong khách sạn sẽ đem lại hiệu quả, các lợi nhuận tốt. Bạn có thể tham khảo một số cách sau đây để áp dụng cho khách sạn của mình.

Theo dõi, quản lý và đánh giá chi phí vận hành trong khách sạn

Trước tiên muốn cắt giảm chi phí vận hành khách sạn, bạn phải hiểu được khách sạn của mình đang vận hành như nào. Chính vì vậy việc theo dõi, quản lý và đánh giá chi phí vận hành khách sạn là bước đầu tiên và cũng quan trọng nhất trong chiến lược này.

Việc theo dõi và đánh giá có thể sẽ mất nhiều thời gian nhưng bạn sẽ bất ngờ khi nhận kết quả và các tác động thay đổi trong vận hành. Nếu khách sạn không để ý hoặc không quan tâm đến vấn đề này, chắc chắn cũng sẽ không kiểm soát được các chi phí phát sinh thêm gây thất thoát doanh thu một cách nghiêm trọng.

Chủ khách sạn hoặc nhà quản lý hãy kiểm tra và xác định các khoản chi phí phát sinh thật chi tiết để có thể tìm ra nơi bắt đầu và đâu là nguồn nhận. Sau khi đánh giá các dữ liệu thu thập được, khách sạn sẽ dễ dàng phát hiện các nhóm, khu vực bất thường trong khách sạn, các chi phí phát sinh liên quan để dễ điều chỉnh cho kịp thời.

Đánh giá lại chất lượng các kênh tiếp thị

Các kênh bán phòng luôn được khách sạn ưu tiên hàng đầu. Chúng được xây dựng bên cạnh chiến lược marketing, giúp nâng cao danh tiếng khách sạn, tiếp cận nhiều hơn với các khách hàng tiềm năng. Tuy nhiên, không phải kênh nào cũng đem lại hiệu quả và doanh thu như thường nhật. 

Việc theo dõi và đánh giá các kênh tiếp thị là việc cần thiết. Bạn sẽ biết được kênh nào hiệu quả, kênh nào mang lại doanh thu cao. Dựa vào đó, chủ khách sạn có thể phân bổ lại nguồn lực , đầu tư vào kênh có doanh thu hiệu quả tốt như kỳ vọng. 

Cắt giảm chi phí lao động

Kinh tế ngày càng khó khăn, việc khách sạn cắt giảm nhân sự để tối ưu chi phí không còn là điều xa lạ. Chi phí nhân sự là chi phí cố định và luôn chiếm một phần không nhỏ trong chi phí vận hành khách sạn. 

Tốt nhất, các khách sạn cần thường xuyên đánh giá nguồn nhân lực để tránh việc sử dụng lãng phí mà không đem lại hiệu quả như kỳ vọng. Cách tiếp cận phù hợp đó là cân nhắc hiệu quả công việc, mức độ quan trọng, đem lại giá trị tốt nhất cho khách sạn. 

Sử dụng thiết bị tiết kiệm năng lượng

Thông qua sử dụng các thiết bị tiết kiệm năng lượng, khách sạn tiết kiệm và một phần nào đó cắt giảm chi phí vận hàng khách sạn. Việc sử dụng các thiết bị tiêu thụ điện năng thấp giúp khách sạn tiết kiệm được khá lớn tiền điện mỗi tháng mà khách sạn phải trả.

Bảo trì hơn sửa chữa

Việc bảo trì quan trọng hơn sửa chữa nhiều, tính về cả chi phí và thời gian. Bảo trì khách sạn thường xuyên giúp phát hiện sớm các vấn đề cần sửa chữa, từ khách khắc phục nhanh chóng, tránh được rủi ro cũng như thiệt hại có thể xảy ra. Điều này, so với việc các thiết bị hư hỏng phải thay mới sẽ tốn nhiều chi phí hơn cho linh kiện và thiết bị thay thế. Bảo trì còn giúp các thiết bị hoạt động bền bỉ, ít sự cố và tiêu hao năng lượng thấp hơn.

Xem Thêm: 5 bước kiểm tra, bảo trì khách sạn chuyên nghiệp, hiệu quả

Áp dụng sức mạnh của công nghệ

Áp dụng các công nghệ 4.0 vào quản lý cũng góp phần giúp giảm chi phí vận hành khách sạn hiệu quả. Thông qua các phần mềm quản lý khách sạn, channel manager… để quản lý công việc nội bộ, nâng cao chất lượng dịch vụ, tình trạng phòng trống trong khách sạn cũng giúp khách sạn cần ít nhân sự hơn cho những công việc này. Nhiều chủ khách sạn cho rằng công nghệ cao khiến chi phí tăng cao, nhưng suy nghĩ này không hề đúng, nếu khai thác hiệu quả, bạn sẽ nhận được giá trị còn cao hơn chi phí bỏ ra.

Đánh giá lại menu nhà hàng

Đánh giá lại menu nhà hàng là việc góp phần cắt giảm chi phí vận hành khách sạn, bởi trên thực tế, nhà hàng có rất nhiều các khoản thu chi, cần xử lý trong ngày từ thực phẩm tươi sống, đồ ăn trong ngày… Nếu không tối ưu hiệu quả, khách sạn có thể thất thoát và ảnh hưởng lớn đến doanh thu. Việc đánh giá lại menu sẽ giúp bạn giảm bớt các món ít dùng, các món không thể bảo quản lâu hoặc để qua ngày.

Theo dõi mức độ sử dụng thực phẩm

Có nhiều khách sạn không để ý đến mức độ sử dụng của thực phẩm trong nhà hàng. Bởi khi nguyên liệu mua về hết hạn, sẽ lãng phí một khoản tiền rất lớn. Thông qua số lượng thực phẩm sử dụng mỗi ngày, bạn nên đưa ra một số lượng áng chừng cho những ngày tiếp theo để tránh lãng phí thực phẩm. Bạn nên áp dụng việc giám sát thủ công hoặc công nghệ để biết khi nào thực phẩm hết hạn và cần xử lý gấp.

Xem lại hợp đồng nhà cung cấp

Nhu cầu khách sạn thay đổi theo từng ngày, những gì phù hợp với khách sạn 3 năm trước nhưng đến nay đã cũ. Chính vì vậy, việc cân nhắc và đánh giá hiệu quả khi làm việc với các nhà cung cấp là điều cần thiết. Tùy vào nhu cầu, khách sạn cần cân đối thu chi và nguồn lực cho phù hợp, sẽ giúp cắt giảm chi phí vận hành khách sạn và tối chi phí cho các hạng mục đem lại hiệu quả, chuyển đổi tốt hơn.

Sử dụng các công nghệ trong khách sạn có tích hợp nhiều tính năng

Chi phí ban đầu bỏ ra để áp dụng công nghệ số vào khách sạn có thể khá lớn nhưng khi bạn lựa chọn các công nghệ hiện đại phù hợp với khách sạn sẽ giúp cắt giảm chi phí vận hành khách sạn không cần thiết đi mà vẫn đem lại hiệu quả thiết thực. 

Quản lý doanh thu trong khách sạn

Quản lý doanh thu trong khách sạn là công việc nhằm tối ưu doanh thu khách sạn, nhờ cách này bạn cũng có thể đo lường, dự đoán rủi ro, biến động doanh thu mà khách sạn có thể gặp phải, để có sự chuẩn bị cho phù hợp.

Tìm hiểu ngay: 6 Cách quảng bá khách sạn giúp gia tăng doanh thu hiệu quả

Kiếm tiền thêm từ các dịch vụ khách sạn

Bên cạnh việc giảm chi phí vận hành khách sạn, nhà quản lý cũng phải tìm cách tăng nguồn thu để khách sạn thoải mái hơn trong việc điều tiết nguồn lực tài chính. Khách sạn có thể tận dụng các không gian, nguồn lực chưa được khai thác như các dịch vụ massage, phòng thể dục, cho khách lưu trú thuê xe…

Nhân viên kiêm nhiệm nhiều vị trí, công việc

Thêm một cách để tối ưu chi phí vận hành trong khách sạn chính là tận dụng nguồn nhân lực vốn có, làm nhiều công việc và đảm nhận nhiều vị trí. Việc này giúp nhân viên học hỏi thêm được nghiệp vụ, vừa không mất thêm chi phí khi thuê lao công ngoài. Mặt trái của việc này chính là nhân viên không làm đúng chuyên môn sẽ không đạt được hiệu quả cao trong công việc.

Vai trò của việc giảm chi phí vận hành khách sạn

Việc giảm chi phí vận hành khách sạn đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của khách sạn. Nếu chi phí vận hành quá lớn sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của khách sạn. Khi áp dụng những cách nêu trên, bạn có thể cản thiện và kiểm soát doanh thu được tốt hơn.

Ưu điểm khi giảm chi phí vận hành trong khách sạn

Một số lợi ích có thể kể đến khi bạn cắt giảm chi phí vận hành trong khách sạn:

• Cho phép chủ khách sạn tối ưu chi phí, chi tiêu ngân sách trong tầm kiểm soát.
• Nâng cao năng suất, tăng trưởng của doanh thu khách sạn.
• Đảm bảo ổn định sức khỏe tài chính doanh nghiệp.
• Đem lại hiệu quả, thành công trong công việc kinh doanh khách sạn.
• Phúc lợi, lương bổng nhân viên được cải thiện theo thời gian.

Nhược điểm của việc giảm chi phí vận hành

Việc cắt giảm chi phí vận hàng khách sạn cũng có mặt trái, cũng ảnh hưởng tiêu cực trong khách sạn.

• Làm giảm trải nghiệm dịch vụ trong khách sạn.
• Khi cắt giảm không kiểm soát dẫn đến lợi nhuận mỏng, có thể gây lỗ.
• Giảm thị phần bán hàng.
• Tạo ra sự mâu thuẫn giữa các bộ phận trong khách sạn
• Khách hàng thân thiết cảm thấy không thoải mái với sự cắt giảm của khách sạn.

Trên đây là một số gợi ý khi bạn muốn giảm chi phí vận hành khách sạn. Bạn cũng nên theo dõi, đánh giá thường xuyên hiệu quả của việc này có như bạn đang kỳ vọng hay không để thay đổi chiến lược này cho phù hợp. Ngoài ra, chủ khách sạn cũng nên tham khảo ý kiến từ các chuyên gia có kinh nghiệm trước khi áp dụng các thay đổi vào khách sạn của mình.

eziHotel – Phần mềm quản lý khách sạn đơn giản, hiệu quả phục vụ cho việc quản lý vân hành và kinh doanh khách sạn quy mô từ 1-4 sao. Hiện nay phần mềm eziHotel đang có chính sách tặng 3 tháng dùng thử để các khách sạn sử dụng, trải nghiệm miễn phí. Còn chần chờ gì mà bạn chưa thử ngay phần mềm quản lý khách sạn hiệu quả này. Đăng ký ngay tại đây!

Website: ezihotel.vn hay fanpage: https://www.facebook.com/ezihotelpms 

Để tải ứng dụng trên các nền tảng:

App Store: https://bit.ly/eziHotel-store

CH Play: https://bit.ly/eziHotel-Cplay

Liên hệ với chúng tôi:

Hotline hỗ trợ & tư vấn: 0247 108 1012

Email: info@vnlink.vn

Xem thêm: