5 mẹo giúp bộ phận tiền sảnh khách sạn hoạt động hiệu quả

Bộ phận tiền sảnh trở thành bộ mặt của khách sạn. Đây cũng chính là những người đầu tiên giúp đỡ khách hàng khi họ đến lưu trú. Bộ phận tiền sảnh khách sạn bao gồm nhiều vị trí các công việc khác nhau nhưng mục đích chung là đều nhằm đáp ứng nhu cầu nghỉ dưỡng, vui chơi – giải trí… của du khách.  Khối lượng công việc của bộ phận này khá lớn, luôn tồn tại nhiều thách thức và ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh của khách sạn. 

Để tạo ấn tượng đầu tiên tuyệt vời và cung cấp trải nghiệm thông suốt mà khách hàng mong đợi sẽ bắt đầu từ khâu check in nhận phòng tại khách sạn của bạn. Nhưng làm sao để nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ phận tiền sảnh khách sạn? Cùng eziHotel tìm hiểu trong bài viết sau đây nhé!

5 mẹo giúp bộ phận tiền sảnh khách sạn hoạt động hiệu quả

Chọn người và nâng cao các khóa đào tạo nhân viên

Quan trọng phải chọn đúng người, có những nhân viên kỹ năng giỏi, khả năng giải quyết vấn đề nhanh chóng và hiệu quả là điều cần phải có trong ngành khách sạn. Khi nhân viên được đào tạo biết, hiểu điểm mạnh và điểm yếu của mình sẽ giúp nâng cao kỹ năng của từng cá nhân, sau đó hoàn thiện hệ thống nhân sự khách sạn hơn.

Việc đào tạo nhân viên của bộ phận tiền sảnh khách sạn theo tháng, theo quý là vô cùng cần thiết, hãy đảm bảo nhân viên của bạn am hiểu tất cả mọi thứ về khách sạn để có thể tư vấn cho khách một cách toàn diện.

Biết lắng nghe

Bí kíp cho khách sạn của bạn thay đổi chính từ những bài đánh giá của khách hàng. Lắng nghe những gì khách nói khi trả phòng và có hệ thống ghi lại và xem xét phản hồi này. Theo dõi trên các website đánh giá trực tuyến và các kênh OTA…

Đừng quên hỏi khách hàng check – out để bạn có thể nhận đánh giá trực tiếp từ khách hàng của mình. Tham khảo ý kiến đánh giá của khách hàng sẽ giúp khách sạn hoàn thiện mình nhiều hơn.

Giao tiếp liên tục

Nguyên nhân chính dẫn đến các vấn đề của bộ phận tiền sảnh khách sạn chính là thiếu thông tin và thông tin sai lệch. Chính vì vậy, giao tiếp nhiều hơn, xác nhận thời gian, giám sát để phát hiện và giải quyết vấn đề nhanh chóng. Có nhiều cách để bạn có thể giao tiếp với khách hàng của mình như tạo dựng một website với nhiều thông tin hữu ích, sử dụng chuỗi email, sử dụng thông minh các phương tiện truyền thông xã hội. 

Tìm hiểu chân dung khách hàng

Khách hàng khi bước vào khách sạn họ sẽ biết mình phải làm gì tiếp theo mà tùy vào mục đích của chuyến đi mà họ có thể mong đợi nhiều hơn ở khách sạn của bạn như phòng sạch sẽ, thoải mái, wifi nhanh, phục vụ nhanh chóng. Nhiều người sẽ có những yêu cầu đặc biệt như phòng view biển, phòng có ban công, phòng rộng cho cho gia đình có trẻ em… Chính vì vậy, bộ phận tiền sảnh khách sạn phải thật sự “ hiểu biết về khách sạn” để có thể hiểu được lý do vì sao khách hàng lại tin tưởng và lựa chọn khách sạn của mình, dễ dàng đáp ứng kỳ vọng của họ.

 Nhân viên bộ phận tiền sảnh khách sạn luôn có mối liên kết, hỗ trợ nhau trong công việc vì vậy truyền đạt thông tin cần đảm bảo chính xác, rõ ràng.  Bộ phận đặt phòng cần cập nhật chính xác các thông tin về tình trạng phòng hiện tại để nhân viên lễ tân chủ động trong xử lý các trường hợp đổi phòng hay bán phòng trực tiếp tại quầy. Thu thập thông tin này su danh sách kiểm tra trước khi đến, cơ sở dữ liệu thông tin khách hàng giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng, nâng cao hình ảnh khách sạn của bạn lên rất nhiều đấy. 

Áp dụng công nghệ số giảm thiểu lỗi của con người

Con người đều có thể mắc lỗi dù có cẩn thận hoặc được đào tạo chuyên nghiệp đến cơ nào. Tuy chỉ là những lỗi nhỏ nhưng có thể gây ra ảnh hưởng và gián đoạn cho khách sạn, làm khách hàng có những trải nghiệm không tốt.

Một số lỗi nhỏ của bộ phận tiền sảnh khách sạn như lỗi đánh máy, nhầm thời gian, ảnh hưởng đến quy trình check – in của khách. Để giảm thiểu lỗi từ con người bạn nên sử dụng phần mềm quản lý khách sạn để khách hàng có thể tự động check in cũng như xác nhận thời gian đăng ký tự động.

Công nghệ số là công cụ thay đổi được nhiều khách sạn áp dụng để cải thiện hoạt động lễ tân khách sạn. Nó có thể giúp bạn dễ dàng thực hiện tất cả các mẹo bên trên, nâng trải nghiệm khách hàng lên cấp độ hoàn toàn mới và cuối cùng giúp thúc đẩy lượt đặt phòng. 

Bạn có thể sử dụng các nền tảng công nghệ khác nhau cho một số nhiệm vụ nhất định, nhưng nếu bạn sẵn sàng nghĩ đến việc chuyển đổi hoạt động của mình thì đã đến lúc xem xét phần mềm quản lý khách sạn.

Tìm hiểu tính năng eziFO của phần mềm quản lý khách sạn 

Phần mềm quản lý khách sạn eziHotel có module riêng dành cho bộ phận tiền sảnh khách sạn gồm kinh doanh – lễ tân – buồng phòng giúp quản lý toàn bộ: nghiệp vụ đặt phòng, lưu trú và quản lý tình trạng phòng của khách sạn. 

Phần mềm quản lý khách sạn eziHotel có khả năng cấu hình giá phòng động sẽ giúp phần mềm tự động điều chỉnh giá theo thời điểm, mùa vụ – theo lượng phòng trống thực tế của khách sạn hoặc theo điều chỉnh thủ công theo cách vận hàng của từng khách sạn.

Module EziF0 có đầy đủ các tính năng cho bộ phận lễ tân, buồng phòng…Tại giao diện của phần mềm, nhân viên lễ tân có thể dễ dàng nhìn cấu hình phòng đồng thời có 4 tính năng chính sau đây:

• Danh sách đặt phòng: Tại đây bộ phận lễ tân có thể tạo đặt phòng nhanh cho khách, kiểm soát số lượng phòng trống. Phần mềm còn chia ra các loại phòng, dễ dàng ghi chú những yêu cầu từ khách hàng như ngày sinh nhật, khách có lịch check in, gọi xe ra sân bay…Giúp bộ phận lễ tân đáp ứng nhanh chóng nhu cầu từ khách.
• Tra cứu lịch check in và check out: các bạn lễ tân có thể tìm lại những đặt phòng cũ khách đã check out hoặc sắp sửa check in để kiểm tra thông tin khách cũng như đặt phòng đã có trên hệ thống chưa.
• Chuyển ca: Các bạn lễ tân có thể chuyển ca cho nhau trực tiếp trên phần mềm, các bạn ca trước sẽ phải nhập đủ các thông tin để chuyển cho các bạn lễ tân ca sau tránh việc bị nhầm lẫn không đáng có trong ca làm việc.
• Hóa đơn giá trị gia tăng: Lễ tân có thể xuất hóa đơn giá trị gia tăng trực tiếp cho khách hàng mà không cần thông qua bộ phận kinh doanh.

Ngoài ra, module này còn có tính năng riêng dành riêng cho bộ phận buồng phòng. Các phòng khách sạn sẽ hiện theo màu sắc riêng để nhân viên có thể biết được đâu là phòng cần dọn dẹp vệ sinh, đâu là phòng sạch và đâu là phòng đang sửa chữa, giúp nhân viên tiết kiệm thời gian khi cần dọn dẹp phòng. Ngoài ra còn 2 tính năng chính là Lost and Found Check List và HouseKeeping Checklist.

• Lost & Found: giúp nhân viên buồng có thể note lại đồ thất lạc của khách vào hệ thống và bàn giao đồ thất lạc cho các bộ phận liên quan từ đó giúp quản lý, theo dõi đồ thất lạc của khách hàng dễ dàng hơn.
• Housekeeping checklist: giúp quản lý đồ minibar, amenities, giúp trưởng bộ phận phân công công việc cho các thành viên trong tổ buồng. Các nhân viên buồng phòng có thể thao tác trên App thông qua  tablet hoặc smartphone rất tiện lợi.

Sử dụng phần mềm còn giúp chủ khách sạn tránh được việc gian lận trong giá phòng ở nhân viên khi mọi thông tin đều được tối ưu, đồng bộ hóa dữ liệu. Hệ thống báo cáo chi tiết cho từng bộ phận, bạn có thể giám sát mọi lúc, mọi nơi mà không cần phải đến khách sạn hay kiểm tra hàng loạt giấy tờ, sổ sách.

Hiện nay phần mềm eziHotel đang có chính sách tặng 3 tháng dùng thử để các khách sạn sử dụng, trải nghiệm miễn phí. Còn chần chờ gì mà bạn chưa thử ngay app quản lý khách sạn hiệu quả này. Đăng ký ngay tại đây!

Website: ezihotel.vn hay fanpage: https://www.facebook.com/ezihotelpms 

Để tải ứng dụng trên các nền tảng:

Liên hệ với chúng tôi: