6 tips giúp khách sạn giảm tình trạng hủy phòng đặt trực tuyến

Công nghệ phát triển đặt phòng khách sạn cũng thay đổi theo. Mọi người có thể đặt phòng ở bất cứ đâu chỉ với vài thao tác đơn giản. Không cần đến trực tiếp khách sạn thay vào đó là hình thức trực tuyến. Nhưng đi kèm với sự tiện lợi đó của khách hàng thì việc hủy phòng cũng rất dễ dàng. Việc đặt rồi hủy sẽ có ảnh hưởng tới khách sạn. Vậy làm cách nào để khách sạn có thể giảm tình trạng hủy phòng đặt trực tuyến? Nếu bạn là chủ khách sạn hay người quản lý đang đau đầu băn khoăn về điều này thì bài viết này chính là dành cho bạn.

Hủy phòng đặt trực tuyến ảnh hưởng như thế nào tới khách sạn

Thông thường khách sạn sẽ có khoảng thời gian 24 – 48 giờ để khách thanh toán tiền phòng đã đặt. Khi không hoàn tất việc thanh toán khách sạn sẽ tính khách bỏ đặt phòng. Với việc này trong khoảng thời gian đó khách sạn sẽ không thể tiếp nhận khách khác. 

Điều này sẽ gây thiệt hại, ảnh hưởng trực tiếp đến khách sạn. Khách sạn sẽ dự báo sai công suất phòng, gây dư thừa phòng trống từ đó ảnh hưởng đến doanh thu. Vì vậy, khách sạn cần có những kế hoạch hay giải pháp giúp giảm thiểu rủi ro khi khách hủy đặt phòng. Tránh những tổn thất doanh thu, tối ưu bán phòng cũng như duy trì lòng trung thành của khách hàng.

Phải biết được lý do khiến khách hàng hủy phòng đặt trực tuyến thì mới có thể có những giải pháp tốt nhất giảm thiểu việc này. Một vài lý do phổ biến khiến du khách hủy đặt phòng khách sạn là:

• Thay đổi kế hoạch, địa điểm du lịch
• Quá trình di chuyển gặp trục trặc khiến lịch trình của khách hàng bị ảnh hưởng
• Đặt phòng để so sánh giữa các khách sạn và giữ lại phòng có giá tốt phù hợp nhất
• Khách sạn đối thủ cạnh tranh tạo đơn ảo,… 
• Quá trình đặt phòng kéo dài
• Xảy ra sự cố kỹ thuật trên trang web khách sạn
• Không có phương thức thanh toán khách hàng ưa thích sử dụng

6 tips giúp khách sạn giảm tình trạng hủy phòng đặt trực tuyến

1. Đơn giản hóa quy trình đặt phòng

Nếu như việc đặt phòng có nhiều bước rắc rối, chắc chắn khách hàng sẽ chán nản và không muốn tiếp tục. Thông thường khi khách hàng truy cập vào trang web, tìm kiếm phòng trông vào những ngày mong muốn. Sau đó khi tiến hành đặt phòng họ sẽ phải điền vào một biểu mẫu rất dài. Và việc này chắc chắn là không ai muốn vì nó sẽ mất thời gian. 

Chính vì vậy khách sạn nên đơn giản hóa quy trình đặt phòng, đăng ký. Tránh việc khách phải đăng ký tài khoản qua nhiều bước phức tạp rồi mới có thể booking. Bạn có thể rút gọn biểu mẫu đăng ký, thu gọn quy trình đặt phòng. Hai trang sẽ là mức độ lý tưởng cho việc này. Trang đầu tiên hiển thị ngày, số lượng khách, loại phòng khách muốn đặt. Trang thứ hai là chi tiết thanh toán khi đặt phòng.

Khách sạn có thể sử dụng phần mềm quản lý khách sạn để quản lý toàn diện và xử lý các đơn phòng trực tuyến, ngoại tuyến nhanh chóng. Phần mềm còn giúp khách sạn tạo các gói dịch vụ, thiết lập giá, quản lý phòng trống, tỷ lệ đặt phòng rất dễ dàng.

2. Xây dựng chính sách hủy phòng

Luôn tạo điều kiện tốt nhất cho khách hàng trong quá trình đặt phòng và lưu trú là điều cần thiết khách sạn nào cũng nên thực hiện nó thật tốt. Tuy nhiên chúng cũng có thể trở thành những rủi ro ảnh hưởng đến doanh thu của khách sạn. Chính sách hủy phòng rõ ràng, chặt chẽ trên tất cả các kênh trực tuyến là cách để bảo vệ quyền lợi của khách sạn

Để giảm tình trạng hủy phòng đặt trực tuyến khách sạn nên thiết lập chính sách hủy phòng với những quy định và điều khoản rõ ràng. Khách hàng sẽ được cung cấp nội dung chính sách này trước khi ấn nút “Đặt phòng”. Việc này phải đảm bảo họ hiểu họ đang làm gì và nhận được gì, mất gì khi đặt phòng mà không tới. Chính sách hủy phòng cần chặt chẽ, đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của cả hai bên. Có thể thiết lập trong khoảng thời gian 7 ngày sau khi đặt phòng khách hủy sẽ không mất phí, sau 7 ngày đó khách sẽ mất một khoản phí nhất định. Từ đó tình trạng hủy phòng đặt trực tuyến hay đặt phòng gian lận có thể giảm và không ảnh hưởng tới doanh thu khách sạn.

3. Tối ưu trải nghiệm trên di động

Hiện tại, thiết bị di động truy cập vào các trang web du lịch chiến tới 41% nhưng chỉ hơn 18% thuộc về số lượng đặt phòng. Từ đó thấy được chất lượng dịch vụ trên di động đang không tốt. Nhiều trang web khách sạn còn không tối ưu cho thiết bị di động. Khi gặp bất cứ trục trặc, khó khăn nào trong quá trình đặt phòng trên điện thoại di động họ sẽ tìm kiếm một khách sạn khác mang lại trải nghiệm trực tuyến tốt hơn. 

Một cách đơn giản và hiệu quả để trang web của bạn  tương thích với mọi thiết bị là tạo một trang web thân thiện với thiết bị di động. Một trang web trực quan, dễ sử dụng tương thích với mọi thiết bị di động sẽ mang lại những trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng. 

Với lưu lượng truy cập lớn bằng thiết bị di động này nếu có một giao diện tối ưu và dễ sử dụng sẽ giúp khách sạn rất nhiều trong việc bán phòng trực tuyến. Đây là một điểm rất đáng lưu ý và cần phát triển. 

4. Cung cấp nhiều phương thức thanh toán

Đã có những nghiên cứu có khoảng 10% khách hàng đặt phòng trực tuyến mất đi trong bước thanh toán. Vì vậy, khi khách sạn có thể đa dạng, linh hoạt trong phương thức thanh toán sẽ tạo cảm giác thoải mái cho khách hàng. 

Khi không tìm thấy phương thức thanh toán mong muốn khách hàng sẽ rất dễ thất vọng. Nếu khách sạn không thể cải thiện điều này khách hàng sẽ rất dễ rời bỏ bạn. Tình trạng hủy phòng đặt trực tuyến sẽ diễn ra kéo theo doanh thu và lợi nhuận khách sạn chắc chắn sẽ giảm.

Để cho việc đặt phòng diễn ra thuận lợi, khách sạn nên có từ 3-4 phương thức thanh toán hiện được sử dụng nhiều nhất. Ví dụ như: thẻ Visa/Mastercard, các ví điện từ, Internet Banking, thẻ tín dụng,…  Việc tối ưu các phương thức thanh toán sẽ gia tăng trải nghiệm mang lại sự hài lòng cho khách hàng.

5. Thu hút từ sự độc đáo của khách sạn

Mỗi khách sạn thường có một trang web riêng. Tại đây khách sạn có thể chia sẻ những câu chuyện, những nét đẹp độc đáo để thu hút sự chú ý của khách hàng. Khách sạn nên giới thiệu những thứ thú vị tại nơi đây cũng như những dịch vụ đặc biệt dành cho khách hàng. Bên cạnh đó là những lợi ích khi khách hàng lưu trú tại đây như: miễn phí bữa sáng, dịch vụ spa, đưa đón sân bay miễn phí, vui chơi giải trí,… Thấy được sự khách biệt khách sạn của bạn với khách sạn khác khách hàng sẽ rất thích thú và muốn trải nghiệm. 

Bên cạnh đó, tâm lý du khách thường muốn xem nhiều hình ảnh thực về phòng, vị trí khách sạn và những đặc sản, địa điểm nổi bật tại địa phương. Vì vậy, khách sạn nên cung cấp những hình ảnh hấp dẫn, địa điểm nổi tiếng kích thích khách hàng đặt phòng. Đây được coi như trải nghiệm thực tế ảo, khách hàng được cảm nhận trước những sản phẩm mình lựa chọn. 

6. Nhắc khách hàng về việc đặt phòng

Tâm lý khi khách hàng đã lên kế hoạch về chuyến đi của mình, đặt phòng khách sạn chính là ưu tiên hàng đầu. Đặt sớm để có những ưu đãi và tránh tình trạng cháy phòng khi đặt sát ngày đi. Điều này dẫn đến việc khách bị quên mình đã đặt phòng, thay đổi kế hoạch hoặc bạn bè đi đặt phòng ở khách sạn khác. Chính vì vậy, để giảm tình trạng khách đặt phòng trực tuyến rồi hủy khách sạn nên khéo léo gửi những lời nhắc đến họ. Có thể gửi qua email, SMS hay gọi điện thông báo về việc phòng đặt. Thời gian nhận phòng cùng những ưu đãi họ sẽ được nhận khi nhận phòng. 

Bên cạnh đó, bày tỏ sự hiện diện của khách hàng, được phục vụ khách hàng là mong muốn vô cùng lớn của khách sạn. Có thể hỏi xem khách hàng có thêm yêu cầu gì không để khách sạn có thể chăm sóc tận tình và đưa ra dịch vụ tốt nhất. 

Những việc này sẽ làm đẹp hình ảnh của khách sạn trong mắt khách hàng. Một khách sạn chu đáo, dịch vụ tốt và chuyên nghiệp. Khách hàng sẽ có thiện cảm với khách sạn ngay cả khi họ chưa tới lưu trú, việc này sẽ làm giảm tình trạng hủy phòng đặt trực tuyến rất hiệu quả.

Ngoài ra

Việc sử dụng phần mềm quản lý khách sạn tích hợp quản lý phòng đặt sẽ mang lại hiệu quả cao hơn. Khách sạn có thể kiểm soát lượng booking trong ngày từ nhiều nguồn khác nhau như: website, các kênh OTA,… chỉ trong một giao diện. Việc này sẽ giúp quản lý đơn đặt phòng, quỹ phòng trống, tránh tình trạng overbooking. Phần mềm quản lý khách sạn với module quản lý kênh bán eziCM sẽ là lựa chọn tuyệt vời cho khách sạn của bạn.

Điểm mạnh lớn nhất của phần mềm quản lý khách sạn eziHotel ngoài việc giúp quản lý vận hành khách sạn theo đúng quy trình. Mà với Module Quản lý kênh bán eziCM sẽ hỗ trợ khách sạn mở rộng phạm vi kênh bán tới các ứng dụng du lịch số được VNLINK cung cấp cho đối tác lớn như: Travellink của Mobifone, TripV của VNPT, VOV Travel của VOV TV. Cùng các ứng dụng đặt phòng trên các App ngân hàng: TP Bank, MB Bank, VP Bank, MSB Bank… đã có sẵn hệ sinh thái với hàng chục triệu khách hàng đang sử dụng.

Khách sạn sẽ được hiển thị quỹ phòng trống, thông tin khách sạn trên các ứng dụng này , qua đó sẽ tiếp cận trực tiếp tới hàng chục triệu khách hàng đang truy cập vào ứng dụng. Khách hàng có thể đặt phòng – thanh toán trực tiếp tại đây và kết nối thẳng về eziHotel. Qua đó giúp giảm tính trạng hủy phòng đặt trực tuyến, tăng cao khả năng bán phòng và đẩy mạnh doanh thu của khách sạn.

Cuối cùng

Hiện nay phần mềm eziHotel đang có chính sách tặng 3 tháng dùng thử để các khách sạn sử dụng, trải nghiệm miễn phí. Còn chần chờ gì mà bạn chưa thử ngay app quản lý khách sạn hiệu quả này. Đăng ký ngay tại đây!

Website: ezihotel.vn hay fanpage: https://www.facebook.com/ezihotelpms 

Để tải ứng dụng trên các nền tảng:

Liên hệ với chúng tôi:

Xem thêm: