Quản lý đặt phòng khách sạn đơn giản, hiệu quả

Đặt phòng hay quản lý đặt phòng khách sạn là công việc vô cùng quan trọng ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của khách sạn. Quy trình quản lý đặt phòng diễn ra suôn sẻ, nhanh chóng sẽ mang lại trải nghiệm tốt cho khách hàng cũng như góp phần tạo luồng hoạt động trong khách sạn diễn ra có trình tự và tối ưu.

Quản lý đặt phòng khách sạn là gì?

Quản lý đặt phòng là việc kiểm tra, giám sát quy trình trước và sau khi khách hàng đặt phòng, trước là bộ phận kinh doanh khách sạn, sau là khách hàng. 

Bộ phận kinh doanh là người tiếp nhận khách hàng, khi khách hàng liên hệ để biết tình trạng của khách sạn có sẵn loại phòng mà khách mong muốn và các dịch vụ đi kèm,… kinh doanh cần giải đáp và đưa cho khách những ưu đãi, chương trình khách sạn đang chạy cùng với những dịch vụ, tư vấn chỗ ở phù hợp với nhu cầu của khách hàng để từ đó tăng cao khả năng bán phòng. 

Với khách hàng quá trình đặt phòng sẽ làm tăng cơ hội về thỏa thuận chỗ ở, biết được những dịch vụ tiện nghi nơi đó có phù hợp với nhu cầu của mình hay không, khi đó sẽ yên tâm hơn khi quyết định chọn chỗ nghỉ đó. Sau khi đặt phòng khách hàng sẽ được chăm sóc tận tình từ việc nhắc lịch lưu trú, hỗ trợ nếu khách hàng có phát sinh đổi phòng,…

Tất cả những việc này cần được quản lý để mọi việc diễn ra theo 1 quy trình cụ thể, rõ ràng đem lại hiệu quả cao, tránh những sai sót mang lại trải nghiệm không tốt cho khách hàng. Để quản lý quy trình này hiệu quả việc áp dụng công nghệ là điều cần thiết và phần mềm quản lý khách sạn là công cụ hữu ích nhất và đang dần được sử dụng nhiều để quản lý tất cả các hoạt động vận hành, kinh doanh của khách sạn.

Cách quản lý đặt phòng hiệu quả

Trước đây việc quản lý khách sạn nói chung và quản lý đặt phòng khách sạn, ghi nhận thông tin khách hàng rất thủ công tốn nhiều thời gian. Với sự phát triển hiện nay đòi hỏi các khách sạn cần phải có một cách vận hành mới, hiện đại hơn, tối ưu hơn để việc kinh doanh diễn ra hiệu quả hơn và xây dựng một phần mềm quản lý khách sạn, quản lý đặt phòng khách sạn là điều vô cùng cần thiết.

Trên thị trường đã cho ra mắt rất nhiều ứng dụng, phần mềm quản lý khách sạn có những phần mềm sử dụng miễn phí, trả phí tùy vào nhu cầu sử dụng khách sạn có thể lựa chọn cho phù hợp. Mỗi loại sẽ đều có những ưu, nhược điểm khác nhau, tuy nhiên để đạt được hiệu quả cao nhất thì khách sạn nên sử dụng các phần mềm tích hợp đầy đủ các tính năng phục vụ cho các bộ phận trong khách sạn.

Khi sử dụng phần mềm quản lý khách sạn việc quản lý đặt phòng sẽ diễn ra dễ dàng và trơn tru hơn, từ những kênh bán kết nối với phần mềm quản lý sẽ thu được lượng khách tiềm năng, khi khách đặt phòng xong những thông tin sẽ được cập nhật và lưu trữ trên phần mềm rất nhanh chóng tiện lợi. 

Quy trình quản lý đặt phòng khách sạn

Quy trình quản lý đặt phòng khách sạn trên phần mềm quản lý khách sạn được thực hiện theo 8 bước như sau:

• Khách hàng liên hệ: khách hàng có thể liên hệ trực tiếp với bộ phận kinh doanh khách sạn để đặt phòng đơn, đôi hay khách đoàn để được tư vấn và giới thiệu những chương trình khuyến mãi đang diễn ra,…
• Kiểm tra trạng thái phòng trên phần mềm: bộ phận kinh doanh/lễ tân căn cứ vào yêu cầu, nhu cầu của khách hàng để kiểm tra phòng phù hợp
• Tiến hành đặt cọc phòng đối với phòng còn trống: khi đã có phòng trống phù hợp, trao đổi lại với khách hàng để khách đặt cọc phòng, bộ phận kinh doanh sẽ tạo đặt phòng trước để giữ phòng cho khách.
• Khách hàng check-in: khi đến ngày khách tới bộ phận lễ tân sẽ tiếp nhận, tra cứu đơn đặt phòng trước đó của khách, tiến hành check-in thêm đầy đủ thông tin cần thiết,
• Chuyển trạng thái phòng từ “Đặt cọc” sang “Đang ở”: các thủ tục đã xong phòng sẽ được chuyển trạng thái trực tiếp trên phần mềm để tránh việc tiếp tục đơn hàng khác được tạo lập tại phòng đó
• Khách hàng trả phòng: hết ngày lưu trú khách sẽ trả phòng tại quầy lễ tân
• Tính tiền các dịch vụ khách sử dụng: lễ tân sẽ tra cứu lại đơn đặt phòng và những dịch vụ khách hàng đã sử dụng như đồ minibar, nhà hàng, bar,… mà khách đã sử dụng chưa thanh toán sẽ được gộp với tiền phòng để thành toán 1 lần trước khi khách check-out
• Check-out chuyển trạng thái phòng “Đang ở” thành “Phòng trống”: khi check-out xong lễ tân sẽ chuyển trạng thái phòng trên phần mềm để bộ phần buồng phòng vào dọn dẹp và thay chăn, ga, fill đồ minibar, amenities vào phòng.

Phần mềm quản lý đặt phòng eziHotel

Với giao diện đẹp, đơn giản nhưng rất hiện đại khi khách sạn sử dụng phần mềm eziHotel để quản lý đặt phòng sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian và nhân sự.

Tại eziHotel cả bộ phận lễ tân và kinh doanh đều có thể tạo đặt phòng nhanh cho khách, xử lý các vấn đề phát sinh khi cách cần như chuyển phòng, thêm phòng, hủy phòng,… eziHotel được tích hợp để khách sạn có thể nhận đặt phòng từ nhiều nguồn khác nhau như: 

• Khách hàng trực tiếp: thường là khách vãng lai ở qua đêm hoặc nghỉ giờ
• Khách từ đại lý du lich: họ có thể tiếp cận khách sạn để đặt phòng khách đoàn, hội, nhóm du lịch
• Khách từ công ty du lịch: công ty, tổ chức có thể liên hệ đặt chỗ ở cho nhân viên, khách hàng của họ 
• Khách từ các kênh OTA: khách đặt phòng từ các kênh OTA, ứng dụng du lịch số, app ngân hàng được phát triển và đồng hành bởi VNLINK thông tin sẽ được đổ thẳng về phần mềm không cần truy cập từng trang để kiểm tra và tạo đơn nữa.

Quy trình quản lý đặt phòng tại phần mềm quản lý khách sạn eziHotel cũng sẽ diễn ra theo quy trình như trên. Tuy nhiên với eziHotel khách sạn sẽ được tiết kiệm thời gian trong khoản check, điền thông tin khách hàng khi có thêm tính năng ScanQR Căn cước công dân, hộ chiếu. 

Trên đây eziHotel đã chia sẻ những thông tin về quản lý đặt phòng khách sạn và quản lý đặt phòng bằng phần mềm, hy vọng với những thông tin này khách sạn có thể lựa chọn hình thức quản lý phù hợp để phát triển hoạt động kinh doanh của mình đạt hiệu quả cao nhất. Hiện nay phần mềm eziHotel đang có chính sách tặng 3 tháng dùng thừ để các khách sạn sử dụng, trải nghiệm miễn phí. Còn chần chờ gì mà bạn chưa thử ngay app quản lý khách sạn hiệu quả này. Đăng ký ngay tại đây!

Website: ezihotel.vn hay fanpage: https://www.facebook.com/ezihotelpms 

Để tải ứng dụng trên các nền tảng:

Liên hệ với chúng tôi: