Phần mềm quản lý khách sạn PMS

PMS nghe có vẻ mới mẻ và xa lạ nhưng thực ra nó rất quen thuộc với các nhà quản lý. Trong ngành kinh doanh khách sạn PMS chính là phần mềm quản lý khách sạn.

Vậy PMS được định nghĩa như thế nào?

PMS (Property Management System) là thuật ngữ chỉ hệ thống phần mềm quản lý khách sạn. PMS hoạt động giống như một “trung tâm thần kinh” kết nối dòng thông tin – quản lý vận hành hàng ngày, giúp nhân viên khách sạn phối hợp với nhau phục vụ khách hiệu quả hơn.

Lý do nên sử dụng phần mềm quản lý khách sạn:

• • Tích hợp tất cả các hoạt động quan trọng của khách sạn vào trong một nền tảng chung.
  • Cung cấp thông tin tức thời về chỗ ở, đặt phòng, bữa sáng của khách, mini–bar…
  • Cung cấp thông tin về tình hình kinh doanh, doanh thu, lợi nhuận, rất hữu ích cho quản lý cấp cao để hoạch định mục tiêu kinh doanh cũng như đầu tư theo chiến lược tốt hơn.
  • Đơn giản hóa các hoạt động phức tạp hằng ngày. Đem lại sự thuận tiện cho các nhân viên khách sạn cũng như khách lưu trú.

Những lợi ích của phần mềm quản lý khách sạn PMS:

• Tiết kiệm thời gian, nhân sự
• Cung cấp thông tin tình trạng phòng theo thời gian thực
• Giúp các nhà quản lý có thể truy cập và điều khiển từ xa
• Cung cấp thông tin về tình hình hoạt động kinh doanh giúp cho việc
• Hoạch định mục tiêu kinh doanh cũng như đầu tư theo chiến lược tốt hơn
• Cơ sở dữ liệu đồng bộ lưu trữ trực tiếp trên phần mềm
• Giao diện khá thân thiện, dễ dàng sử dụng

Các chức năng quan trọng trong hệ thống quản lý khách sạn:

Đặt phòng: Cho phép thấy được phòng đặt tương lai, cụ thể màn hình hiển thị hiệu suất phòng sử dụng bao gồm số lượng phòng khả dụng theo loại phòng, tổng số phòng khả dụng, phòng đăng ký…và có thể xem thông tin ngắn gọn/chi tiết phòng đặt.
Xác nhận đặt phòng: Khi thông tin đặt phòng được chấp nhận thì hệ thống đặt phòng trực tuyến từ website sẽ ngay lập tức gửi email xác nhận đến cho khách hàng.
Đặt phòng khách đoàn: Cực kỳ đơn giản, dễ dàng. Chỉ định mã màu cho nhóm cụ thể để có thể quản lý hoặc quản lý phí phát sinh dễ dàng.
Check in: Nếu khách đến thì nhân viên có thể dễ dàng check-in phòng cho khách ngay tại phần mềm hệ thống. Nhân viên có thể dễ dàng tìm kiếm danh sách các khách hàng trong hệ thống theo tên, tên nhóm, email, xác nhận số.
Check-out: Khi trả phòng, đội ngũ nhân viên có thể dễ dàng tạo ra một hóa đơn duy nhất cho nhiều phòng và tách hóa đơn cho một phòng đơn.
Quản lý dịch vụ gia tăng: Kiểm soát chặt chẽ các dịch vụ gia tăng như dịch vụ giặt là, bar mini, Food and Beverage.
Quản lý giảm giá, khuyến mại: Các nhà quản lý linh hoạt hơn trong việc thực hiện khuyến mãi cho khách hàng; có thể quản lý giá theo đối tác TA, OTA, giá khách lẻ và quản lý giá theo mùa, theo ngày, theo giờ.
Theo dõi vệ sinh và dụng cụ phòng: Màn hình sẽ hiển thị danh sách phòng với các trạng thái Sạch, bẩn, phòng đang sửa. Cho phép bộ phận buồng chỉnh sửa trạng thái phòng (dọng sạch phòng…). Cho phép xem thông tin khách ở phòng (nếu có).
Hỗ trợ bộ phận lễ tân trong các công việc như: Tự động quản lý đặt phòng cho khách lẻ và khách đoàn; cung cấp đầy đủ các tiện ích để quản lý, thực hiện check in, quản lý bill và check out; tự động gán giá phòng khi nhận phòng…
Hỗ trợ nhà quản lý: Phân quyền chi tiết đến từng chức năng, từng bộ phận và người dùng. Hệ thống báo cáo đầy đủ và chi tiết, có thể kết xuất ra định dạng Excel hoặc PDF.
Báo cáo thống kê: Quản lý, thống kê doanh thu theo nguồn, doanh thu theo minibar, doanh thu theo giặt là và danh sách công nợ (các Folio chuyển khoản thanh toán sang công nợ).

Một hệ thống quản lý khách sạn PMS là rất cần thiết trong ngành kinh doanh khách sạn, nhưng điều quan trọng là tìm được phần mềm phù hợp với yêu cầu của bạn. Đặc biệt, các tính năng được trích dẫn trong bài viết này rất quan trọng để tìm hiểu, trong khi bạn cũng muốn một giải pháp phần mềm đáng tin cậy và thân thiện với người dùng. Mong bài viết này sẽ là thông tin hữu ích góp phần giúp bạn tìm được giải pháp quản lý khách sạn hiệu quả.

Để tải ứng dụng trên các nền tảng:

Tải ngay ứng dụng eziHotel PMS để trải nghiệm!

Xem thêm:

Ra mắt ứng dụng phần mềm quản lý khách sạn eziHotel trên nền tảng di động thông minh.

Phần mềm quản lý khách sạn là gì? 5 tiêu chí để đánh giá phần mềm