CÁC TÍNH NĂNG CƠ BẢN CỦA PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH SẠN
Trong bài viết dưới đây, chãy cùng EziHotel tìm hiểu một số tính năng quan trọng cần có trong một phần mềm quản lý khách sạn mà bất kể doanh nghiệp nào cũng cần quan tâm.
- Quản lý nghiệp vụ
Phần mềm quản lý khách sạn mà bạn sử dụng phải đáp ứng hầu hết các nghiệp vụ trong khách sạn từ nghiệp vụ lễ tân, đặt phòng, buồng phòng cho đến các bộ phận hành chính nhân sự, kế toán, kinh doanh và cả các nghiệp vụ như bán hàng, quầy bar, nhà hàng, spa, thể thao,… Tuy nhiên, hiệu quả quản lý hoạt động của bộ phận lễ tân vẫn là yêu cầu cần được chú trọng nhiều nhất. Bởi vì lễ tân là bộ phận chịu trách nhiệm chính trong việc đáp ứng chất lượng dịch vụ của khách sạn.
Một hệ thống quản lý khách sạn thông minh và chuyên nghiệp sẽ giúp cho nhân viên lễ tân giảm bớt áp lực công việc, cho phép họ thực hiện thủ tục check-in, check-out cũng như đáp ứng các dịch vụ đi kèm khác một cách tốt nhất.
Hơn nữa, với hệ thống quản lý khách sạn thông minh, nhân viên có thể dễ dàng thực hiện việc thay đổi phòng, đổi ngày cho khách hàng hay cập nhật, chỉnh sửa thông tin khách hàng, đảm bảo tính bảo mật thông tin cao.
- Tính năng quản lý đặt phòng
Các công cụ đặt phòng là chức năng quan trọng trong phần mềm quản lý khách sạn. Thông thường, các khách sạn thường nhận đặt phòng từ các nguồn truyền thống như: đại lý du lịch hoặc đặt phòng trực tiếp. Ngày nay, câu chuyện này đã trở nên khác biệt khi việc đặt phòng đến nhiều từ các nguồn khác nhau như từ trang web của khách sạn, các trang web du lịch, các nguồn đối tác như khách hàng, một hãng hàng không hay các đại lý du lịch,…
Vì vậy phẩn mềm quản lý khách sạn ngày nay yêu cầu cần có tính năng có thể xử lý việc đặt phòng cá nhân hay từ các đại lý du lịch trực tuyến, các đại lý du lịch, các nguồn doanh nghiệp và từ các trang web mà họ hợp tác một cách dễ dàng và chính xác nhất.
Tìm hiểu về phần mềm quản lý EziHotel PMS.
- Tính năng hóa đơn và thanh toán
Phần mềm quản lý mà khách sạn bạn sử dụng phải có chức năng tạo hoá đơn và thanh toán cho khách sạn. Bởi vì, ngày nay có rất nhiều phương thức thanh toán mà khách hàng có thể sử dụng, như: tiền mặt, thẻ tín dụng, kiểm tra và thanh toán trực tuyến. Do đó khách sạn nên tích hợp tính năng thanh toán trên phần mềm quản lý để tạo sự thuận lợi nhất cho khách hàng khi đặt phòng trên web của khách sạn.
Ngoài ra, phần mềm quản lý khách sạn cũng nên tích hợp thêm một số tính năng khác vào trong đó như: tạm ứng tiền gửi, phí phụ, chuyển tiền, in ấn folio và các loại thuế.
- Tổng hợp và báo cáo
Một hệ thống quản lý khách sạn thông minh có khả năng cung cấp các thông tin dữ liệu, để các bộ phận, phòng ban dễ dàng lập báo cáo. Đồng thời, giúp cho nhà quản lý và chủ khách sạn dễ dàng theo dõi và điều hành công việc từ các báo cáo đó.
Số lượng công việc và hoạt động của bộ phận trong khách sạn thường khá đa dạng, với một lượng thông tin quá nhiều chủ đầu tư sẽ mất rất nhiều thời gian theo dõi và kiểm tra. Chính vì vậy, phần mềm bạn sử dụng cần có tính năng tổng hợp và báo cáo được tổ chức theo form tiêu chuẩn, đảm bảo đơn giản mà khoa học, giúp chủ khách sạn dễ dàng nắm bắt tình hình và đưa ra những quyết định đúng đắn kịp thời hay các chiến lược quảng bá, truyền thông hiệu quả.
Tính năng này giúp cho chủ khách sạn có một cái nhìn tổng quát về hoạt động của khách sạn trong từng khoảng thời gian nhất định và có phương án hợp lý trong tương lai.
- Tính năng cho phép tích hợp với các hệ thống khác
Một phần mềm quản lý khách sạn tốt cần tích hợp và làm việc hiệu quả với vô số những phần cứng và phần mềm khác. Một khách sạn tiêu chuẩn ngày nay thường có PABX, Door Lock, máy quét ID, ngăn kéo tiền mặt, cổng thanh toán và các phần mềm kế toán tài chính khác. Và sẽ thật lợi ích nếu PMS của bạn tương thích với các thiết bị trên.
Phần mềm quản lý phức tạp hay đơn giản đến đâu cũng cần có những tính năng trên. Và việc dễ hiểu và dễ sử dụng sẽ là điều quyết định mà chủ khách sạn có lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn đó hay không. Một phần mềm quản lý tốt chính là chìa khóa thành công cho khách sạn của bạn! Hy vọng bạn có thể lựa chọn cho khách sạn của mình một phần mềm quản lý tốt và phù hợp.