Kiểm soát hàng nhập – xuất hàng của khách sạn như thế nào?

Trong quản lý các hình thức khách sạn, vấn đề quản lý kho hàng hóa, vật liệu sử dụng trong khách sạn rất quan trọng. Nhưng với số lượng vật phẩm lớn, khách sạn cần một phần mềm kho riêng để quản lý chi tiết để kiểm soát tốt số lượng, tránh tình trạng thất thoát. 

Việc tích hợp tính năng quản lý kho với phần mềm quản lý khách sạn tạo nên sự tiện lợi, dễ dàng biết được lượng hàng hóa nhập về, xuất đi cho từng ngày hoạt động khách sạn. Phần mềm quản lý khách sạn eziHotel tích hợp đầy đủ các tính năng giúp bạn vận hành khách sạn một cách dễ dàng hơn, trong đó có cả tính năng quản lý kho.

Tại sao cần quản lý kho khách sạn?

Quản lý kho khách sạn (hay còn gọi là quản lý hàng tồn kho trong khách sạn) là một phần quan trọng trong việc vận hành khách sạn hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Dưới đây là những lý do chính tại sao việc quản lý kho trong khách sạn là cần thiết:

•  Kiểm soát chi phí và tránh lãng phí: Giúp theo dõi lượng tiêu hao của các mặt hàng như khăn, ga giường, dầu gội, giấy vệ sinh, đồ dùng phòng tắm,…Hạn chế tình trạng tồn kho quá nhiều gây lãng phí hoặc hết hàng gây thiếu hụt.

• Đảm bảo dịch vụ ổn định và chất lượng: Luôn sẵn sàng cung cấp đầy đủ các vật dụng cần thiết cho khách, từ buồng phòng đến nhà hàng. Tránh làm gián đoạn dịch vụ do thiếu nguyên vật liệu.

• Hỗ trợ hoạt động mua sắm hợp lý: Quản lý kho giúp bộ phận thu mua đặt hàng đúng lúc, đúng số lượng. Giúp thương lượng với nhà cung cấp hiệu quả hơn vì có số liệu chính xác.

• Tăng hiệu suất làm việc cho các bộ phận: Nhân viên buồng phòng, nhà bếp hay lễ tân có thể làm việc hiệu quả hơn khi các vật dụng luôn được chuẩn bị sẵn sàng. Giảm thời gian tìm kiếm hay chờ đợi vật tư.

• Phát hiện thất thoát, gian lận kịp thời: Ghi nhận nhập – xuất – tồn minh bạch giúp nhận biết sớm các bất thường như mất mát, sai sót hoặc sử dụng sai mục đích.
•  Hỗ trợ phân tích và ra quyết định: Dữ liệu kho giúp quản lý đưa ra quyết định thông minh hơn về việc mua hàng, thay đổi nhà cung cấp, hoặc thay đổi chính sách sử dụng vật tư.

Tính năng kho của phần mềm eziHotel

Sử dụng phần mềm quản lý khách sạn eziHotel không chỉ hỗ trợ vận hành khách sạn mà còn quản lý kho một cách hiệu quả khi:

– Cho phép bạn quản lý mọi kho hàng có trong khách sạn/ resort.

– Quản lý hàng hóa nhập vào.

– Quản lý lượng hàng hóa tiêu hao, hàng miễn phí.

– Lượng hàng xuất bán tại các điểm bán hàng được trừ tự động trực tiếp vào kho hàng tại bộ phận đó.

– Dựa trên định mức hàng pha chế, chế biến. Hệ thống tự động trừ lượng hàng hóa nguyên vật liệu trong kho nguyên vật liệu.

– Tính giá vốn hàng bán, lập tỷ lệ lãi lỗ cho hàng bán. Đặc biệt đối với mặt hàng pha chế, chế biến.

– Đưa báo cáo tồn kho chi tiết hàng hóa, nguyên vật liệu.

– Lập bảng kê hàng hóa nhập vào theo nhà cung cấp.

– Theo dõi công nợ phải trả cho nhà cung cấp.

– Lập phiếu order mua hàng tại các bộ phận.

– Theo dõi tình hình sử dụng công cụ, dụng cụ…

– Lập danh mục kho hàng quản lý thuận tiện nhất cho hoạt động của khách sạn/ resort.

– Lập định mức cho hàng chế biến, pha chế. Hệ thống tự động lập giá cost cho từng món bạn đã lập định mức, từ đó đưa ra giá bán hợp lý nhất.

– Thiết đặt giá bán( Hệ thống cho phép thiết lập giá bán trên cùng mặt hàng cho các điểm bán hàng với các giá có thể khác nhau).

– Các bộ phận lập phiếu yêu cầu nhập hàng trên hệ thống. Thông qua phân hệ duyệt phiếu yêu cầu, bộ phận kế toán phê duyệt phiếu yêu cầu nhập hàng.

– Hàng hóa nhập về theo phiếu yêu cầu được đưa tự động thành phiếu nhập kho theo thực tế số lượng, đơn giá nhập về.

– Luân chuyển hàng hóa từ kho tổng khách sạn tới các kho phụ hoặc giữa các kho với nhau.

– Lập phiếu xuất hàng trực tiếp đối với các mặt hàng dùng cho hoạt động sản xuất của khách sạn/ resort(các mặt hàng không phải là hàng bán).

– Những mặt hàng bán ra tại các điểm bán hàng được tự động trừ vào kho hàng tại quầy bán hàng hoặc dùng chung cho một kho(kể cả hàng hóa nguyên vật liệu pha chế, chế biến).

– Hết ca làm việc tại mỗi kho. Nhân viên kiểm tra lại kho hàng, số lượng hàng bán trên hệ thống.(Báo cáo chi tiết xuất/nhập hàng hóa cuối ca).

– In báo cáo & chốt ca bán hàng.

– Định kỳ kế toán chốt kho dựa trên số liệu tự động của phần mềm và số liệu tồn kho thực tế.

– Hệ thống tự cân bằng về giá bình quân nhập hàng, bình quân bán hàng từ đó đưa ra tỷ lệ lãi lỗ cho từng mặt hàng.

– Lập bảng kê hàng hóa mua vào phải thanh toán cho nhà cung cấp.

– Khi chốt kỳ hệ thống tự đưa tồn cuối của kỳ hiện tại sang tồn đầu cho kỳ tiếp theo.

– Tính khối lượng giá trị tồn kho về cả số lượng và giá trị hàng tồn kho.

– Lập bảng kê hàng hóa cần nhập cho kỳ mới.

eziHotel – Phần mềm quản lý khách sạn đơn giản, hiệu quả phục vụ cho việc quản lý vận hành và kinh doanh khách sạn quy mô từ 1-4 sao. Hiện nay phần mềm eziHotel đang có chính sách tặng 3 tháng dùng thử để các khách sạn sử dụng, trải nghiệm miễn phí. Còn chần chờ gì mà bạn chưa thử ngay phần mềm quản lý khách sạn hiệu quả này. Đăng ký ngay tại đây!

Website: ezihotel.vn hay fanpage: https://www.facebook.com/ezihotelpms 

Để tải ứng dụng trên các nền tảng:

App Store: https://bit.ly/eziHotel-store

CH Play: https://bit.ly/eziHotel-Cplay

Liên hệ với chúng tôi:

Hotline hỗ trợ & tư vấn: 0247 108 1012

Email: info@vnlink.vn

Xem Thêm: