Khó khăn khi quản lý khách sạn theo lối truyền thống và giải pháp thời 4.0

Hiện nay vẫn rất nhiều chủ khách sạn quản lý khách sạn theo lối truyền thống như sử dụng giấy tờ ghi thủ công, dùng bảng excel, báo cáo công việc qua miệng…Tuy nhiên, cách thức này đã không còn phù hợp với thời đại mới nhất là khi nhu cầu khách hàng ngày càng lớn, thị trường cạnh tranh gay gắt. Cùng eziHotel tìm hiểu khó khăn khi quản lý khách sạn theo lối truyền thống và giải pháp thời 4.0 trong bài viết dưới đây nhé!

Khó khăn khi quản lý khách sạn theo kiểu truyền thống

Khách sạn mọc lên ngày càng nhiều, cơ sở vật chất và chất lượng dịch vụ cũng được nâng cao. Chính vì vậy, yêu cầu khách sạn cần thay đổi không ngừng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Dưới đây là một số lỗi, khó khăn khi quản lý khách sạn theo lối truyền thống.

Vấn đề đặt phòng của bộ phận lễ tân khách sạn

Lễ tân là bộ phận quan trọng và được coi là “ bộ mặt” của khách sạn. Nhiệm vụ của bộ phận này khá nhiều như đặt phòng, hủy phòng, quản lý check in, check out, ghi nhớ những yêu cầu của khách…Một ngày, bộ phận lễ tân phải tiếp đón và ghi nhớ khối lượng công việc lớn. Chính vì vậy, bộ phận này dễ mắc phải sai lầm là điều không tránh khỏi. Các lỗi thường gặp như: đặt nhầm phòng, quên không đặt phòng cho khách, trùng phòng, sai giờ check in…những sự cố này làm khách cảm thấy khó chịu, ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh khách sạn.

Các vấn đề dọn dẹp bộ phận buồng phòng

Quản lý buồng phòng cũng là một hoạt động đầy khó khăn. Với số lượng phòng lớn, và khách ra vào mỗi ngày, việc quản lý các phòng đã được dọn dẹp hoặc chưa được vệ sinh cũng không đơn giản. Khảo sát đưa ra, nếu quản lý khách sạn theo kiểu truyền thống, họ phải tốn đến 10 – 15% thời gian làm việc mỗi ngày để tìm kiếm phòng khách cần dọn dẹp. 

Trường hợp khác mà khách sạn thường gặp đó chính là khách thất lạc đồ đạc và bộ phận buồng phòng, dọn dẹp sẽ là người liên quan trực tiếp đến vấn đề này. Làm sao để quản lý đồ thất lạc cho khách đến tìm cũng là bài toán đưa ra đối với người quản lý khách sạn.

Bán phòng trên các kênh OTA

Hiện nay, có rất nhiều khách sạn đã tham gia trên các kênh bán phòng online để tăng lượng đặt phòng và doanh thu khách sạn.Tuy nhiên nếu bạn không có chiến lược rõ ràng rất dễ dẫn đến tình trạng overbooking. 

Tuy nhiên, nếu quản lý khách sạn theo kiểu truyền thống, khách sạn sử dụng cách thủ công, khi khách hàng đặt phòng trên 1 kênh OTA, khách sạn phải tự cập nhật lại số phòng trống trên các kênh OTA còn lại, mặt khác, giá phòng trên các kênh OTA không được đồng bộ hóa. Lý do có thể do chênh lệch múi giờ giữa nhân viên và khách đặt phòng. 

Vấn đề thất thoát khách sạn

Quản lý khách sạn theo kiểu truyền thống rất dễ thất thoát doanh thu. Nguyên nhân của lỗ hổng này đến từ việc sai sót của con người. Nhân viên khách sạn có thể không trung thực khi thực hiện các hành vi gian lận. Các dữ liệu được ghi chép bằng sổ sách hoặc excel rất dễ bị sửa chữa, “ xào nấu” trước đó.  Cũng có trường hợp nhân viên quên tính tiền cho khách hoặc tính tiền sai gây thất thoát. Khách check out cũng quên không tắt các thiết bị điện trong phòng gây lãng phí, thất thoát tiền của khách sạn. 

Xác định tính chính xác của các báo cáo

Việc quản lý các hoạt động khách sạn là không hề dễ dàng, chủ khách sạn thường thông qua các báo cáo từ các bộ phận để đánh giá tình hình kinh doanh, khi đó với đưa ra được các quyết định kịp thời và chính xác. Tuy nhiên như hiện tại nếu khách sạn vẫn được quản lý theo lối mòn cũ thì độ chính xác của báo cáo không được cao. Lý do của vấn đề này là do khối lượng công việc tại khách sạn khá lớn, việc nhân viên ghi chép thiếu cũng có thể diễn ra, chưa kể nhân viên có thể gian lận khi làm báo cáo. 

Giải pháp quản lý khách sạn thời 4.0

Khi quản lý khách sạn theo lối truyền thống thường phải sử dụng rất nhiều vai trò của con người. Các lỗi sai cũng từ đây mà ra. Việc áp dụng phần mềm quản lý khách sạn giúp khách sạn khắc phục được tất cả những lỗi thường gặp trên. Có thể bạn chưa biết hiệu quả khi quản lý khách sạn bằng phần mềm:

Quản lý đồng bộ dữ liệu, tối ưu vận hành khách sạn

Phần mềm quản lý khách sạn eziHotel được thiết lập trên nền tảng web. Chủ khách sạn hay người quản lý có thể phân quyền kiểm soát và điều chỉnh mọi thông tin, cho từng nhóm, từng bộ phận để có thể cập nhật quá trình làm việc và hệ thống dữ liệu. Toàn bộ hệ thống dữ liệu được cập nhật và đồng bộ trên hệ thống phần mềm. Chính vì được đồng bộ, chủ khách sạn có thể dễ dàng xử lý thông tin dữ liệu, được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả. 

eziHotel PMS ngoài việc quản lý và vận hành khách sạn nó còn giúp khách sạn theo dõi về hiệu suất làm việc của nhân viên và kiểm soát doanh thu. Với hệ thống báo cáo ưu việt, hỗ trợ tối đa trong việc kinh doanh với đầy đủ các cho từng bộ phận từ lễ tân, kinh doanh, buồng phòng rất tiện lợi tránh được thất thoát.

Tiết kiệm điện năng tối đa

Hệ thống eziHotel Smart tích hợp các thiết bị ngoại vi đóng ngắt điện tự động trên hệ thống eziHotel PMS (khi lễ tân check in trên phần mềm thì hệ thống sẽ tự động cấp điện cho phòng, khi lễ tân check out trên phần mềm thì hệ thống sẽ tự động ngắt điện trong phòng) chỉ với 1 thao tác cơ bản check in check out trên hệ thống của bộ phận lễ tân sẽ giúp khách sạn tiết kiệm điện năng tối đa.

Quản lý công việc giữa các bộ phận một cách chặt chẽ

Phần mềm quản lý khách sạn eziHotel PMS đưa ra 1 giải pháp vận hành trên 1 hệ thống giúp các bộ phận trong khách sạn kết nối với nhau dễ dàng hơn và theo thời gian thực tránh sai sót khi sử dụng các thao tác thủ công truyền thống gây mất thời gian và công sức, có bất kì thay đổi nào sẽ được hệ thống cập nhật giúp các bộ phận trong khách sạn thao tác ngay trên phần mềm.

Liên kết linh hoạt đến khách hàng

Khi sử dụng phần mềm quản lý khách sạn eziHotel, thông tin từng phòng, hay của khách sạn sẽ được hiển thị. Nhờ đó, các nhân viên các bộ phận đều có thể liên lạc với khách một cách nhanh chóng. Ngoài ra khi check in khách sạn, lễ tân có thể ghi chú trực tiếp các yêu cầu đặc biệt của khách ví dụ như ngày sinh nhật của khách. 

Phần mềm quản lý khách sạn giúp bán phòng trên các OTA hiệu quả hơn

EziCm là module có thể kết nối và đồng bộ quỹ phòng tới tất cả các kênh OTA truyền thống như Agoda, Booking.com, Expedia… và các kênh bán trên các nền tảng ứng dụng du lịch số được phát triển bởi VnLink với các đối tác lớn. Khi Sử dụng EziCm, khách sạn sẽ quản lý được giá bán và quỹ phòng, tránh trình trạng Overbooking.

Trên đây khó khăn trong quản lý khách sạn theo kiểu truyền thống mà nhiều khách sạn đang gặp phải. Sử dụng phần mềm quản lý khách sạn là giải pháp toàn diện, giúp khách sạn vận hành một cách dễ dàng. Nếu bạn đang phân vân không biết nên sử dụng phần mềm quản lý nào thì tải ngay eziHotel để trải nghiệm. 

Hiện nay phần mềm eziHotel đang có chính sách tặng 3 tháng dùng thử để các khách sạn sử dụng, trải nghiệm miễn phí. Còn chần chờ gì mà bạn chưa thử ngay app quản lý khách sạn hiệu quả này. Đăng ký ngay tại đây!

Website: ezihotel.vn hay fanpage: https://www.facebook.com/ezihotelpms 

Để tải ứng dụng trên các nền tảng:

App Store: https://bit.ly/eziHotel-store

CH Play: https://bit.ly/eziHotel-Cplay

Liên hệ với chúng tôi:

Hotline hỗ trợ & tư vấn : 0247 108 1012

Email: info@vnlink.vn

Xem thêm: