Tip quản lý đặt phòng khách sạn hiệu quả

Quản lý đặt phòng khách sạn làm một trong những trách nhiệm quan trọng của bộ phận kinh doanh. Nhân viên kinh doanh cần biết chính xác tình trạng sẵn phòng của loại chỗ ở mong muốn và bất kỳ dịch vụ đi kèm mà khách sạn của mình cung cấp. Từ đây, bộ phận tiền sảnh mới có thể giải đáp cũng yêu cầu của khách một cách chính xác. Cùng eziHotel tìm hiểu các tip quản lý đặt phòng khách sạn hiệu quả trong bài viết dưới đây nhé! 

Lợi ích của việc đặt phòng khách sạn nhanh chóng

Về phía khách hàng, quá trình đặt phòng nhanh gọn, đơn giản làm tăng cơ hội khách lựa chọn khách sạn của mình, cũng yên tâm khi đến đây. Còn về phía khách sạn, đặt phòng cho phép quản lý tốt hơn trải nghiệm của khách hàng trong suốt mùa kinh doanh bình thường cũng như trong mùa cao điểm. Các thủ tục đặt phòng tùy thuộc vào vị thế và thương hiệu của khách sạn và công cụ hỗ trợ đặt chỗ được sử dụng.

Để quản lý đặt phòng khách sạn hiệu quả hơn, ghi nhận thông tin khách hàng chính xác, khách sạn có thể dùng thủ công hoặc sử dụng phần mềm quản lý khách sạn. 

Với sự ra đời của phần mềm quản lý khách sạn, việc ghi nhận đặt phòng được giảm bớt các thao tác cũng việc sai sót trong lưu trữ thông tin đặt phòng bằng giấy hay các cách thủ công.

Việc sử dụng phần mềm quản lý khách sạn có hỗ trợ quản lý đặt phòng khách sạn hiệu quả, các dữ liệu khách và dữ liệu đặt trước được lưu trữ trên các dữ liệu của máy tính, bạn có thể truy cập theo ý muốn. Qua những báo cáo của phần mềm bạn có thể biết chính xác số lượng phòng còn, công suất phòng, dự báo số lượng chỗ có thể đặt trước trong một khoảng thời gian sắp tới.

Khi sử dụng phần mềm quản lý khách sạn eziHotel bạn có đủ các tính năng chính như Bảng giá, Kế hoạch giá, Danh sách giá phòng theo thời gian. Tại đây, nhân viên kinh doanh có thể cấu hình giá phòng, điều chỉnh giá theo thời điểm của từng loại phòng mà khách sạn có, đồng thời quản lý các đối tác và chính sách giá của khách sạn. 

Chủ khách sạn không còn thụ động sử dụng một loại giá cứng nhắc cho tất cả các hạng phòng, trong tất cả các giai đoạn hoặc giá dành cho tất cả các phân khúc khách hàng.

Việc sử dụng phần mềm quản lý khách sạn giúp chủ khách sạn linh hoạt giá theo từng chiến dịch, mang lại hiệu quả lớn trong việc kinh doanh khách sạn, mang lại nguồn khách hàng tiềm năng lớn.

Quy trình đặt phòng khách sạn

Sau khi nhận yêu cầu đặt phòng, nhân viên kinh doanh đặt phòng trước. Các nhân viên tìm hiểu chi tiết về yêu cầu và kiểm tra tính khả dụng của chỗ ở trong hệ thống dữ liệu có sẵn. Theo các chính sách và thủ tục đặt phòng, nhân viên đặt phòng sau đó thông báo hoặc đề xuất lễ tân về tình trạng sẵn phòng khách sạn. Dưới đây là quy trình xử lý đặt phòng được áp dụng tại nhiều khách sạn:

Bước 1: Quản lý đặt phòng

Bước đầu tiên để đặt chỗ ở là kiểm tra xem loại phòng được yêu cầu có sẵn để bán trong một khoảng thời gian cụ thể không. Việc kiểm tra phòng sẽ dễ dàng hơn khi chủ khách sạn hoặc nhà quản lý sử dụng phần mềm quản lý khách sạn eziHotel. Số lượng phòng trống, phòng khách sắp check – out đều được hiển thị một cách rõ ràng.

Bước 2: Chấp nhận đặt phòng

Việc đặt chỗ ở được chấp nhận nếu loại phòng mong muốn có sẵn trong khách sạn để bán. Nếu nó không có sẵn trong một mùa cao điểm hoặc nếu khách đang có nhu cầu cấp bách, nhân viên đề nghị cho chỗ ở thay thế gần như tương tự bằng cách nêu rõ các tiện nghi và cơ sở vật chất của nó.

Bước 3: Từ chối đặt phòng

Việc từ chối đặt phòng trực tiếp có nghĩa là mất doanh thu. Nhưng có một số tình huống khi nhân viên đặt chỗ từ chối đặt chỗ cho khách hoặc đại lý. Đó là khi tất cả các phòng trong khách sạn đều đã được đặt. Trường hợp này, nhân viên đặt phòng có thể từ chối đặt phòng một cách lịch sự và gợi ý một khách sạn khác trong khu vực để khách tìm nơi lưu trú mới.

Bước tiếp theo, khách sạn cần check lại phần đặt trước, chuẩn bị sanh sách các phòng đã đặt trong ngày và gửi đến quầy lễ tân. Danh sách này bao gồm các thông tin quan trọng như khách mới, khách từng ở,các yêu cầu đặc biệt của khách về vị trí phòng. Sau đó các phòng sẽ được bộ phận Housekeeping dọn dẹp, đặt phòng.

Bước 4: Hủy đặt phòng

Việc hủy đặt phòng là điều không mong muốn của tất cả các khách sạn. Gặp phải trường hợp này, nhân viên lễ tân vẫn phải phản ứng một cách lịch sự, nhanh chóng chuyển lại mọi khoản phí hủy bỏ mà khách phải thanh toán trong khi hủy đặt phòng. Việc hủy đặt phòng được thực hiện theo các bước sau:

• Tìm hiểu chi tiết yêu cầu của khách và phòng được đặt trước tương ứng.
• Xác minh phí hủy, nếu có.
• Thông báo cho khách về phí hủy.
• Hủy đặt chỗ trong hệ thống
• Cập nhật trên phần mềm các phòng trống khả dụng
• Xác nhận khách về việc hủy bỏ.

Tip để quản lý đặt phòng hiệu quả

Việc quản lý đặt phòng theo kiểu truyền thống thường được làm chủ yếu bằng tay ghi trên sổ sách hoặc excel cơ bản. Điều này có thể dẫn đến một số sai sót, nhầm lẫn không mong muốn như đặt nhầm phòng cho khách, không biết chính xác số lượng phòng trống hoặc các yêu cầu đặc biệt của khách…

Phần mềm quản lý khách sạn được tích hợp nhiều tính năng hỗ trợ bộ phận tiền sảnh khách sạn làm việc hiệu quả. Thông qua phần mềm quản lý khách sạn, bộ phận tiền sảnh có thể dễ dàng theo dõi:

• Danh sách đặt phòng: Bộ phận lễ tân có thể tạo đặt phòng nhanh cho khách, kiểm soát số lượng phòng trống. Ngoài ra, lễ tân dễ dàng ghi lại những yêu cầu đặc biệt của khách hàng để chăm sóc khách một cách tốt hơn, nhằm nâng cao trải nghiệm của khách hàng tại khách sạn của mình.

• Tra cứu lịch check in và check out: Các bạn lễ tân có thể tìm lại những đặt phòng cũ khách đã check out hoặc sắp sửa check in để kiểm tra thông tin khách cũng như đặt phòng đã có trên hệ thống chưa.
• Chuyển ca: Các bạn lễ tân có thể chuyển ca cho nhau trực tiếp trên phần mềm, các bạn lễ tân ca trước sẽ phải nhập đủ các thông tin để chuyển cho các bạn lễ tân ca sau để tránh việc bị nhầm lẫn không đáng có trong ca làm việc.
• Hóa đơn giá trị gia tăng: lễ tân có thể xuất hóa đơn giá trị gia tăng trực tiếp cho khách hàng mà không cần thông qua bộ phận kinh doanh.

Chính nhờ những tính năng này giúp quản lý đặt phòng khách sạn hiệu quả hơn. Ngoài ra, khi sử dụng phần mềm quản lý khách sạn eziHotel sẽ giúp chủ khách sạn quản lý toàn diện thông qua các báo cáo chi tiết của từng bộ phận. Mọi hoạt động đều được ghi nhận một cách chi tiết và rõ ràng từ bộ phận lễ tân, buồng phòng…

Hiện nay phần mềm eziHotel đang có chính sách tặng 3 tháng dùng thử để các khách sạn sử dụng, trải nghiệm miễn phí. Còn chần chờ gì mà bạn chưa thử ngay phần mềm quản lý khách sạn hiệu quả này. Đăng ký ngay tại đây!

Website: ezihotel.vn hay fanpage: https://www.facebook.com/ezihotelpms 

Để tải ứng dụng trên các nền tảng:

App Store: https://bit.ly/eziHotel-store

CH Play: https://bit.ly/eziHotel-Cplay

Liên hệ với chúng tôi:

Hotline hỗ trợ & tư vấn: 0247 108 1012

Email: info@vnlink.vn

Xem Thêm: