Sử dụng phần mềm quản lý khách sạn miễn phí. Nên hay không?

Hiện nay, việc áp dụng phần mềm vào quản lý khách sạn không còn quá xa lạ. Tuy nhiên do không muốn tốn quá nhiều chi phí nhiều chủ khách sạn lựa chọn sử dụng phần mềm quản lý khách sạn miễn phí mà không ngờ tới những rủi ro mà nó đem lại. Vậy những rủi ro đó như thế nào và nên hay không nên sử dụng phần mềm miễn phí. Hãy cùng eziHotel tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Phần mềm quản lý khách sạn là gì?

Phần mềm quản lý khách sạn là công cụ được sử dụng trong hoạt động quản lý, vận hành và kinh doanh khách sạn. Phần mềm quản lý khách sạn sẽ có những tính năng cơ bản: quản lý bộ phận lễ tân, quản lý kinh doanh, quản lý bộ phận buồng phòng, hệ thống báo cáo,… Phục vụ các nghiệp vụ trong khách sạn như: tạo đặt phòng, check-in/check-out, quản lý danh sách phòng, giá phòng, báo cáo tình trạng phòng, …

Phần mềm quản lý khách sạn được phân ra thành 2 loại:

Phần mềm quản lý khách sạn truyền thống: phần mềm này sẽ chỉ có những tính năng cơ bản trong khách sạn. Giao diện đơn giản, dữ liệu được lưu trữ cục bộ đòi hỏi khách sạn phải đầu tư máy chủ và có đội ngũ để vận hành và duy trì phần mềm, không tối ưu được hoạt động kinh doanh.

Phần mềm quản lý khách sạn xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây: đây là phần mềm hiện đại nhất hiện nay. Dữ liệu được lưu trữ trên nền tảng cloud có thể tránh được việc xảy ra sự cố gây mất dữ liệu. Phần mềm được nâng cấp với nhiều tính năng hơn đáp ứng được nhu cầu của các khách sạn hiện nay như quản lý các điểm bán tại khách sạn. Không chỉ vậy, nó còn kết nối với các kênh OTA hay các nền tảng du lịch số, ứng dụng ngân hàng để bán phòng. Ngoài ra, với nền tảng điện toán đám mây giúp chủ khách sạn, người quản lý có thể truy cập vào phần mềm để kiểm tra hoạt động mọi lúc mọi nơi có thể trên các thiết bị di động không nhất thiết phải dùng máy tính.

Có nên sử dụng phần mềm quản lý khách sạn miễn phí?

Phần mềm quản lý khách sạn là một trợ thủ đắc lực hỗ trợ người quản lý trong công tác quản lý khách sạn. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý khách sạn miễn phí. Phần lớn các phần mềm quản lý khách sạn miễn phí trên mạng được thiết kế khá sơ sài, đơn giản. Nó chưa tích hợp hết các tính năng cần thiết của một phần mềm quản lý khách sạn chuyên nghiệp. Sau một thời gian sử dụng thì những phần mềm miễn phí này sẽ tự nhiên xảy ra một số vấn đề làm ảnh hưởng đến việc kinh doanh của khách sạn. Vậy lý do tại sao không nên sử dụng những phần mềm quản lý khách sạn miễn phí?

Phần mềm quản lý khách sạn miễn phí có khả năng đem theo Virus

Phần mềm miễn phí được cài đặt khá đơn giản, bạn chỉ cần ấn nút download và sau đó là sử dụng mà không hề mất một đồng phí nào. Đây chính là điểm thu hút của phần mềm quản lý khách sạn miễn phí. Tuy nhiên, đằng sau sự miễn phí ấy sẽ là một loạt những tác hại có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của khách sạn. Bạn có thể mất toàn bộ thông tin khách hàng vì sử dụng phần mềm quản lý khách sạn miễn phí. Bởi quá trình download phần mềm miễn phí về máy cũng chính là quá trình xâm nhập của virus. Nó được một số hacker cài vào với mục đích không tốt. Nguy hiểm hơn nữa là nếu những hacker này lấy trộm được thông tin tài khoản ngân hàng của khách hàng từ chính những con virus chúng cài vào thì hậu quả còn nghiêm trọng hơn nữa.

Nguy cơ xung đột với các phần mềm khác gây lỗi hệ thống

Virus sinh ra từ phần mềm quản lý khách sạn miễn phí sẽ đi tấn công các phần mềm liên kết của cả hệ thống máy chủ làm nảy sinh các lỗ hổng trong bảo mật. Những lỗ hổng này sẽ kéo theo nhiều hệ lụy gây tổn hại đến hệ thống thông tin. Với khách sạn thì lượng dữ liệu một ngày là rất lớn, chỉ cần một lỗi nhỏ sẽ làm chậm trễ cả hệ thống. Thời gian để chờ đợi sửa chữa, thiết lập lại hệ thống sẽ làm cho doanh nghiệp mất một khoản lợi nhuận.

Phần mềm quản lý khách sạn miễn phí không có bảo hành, bảo trì

Thông thường những phần mềm quản lý bạn download trên mạng sẽ không có thông tin liên lạc cụ thể giúp giải đáp các thắc mắc khi gặp sự cố về kĩ thuật. Và khi các bạn gặp sự cố thật sự thì không biết làm thế nào để lấy được dữ liệu đã lưu trữ suốt khoảng thời gian trước đó.
Chính vì miễn phí nên sẽ không có một ai đứng ra chịu trách nhiệm khi có sự cố xảy ra trong quá trình sử dụng và cũng sẽ không có ai hỗ trợ và đảm bảo sẽ lấy lại được thông tin khi xảy ra sự cố. Bạn sẽ tốn thời gian để nhập lại mọi thông tin từ đầu hoặc sẽ phải bỏ ra một khoản tiền lớn để thuê một

Hạn chế nhiều tính năng và có khả năng mất phí về sau

Phần mềm miễn phí cũng chính là những mồi câu mà các công ty kỹ thuật tung ra để bẫy con mồi. Bởi trong quá trình sử dụng bạn vẫn chịu sự chi phối từ những phần mềm miễn phí này. Có thể ban đầu bạn thấy hài lòng với những tính năng sẵn có của phần mềm quản lý miễn phí này. Nhưng sau một thời gian hoạt động bạn muốn mở rộng thêm hoạt động kinh doanh hay mở rộng thêm phòng để bán thì phần mềm miễn phí này không hỗ trợ tính năng mở rộng dịch vụ hoặc là lưu lượng lưu trữ. Phần mềm quản lý khách sạn miễn phí không đủ để khách sạn thực hiện. Khi đó nếu khách sạn muốn tiếp tục sử dụng thì phải trả phí cho phần mềm này và lúc này khách sạn sẽ phải trả phí theo yêu cầu của họ mà không được đàm phán.

Phần mềm quản lý khách sạn eziHotel

Phần mềm quản lý khách sạn eziHotel là một sản phẩm trong hệ sinh thái du lịch của VnLink được áp dụng công nghệ hiện đại, tiên tiến nhất hiện nay. Phần mềm được xây dựng hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu trên nền tảng điện toán đám mây và được hỗ trợ trên các nền tảng: Web base, Android App và IOS App hoạt động mọi lúc, mọi nơi chỉ cần có kết nối Internet và không cần cài đặt.

Với đầy đủ các module, chức năng quản lý của  các bộ phận, nghiệp vụ có trong khách sạn từ FO, BO đến POS, kênh bán.

• FO (quản lý tiền sảnh): Bao gồm các chức năng cho các bộ phận kinh doanh – lễ tân – buồng phòng giúp quản lý toàn bộ nghiệp vụ  đặt phòng – lưu trú và quản lý tình trạng phòng của khách sạn trên cả PC và các thiết bị di động. Đặc biệt, EziHotel PMS có tính năng cấu hình giá phòng động, sẽ giúp phần mềm  tự động. Điều chỉnh giá theo thời điểm, mùa vụ – theo lượng phòng trống thực tế của khách sạn hoặc theo điều chỉnh thủ công tùy theo cách vận hành của từng khách sạn.
• BO (quản lý back office):
  • Quản lý kho hàng: quản lý toàn độ hoạt động xuất nhập kho hàng hóa, vật tư nguyên liệu cần dùng trong khách sạn. Hệ thống sẽ tự động trừ hàng hóa trong kho khi xuất bán tại tất cả các điểm bán hàng để ra tồn kho theo thời gian thực.
  • Quản lý quỹ: Quản lý toàn bộ các nghiệp vụ thu – chi – công nợ và kiểm soát dòng tiền với tính năng Smartlog qua cổng thanh toán của ngân hàng MB Bank
• eziPOS ( điểm bán trong khách sạn): cho phép quản lý và kết nối các điểm bán hàng trong khách sạn như : Nhà hàng – Bar – Café…. Khách hàng sử dụng dịch vụ tại các điểm bán hàng có thể thanh toán trực tiếp tại quầy hoặc tự động chuyển hóa đơn về phòng. EziPOS chạy cả trên PC và App giúp thao tác nhân viên nhận đơn và thanh toán linh hoạt và cơ động hơn theo từng quy mô điểm bán.
• eziCM (kênh bán online): là module kết nối và đồng bộ quỹ phòng tới tất cả các kênh OTA truyền thống như Agoda , Booking.com, Expedia… Và các kênh bán trên các nền tảng ứng dụng du lịch số và App ngân hàng được phát triển bởi VNLINK với các đối tác lớn. Sử dụng EziCm , khách sạn sẽ quản lý và được giá bán và quỹ phòng , tránh trình trạng Overbooking.

Với những thông tin chúng tôi chia sẻ trên đây hy vọng có thể giúp mọi người hiểu thêm về phần mềm quản lý khách sạn và chọn lựa được phần mềm phù hợp nhất đối với khách sạn của mình. Hiện nay eziHotel đang có 3 tháng sử dụng miễn phí dành cho các khách hàng đăng ký sớm nhất.

Website: ezihotel.vn hay fanpage: https://www.facebook.com/ezihotelpms 

Để tải ứng dụng trên các nền tảng:

Liên hệ với chúng tôi: