Quy trình vận hành khách sạn tối ưu và hiệu quả

Để mọi hoạt động trong khách sạn diễn ra thật hiệu quả và trơn tru thì cần phải có một quy trình vận hành khách sạn phù hợp. Vận hành khách sạn đòi hỏi sự linh hoạt, chủ động và thống nhất. Việc có một quy trình hoạt động sẽ là nền tảng giúp khách sạn vận hành đạt hiệu quả tối đa và nâng cao chất lượng dịch vụ.

Bên cạnh đó, người quản lý hay điều hành khách sạn cũng cần chủ động đưa ra những chiến lược, chiến dịch mới. Để từ đó thu hút khách hàng và khẳng định sự chuyên nghiệp của khách sạn. Nếu bạn đang muốn khách sạn của mình hoạt động tốt và tạo ra lợi nhuận hiệu quả thì bài viết này là dành cho bạn. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thông tin về quy trình vận hành khách sạn và cách để tối ưu quy trình đó.

Quy trình vận hành khách sạn tiêu chuẩn

Mỗi khách sạn với quy mô, cách làm việc khác nhau sẽ có một quy trình vận hành khách sạn khác nhau. Từ đó mà có sự đa dạng về quy trình vận hành này.

Tuy nhiên một quy trình cơ bản sẽ có 10 bước sau:

Bước 1: Tiếp nhận thông tin khách hàng

Bước đầu tiên này bộ phận phụ trách tiếp nhận thông tin khách hàng sẽ là Kinh doanh. Khách hàng sẽ book phòng hoặc để lại thông tin thông qua các phương tiện như: website, email, điện thoại, kênh OTA,… Bộ phận kinh doanh sẽ nhận được thông báo khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ. Sau đó nhân viên sẽ tiếp nhận thông tin, kiểm tra tình trạng phòng trống. Từ đó để đưa ra quyết định tiếp nhận hay từ chối, tư vấn theo yêu cầu của khách hàng.

Bước 2: Check in tại quầy Lễ tân

Sau khi nhận thông tin khách hàng từ bộ phận kinh doanh. Bộ phận Lễ tân sẽ tiến hành đặt phòng, gán phòng và cập nhật hồ sơ khách hàng. Việc này sẽ giúp việc check in của khách hàng diễn ra thuận lợi và nhanh chóng hơn.

Bước 3: Dịch vụ đi kèm

Trong quá trình lưu trú tại khách sạn khách hàng sẽ yêu cầu sử dụng thêm những dịch vụ phát sinh. Như: ăn uống, spa, minibar, buồng phòng,… lúc này bộ phận lễ tân sẽ có nhiệm vụ cập nhật những chi phí này một cách rõ ràng.  Việc này sẽ giúp việc thanh toán khi khách check out nhanh chóng và chính xác. 

Bước 4: Kiểm toán đêm

Cuối ngày sẽ là thời gian bộ phận Tài chính – Kế toán làm việc nhiều nhất. Họ có nhiệm vụ kiểm toán đêm mỗi ngày. Mục đích chính của việc này là kiểm tra rà soát các giao dịch và doanh thu của khách sạn trong một ngày.

Bước 5: Chỉnh sửa, điều chỉnh giao dịch

Khi công việc kiểm toán đã hoàn thành. Nếu có những sai sót, phát sinh về chi phí thì bộ phận Tài chính – Kế toán sẽ chuyển thông tin về thu ngân để chỉnh sửa và điều chỉnh kịp thời. 

Bước 6: Thanh toán 

Khi khách check out bộ phận thu ngân sẽ thực hiện thanh toán cho khách hàng. Trước đó là các hoạt động kiểm tra đầy đủ chính xác các dịch vụ khách hàng đã sử dụng trong khách sạn.

Bước 7: Chuyển hóa đơn tới Kế toán

Sau khi thanh toán xong bộ phận thu ngân sẽ chuyển hết hóa đơn và chứng từ về cho bộ phận Kế toán 

Bước 8: Các bộ phận gửi chứng từ tới Kế toán

Các bộ phận khác trong khách sạn như: nhà hàng, spa, buồng phòng,… Tổng hợp các chi phí, chứng từ có liên quan gửi về bộ phận Kế toán

Bước 9: Tổng hợp chi phí

Sau khi các bộ phận chuyển các chi phí, chứng từ phát sinh. Bộ phận kế toán sẽ có trách nhiệm tổng hợp, ghi chép và lưu trữ mọi chứng từ trong khách sạn. 

Bước 10: Chăm sóc khách hàng 

Khi khách hàng hoàn thành việc sử dụng dịch vụ, bộ phận chăm sóc khách hàng sẽ lưu trữ thông tin, theo dõi và lập các kế hoạch chăm sóc hỏi thăm. Bên cạnh đó, sẽ xin những ý kiến đánh giá của khách hàng về các dịch vụ. Từ đó khách sạn có thể phát triển hơn nâng cao trải nghiệm khách hàng hơn nữa. 

Cách tối ưu quy trình vận hành khách sạn hiệu quả

Quy trình vận hành khách sạn tiêu chuẩn thường thực hiện với 10 bước như trên. Những việc này cũng rất phức tạp và yêu cầu nhiều bộ phận cùng tham gia. Nó sẽ tốn rất nhiều thời gian, công sức và có nhiều nguy cơ xảy ra sai sót. Nó ảnh hưởng trực tiếp tới công việc và quá trình vận hành kinh doanh khách sạn. Vì vậy, làm cách nào để tối ưu quy trình vận hành khách sạn một cách hiệu quả luôn là điều các chủ khách sạn quan tâm và muốn thay đổi. Cách hiệu quả nhất hiện nay chính là sử dụng phần mềm quản lý khách sạn.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý 

Hiện nay, việc sử dụng phần mềm quản lý khách sạn vào quy trình vận hành khách sạn được đánh giá rất cao. Nó trở thành cách tối ưu hiệu quả cho quy trình vận hành, quản lý khách sạn.

Những lợi ích thiết thực khi ứng dụng phần mềm quản lý vào kinh doanh khách sạn:

• Giảm tối đa thời gian làm việc của các phòng ban với chức năng duy trì các hoạt động khách sạn chuyên nghiệp. Nâng cao hiệu quả hoạt động, cung cấp các dịch vụ với sự chuyên nghiệp, đẳng cấp. 
• Tiết kiệm nhân sự: phần mềm quản lý khách sạn được lập trình bởi những thuật toán thông minh. Mọi công việc sẽ được thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác và tối ưu. Không cần quá nhiều nhân sự như khi vận hành bằng mô hình truyền thống.
• Quy trình vận hành khách sạn được tối ưu, mọi thao tác của các bộ phận sẽ được lưu trên phần mềm. Tránh được những sai sót và quản lý kiểm tra bất cứ lúc nào.
• Sử dụng phần mềm giúp chủ động cập nhật tình trạng phòng, giảm thiểu thao tác của Kinh doanh, Lễ tân. Hỗ trợ hoạt động cung cấp dịch vụ tới khách hàng.
• Thông tin có độ chính xác cao: với kinh doanh cách truyền thống các vấn đề sai sót thất thoát doanh thu có thể xảy ra. Khi sử dụng phần mềm quản lý nhân viên nhập số liệu vào từng mục chi tiết. Các thuật toán được cài đặt sẵn sẽ cho ra kết quả với độ chuẩn xác đến từng con số. 
• Cung cấp thông tin, báo cáo hàng ngày chi tiết, rõ ràng. Giúp quản lý nắm rõ tình hình hoạt động kinh doanh của khách sạn
• Dễ dàng thực hiện theo dõi, phân loại khách hàng. Từ đó đề ra các kế hoạch marketing để phát triển hoạt động kinh doanh của khách sạn theo mục tiêu thực tế. 

Phần mềm quản lý khách sạn eziHotel giúp tối ưu quy trình vận hành khách sạn

Phần mềm quản lý khách sạn eziHotel ra đời nhằm phục vụ cho mục đích quản lý – vận hành và kinh doanh khách sạn với quy mô từ 1 – 4 sao đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ trong khách sạn.

Phần mềm quản lý khách sạn eziHotel  được xây dựng hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu trên nền tảng điện toán đám mây và được hỗ trợ trên các nền tảng: Web base, Android App và IOS App. Hoạt động mọi lúc, mọi nơi chỉ cần có kết nối Internet và không cần cài đặt.

Phần mềm gồm các module:

Module quản lý tiền sảnh: Bao gồm các chức năng cho các bộ phận kinh doanh – lễ tân – buồng phòng giúp quản lý toàn bộ nghiệp vụ  đặt phòng – lưu trú và quản lý tình trạng phòng của khách sạn trên cả PC và các thiết bị di động. 

Module quản lý các điểm bán hàng eziPOS: cho phép quản lý và kết nối các điểm bán hàng trong khách sạn như: Nhà hàng – Bar – Café…. Khách hàng sử dụng dịch vụ tại các điểm bán hàng có thể thanh toán trực tiếp tại quầy hoặc tự động chuyển hóa đơn về phòng

Module Quản lý Kho: Quản lý toàn bộ nghiệp vụ xuất – nhập – tồn của hàng hóa vật tư – nguyên vật liệu trong khách sạn. Hệ thống sẽ tự động trừ hàng hóa trong kho khi xuất bán tại tất cả các điểm bán hàng để ra tồn kho theo thời gian thực.

Module quản lý Kế toán: Quản lý toàn bộ các nghiệp vụ thu – chi – công nợ và kiểm soát dòng tiền với tính năng Smartlog qua cổng thanh toán của ngân hàng MB Bank

Module Quản lý kênh bán eziCM: là module kết nối và đồng bộ quỹ phòng tới tất cả các kênh OTA truyền thống. Như Agoda, Booking.com, Expedia… và các kênh bán trên các nền tảng ứng dụng du lịch số. Các App ngân hàng được phát triển bởi VNLINK với các đối tác lớn. Sử dụng eziCM, khách sạn sẽ quản lý và được giá bán và quỹ phòng , tránh trình trạng Overbooking. 

Module Báo cáo: Hệ thống báo cáo ưu việt, hỗ trợ tối đa công việc kinh doanh khách sạn, bao gồm các báo cao nổi bật như: Báo cáo doanh thu tổng hợp, Báo cáo doanh thu theo ngày / tháng / công ty / kênh bán. v . v . . . Báo cáo tình trạng phòng, Quản lý hóa đơn. v  .v 

Ngoài ra

Phần mềm quản lý khách sạn eziHotel có thể kết nối tới các thiết bị ngoại vi trong khách sạn như: hệ thống đóng ngắt điện phòng tự động, hệ thống khóa thẻ từ khách sạn, check in, check out khóa thẻ. Các thiết bị Scan Passport – Quét QR CCCD giúp cho Chủ đầu tư kiểm soát triệt để lượng khách ra vào. Tối ưu điện năng sử dụng trong khách sạn và giảm tối đa thao tác nhập liệu của nhân viên vận hành phần mềm. Sử dụng phần mềm sẽ tạo ra một quy trình vận hành khách sạn đơn giản, tối ưu và hiệu quả.

Hiện nay phần mềm eziHotel đang có chính sách tặng 3 tháng dùng thử để các khách sạn sử dụng, trải nghiệm miễn phí. Còn chần chờ gì mà bạn chưa thử ngay app quản lý khách sạn hiệu quả này. Đăng ký ngay tại đây!

Website: ezihotel.vn hay fanpage: https://www.facebook.com/ezihotelpms 

Để tải ứng dụng trên các nền tảng:

Liên hệ với chúng tôi:

Xem thêm: 

Quản lý buồng phòng hiệu quả bằng phần mềm quản lý khách sạn

Tối ưu quản lý các điểm bán hàng trong khách sạn với eziHotel