Cách giải quyết tình trạng Overbooking trong khách sạn

Vào những mùa du lịch cao điểm thường sẽ xảy ra tình trạng overbooking trong khách sạn. Điều này cần được giải quyết kịp thời để không ảnh hưởng tới trải nghiệm của khách hàng. Cũng như không làm mất điểm về khách sạn trong lòng khách hàng. Chính vì vậy, cần có phương án, giải pháp để giải quyết tình trạng overbooking. Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây để biết những giải pháp đó là gì và như thế nào nhé!

Overbooking trong khách sạn là gì?

Overbooking trong khách sạn là tình trạng số phòng bán vượt qua ngưỡng công suất phòng mà khách sạn có thể cung cấp. Nó cũng thường được áp dụng để tránh trường hợp khách đặt mà không đến hay hủy phòng vào phút chót. Mục đích chính là tốt đa hóa công suất phòng và doanh thu khách sạn.

Vào những mùa cao điểm tình trạng overbooking sẽ thường xuyên xảy ra. Bởi vào thời điểm này khách hàng đi du lịch, nghỉ dưỡng nhiều, nhu cầu lưu trú cũng từ đó mà tăng cao. Tuy nhiên, các khách sạn vẫn sẽ tiếp tục bán một số lượng phòng nhất định. Điều này phòng cho trường hợp khách không đến hoặc hủy phòng sát ngày nhận phòng.

Ưu, nhược điểm của Overbooking trong khách sạn

Ưu điểm

Dù nhiều người cho rằng overbooking trong khách sạn là rủi ro. Nhưng xét về góc độ chiến lược nó lại mang lại khá nhiều lợi ích cho khách sạn:

Tối đa công suất phòng, giảm tỷ lệ phòng trống khi khách hủy hoặc không tới. Từ đó tăng doanh thu, lợi nhuận cho khách sạn
Giúp khách sạn tối đa thời gian khấu hao tài sản

Nhược điểm

Bên cạnh các ưu điểm, overbooking trong khách sạn còn mang lại những ảnh hưởng tiêu cực rất cần được xử lý:

Đem lại trải nghiệm không tốt cho khách hàng. Khiến họ cảm thấy khó chịu và có những đánh giá tiêu cực cho khách sạn. Từ đó làm giảm hình ảnh tốt của khách sạn trong lòng khách hàng.
Nếu tình trạng này không được xử lý khéo léo, nó có thể làm giảm danh tiếng, uy tín của khách sạn. Để lại những ấn tượng không tốt, giảm lòng tin từ khách hàng
Nếu tình trạng này xảy ra thường xuyên sẽ gây tổn thất về doanh thu, tài chính của khách sạn

Các cách làm giảm tình trạng Overbooking trong khách sạn

Thiết lập chính sách xử lý khách Overbooking

Cần giải quyết tình trạng overbooking trong khách sạn sao cho thật khéo léo và hợp lý. Điều này sẽ làm hài lòng khách hàng và hạn chế tối đa những ảnh hưởng không đáng đối với khách sạn. Chính vì vậy, khách sạn cần thiết lập ngay từ đầu các chính sách xử lý khi overbooking xảy ra.

Đầu tiên, lễ tân cần dùng thái độ chân thành để xin lỗi khách hàng, phần nào giúp họ nguôi cơn giận
Tiếp theo, đưa ra các phương án xử lý. Như: chuyển khách hàng tới khách sạn khách với dịch vụ, chất lượng cơ sở vật chất tương đương. Cũng có thể áp dụng phương pháp tặng phiếu giảm giá hay miễn phí dịch vụ nào đó trong khách sạn.

Khách sạn cần có chính sách thỏa đáng, hợp tình hợp lý để tránh làm mất lòng khách hàng. Cùng với đó, đội ngũ nhân viên cần đưa ra những con số dự báo chính xác, đúng đắn để hạn chế rủi ro khi gặp phải overbooking trong khách sạn.

Hợp tác với các khách sạn khác

Hợp tác giữa các khách sạn để giảm trình trạng overbooking — Hợp tác giữa các khách sạn trong khu vực, hỗ trợ khi overbooking xảy ra

Các khách sạn trong khu vực có cùng phân khúc thường được xem là đối thủ của khách sạn. Tuy nhiên trong một số trường hợp hõ cũng có thể trở thành những đối tác đáng tin cậy của bạn. Nếu khách sạn của bạn liên kết với các khách sạn trong khu vực khi khách sạn quá tải họ có thể nhận thay khách và ngược lại.

Tuy cách này không thể giải quyết triệt để tình trạng overbooking trong khách sạn nhưng có thể đảm bảo khách có chỗ ở khi đặt phòng. Việc này sẽ làm giảm sự khó chịu của khách hàng và không gây ảnh hưởng quá xấu tới trải nghiệm của họ.

Dù không phải là giải pháp quá tốt, quá hữu hiệu nhưng khách sạn cần nhìn xa để luôn sẵn sàng đáp ứng khi khách hàng cần. Sẽ giúp họ có một trải nghiệm không bị đứt quãng. Bên cạnh đó có thể tăng sự kết nối với các khách sạn trong khu vực, hỗ trợ lẫn nhau khi cần.

Phân phối tỷ lệ phòng bán trực tiếp và bán online

Khách sạn cần có sự phân phối phòng để bán cả trực tuyến lẫn trực tiếp. Nếu khách sạn có 35 phòng chỉ nên đem 25-30 phòng bán trực tuyến và giữ lại 5-10 phòng bán trực tiếp. Cũng có thể giữ lại số lượng đó để dự trữ kho xảy ra tình trạng overbooking trong khách sạn. Xây dựng tỷ lệ bán trực tuyến và trực tiếp như thế nào là tùy vào từng khách sạn. Tuy nhiên cần căn cứ vào ngưỡng chịu rủi ro và chất lượng bán phòng ở hình thức nào tốt hơn.

Biện pháp này sẽ không gây ảnh hưởng quá nhiều tới kế hoạch bán phòng khách sạn. Bởi khách sạn sẽ luôn có nguồn phòng để bán trực tuyến và một số để bán trực tiếp. Khách vãng lai vẫn có rất nhiều và tình trạng overbooking cũng có thể xảy ra nên giữ phòng bán trực tiếp là cần thiết.

Bán phòng trực tuyến trên các kênh OTA hay website của khách sạn có tỷ lệ khách noshow tương đối nhất định. Nhưng bán phòng trực tiếp chắc chắn tình trạng đó sẽ không xảy ra. Vì vậy, việc cân đối tỷ lệ sẽ giúp khách sạn đảm bảo tỷ lệ bán phòng sẽ đạt cao nhất. Khách sạn có thể đáp ứng hết các lượt đặt phòng đó và giảm tình trạng xảy ra overbooking trong khách sạn.

Sử dụng công cụ, phần mềm quản lý khách sạn

Hiện nay, các khách sạn thường lựa chọn thông qua các kênh OTA để tiếp cận và bán phòng cho khách hàng. Với mong muốn bán được nhiều phòng nhất có thể, khách sạn sẽ đăng ký bán phòng trên rất nhiều kênh OTA khác nhau.

Khách sạn thường sẽ bỏ chi phí để chạy quảng cáo tăng lượt hiển thị khách sạn của mình trên các kênh bán. Nếu cùng một lúc được hiển thị quá nhiều mà không có công cụ để quản lý thì rất dễ xảy ra tình trạng overbooking. Bởi vì tình trạng 1 phòng được đặt bởi nhiều người trên nhiều kênh khác nhau khi trạng thái phòng không được đồng bộ.

Chính vì vậy, khách sạn cần có công cụ, phần mềm quản lý khách sạn có tích hợp quản lý kênh bán để quản lý, kiểm soát tình trạng bán phòng trực tuyến. Khi sử dụng phần mềm các thông tin, tình trạng phòng sẽ được cập nhật và đồng bộ giữa tất cả các kênh. Vì vậy giảm được tối đa việc chồng chéo lịch đặt, tránh overbooking trong khách sạn hiệu quả.

Đọc Ngay: Quy trình vận hành khách sạn tối ưu và hiệu quả

Tổng kết

Tình trạng overbooking trong khách sạn xảy ra sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín, hình ảnh của khách sạn. Mang lại trải nghiệm không tốt tới khách hàng và áp lực cho đội ngũ nhân viên. Chính vì vậy, khách sạn cần có những giải pháp phù hợp để giảm thiểu tình trạng này. Khi giảm được tình trạng này khách sạn có thể cải thiện doanh thu, tăng lợi nhuận cho khách sạn của mình.

Phần mềm quản lý khách sạn eziHotel

eziCM giúp quản lý kênh bán tránh tình trạng overbooking

Nếu khách sạn của bạn đang tìm kiếm một phần mềm có tích hợp quản lý kênh bán thì eziHotel là lựa chọn tuyệt vời. Phần mềm quản lý khách sạn eziHotel sẽ giúp quản lý vận hành kinh doanh đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ khách sạn. Không chỉ vậy với module quản lý kênh bán eziCM sẽ giúp khách sạn của bạn tránh khỏi tình trạng overbooking.

eziCm là module có thể kết nối và đồng bộ quỹ phòng tới tất cả các kênh OTA truyền thống như Agoda, Booking.com, Expedia… Cùng với đó là các kênh bán trên các nền tảng ứng dụng du lịch số như: Travelink của Mobifone, TripV của VNPT, VOV Travel của VOVTV. Sử dụng eziCM, khách sạn sẽ quản lý được giá bán và quỹ phòng, tránh trình trạng Overbooking.

Khi sử dụng module quản lý kênh bán eziCM khách sạn sẽ giảm tải được thao tác thiết lập và thay đổi giá trên từng kênh OTA thay vào đó eziCM sẽ giúp đồng bộ quỹ phòng trống, giá bán cũng như các thay đổi trực tiếp trên phần mềm eziHotel từ đó tránh được các sai sót không đáng có.

Hiện nay phần mềm eziHotel đang có chính sách tặng 3 tháng dùng thử để các khách sạn sử dụng, trải nghiệm miễn phí. Còn chần chờ gì mà bạn chưa thử ngay phần mềm quản lý khách sạn hiệu quả này. Đăng ký ngay tại đây!

Website: ezihotel.vn hay fanpage: https://www.facebook.com/ezihotelpms

Để tải ứng dụng trên các nền tảng:

App Store: https://bit.ly/eziHotel-store

CH Play: https://bit.ly/eziHotel-Cplay

Liên hệ với chúng tôi:

Hotline hỗ trợ & tư vấn: 0247 108 1012

Email: info@vnlink.vn