Công suất phòng và những yếu tố ảnh hưởng tới công suất phòng trong khách sạn

Công suất phòng được xem là thước đo để đánh giá tình trạng bán phòng của khách sạn. Thể hiện tình trạng này nó đang diễn ra như thế nào có hiệu quả hay không. Vậy công suất phòng phòng được tính như thế nào, những yếu tố nào ảnh hưởng tới công suất phòng? Những thông tin này sẽ được eziHotel cung cấp, gửi đến các bạn trong bài viết dưới đây.

Công suất phòng là gì?

Công suất phòng là tỷ lệ số phòng bán thành công so với số phòng khách sạn đang có. Công suất phòng có thể tính theo ngày, theo từng thời kỳ hoặc từng giai đoạn nhất định theo nhu cầu của mỗi khách sạn.

Công suất phòng là yếu tố quan trọng để đánh giá tình hình hoạt động của khách sạn theo từng thời điểm cụ thể. Khách sạn đang hoạt động như thế nào, tỷ lệ bán phòng ra sao. Từ thực trạng đó chủ khách sạn hay người quản lý sẽ có những biện pháp, chính sách hợp lý.  Về giá hay dịch vụ phòng để thu hút khách hàng và kích thích việc bán phòng.

Những khách sạn muốn hoạt động kinh doanh có hiệu quả thì không nên chỉ quan tâm đến doanh thu hay lợi nhuận. Việc tính toán công suất phòng rất quan trọng để có thể đánh giá hiệu quả kinh doanh. Nếu chỉ chú trọng vào doanh thu hay lợi nhuận sẽ rất dễ mắc phải những sai lầm và những nhận định sai lệch không đáng có. 

Công suất phòng có ý nghĩa rất lớn trong việc nhận định số lượng phòng hiện có. Nó có được sử dụng hết hay không, hay có thường xuyên quá tải hay không. Nếu không sử dụng hết sẽ xảy ra những rủi ro về hao hụt tài nguyên. Bởi vì khách sạn vẫn sẽ tốn một khoản chi phí để duy trì hiện trạng của phòng kể cả khi không có khách. Việc này duy trì lâu dài sẽ ảnh hưởng rất lớn đến lợi nhuận của khách sạn.

Còn nếu thường xuyên quá tải sẽ ảnh hưởng rất lớn đến uy tín và doanh thu của khách sạn. Nó không chỉ là vấn đề vận hành mà còn ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng. Khách hàng sẽ không thấy thoải mái khi không đặt được phòng nhiều lần và họ sẽ không quay trở lại nữa.

Cách tính công suất phòng

Công suất phòng được tính theo công thức sau:

• Công suất phòng theo ngày: H = (Số phòng bán được trong ngày * 100%) / Số phòng đáp ứng trong ngày 
• Công suất phòng theo kỳ: H= (Số phòng bán được trong kỳ * 100%) / Số phòng đáp ứng trong kỳ

Trong đó:

• Số phòng bán được trong ngày, trong kỳ sẽ được bộ phận kinh doanh, sale OTA thống kê
• Số phòng đáp ứng trong ngày, trong kỳ là những phòng sẵn sàng cho khách ở. 

Một cách tính khác dựa trên tỷ lệ phòng đáp ứng hoặc không đáp ứng:

• Tỷ lệ phòng đáp ứng = Số phòng đáp ứng / Tổng số phòng
• Tỷ lệ phòng đáp ứng giúp dự đoán chính xác về biến động khả năng đáp ứng phòng trong tương lai của khách sạn. Từ đó để đưa ra những chính sách phù hợp giúp tối ưu công năng phòng.

Trên thực tế, không có một công suất phòng nào chuẩn áp dụng cho tất cả các khách sạn dù có tương đồng về quy mô, giá tiền hay dịch vụ. Sự phù hợp giữa công suất phòng và mô hình khách sạn sẽ dựa trên việc chủ khách sạn muốn bán phòng như thế nào. Mô hình đang vận hành khách sạn và thời gian để thu hồi lại vốn. 

Những yếu tố ảnh hưởng tới công suất phòng 

Mùa vụ và chính sách giá bán

Du lịch và các dịch vụ lưu trú luôn chịu tác động của mùa vụ. Chính vì vậy công suất phòng cũng chịu ảnh hưởng rất lớn từ mùa cao điểm – thấp điểm.

Mùa cao điểm tại Việt Nam thường từ tháng 6 đến tháng 9, đây là khoảng thời gian học sinh sinh viên nghỉ hè, các gia đình sẽ chọn thời điểm này để gia đình đi du lịch. Thời điểm này cũng trùng với kỳ nghỉ hè hàng năm của các nước châu Âu. Nên lượng khách quốc tế cũng vì thế mà tăng mạnh.

Mùa du lịch thấp điểm sẽ là khoảng tháng 9 đến tháng 11, học sinh sinh viên quay lại trường học, cha mẹ sẽ đi làm và ít đi du lịch hơn. Khoảng thời gian này tình hình mưa bão ở nước ta cũng lớn gây ảnh hưởng đến du lịch.

Khi khách sạn nắm bắt được yếu tố mùa vụ sẽ xây dựng chính sách giá phòng phù hợp khi đó sẽ có hiệu quả rõ ràng hơn. Khi này khách sạn sẽ tối ưu tận dụng được nguồn thu ngay khi công suất phòng không ổn định. 

Trong thời điểm công suất phòng thấp mà khách sạn giảm giá để kích cầu, mùa cao điểm tăng giá phòng để tối ưu nguồn thu được xem là chính sách giá phòng

Các nhóm chính sách giá phòng đang được áp dụng hiện nay:

• Chính sách giá phòng theo thời gian lưu trú: theo giờ, theo ngày,…
• Theo thời gian vận hành: theo mùa, lễ Tết,…
• Theo số lượng khách

Không chỉ có chính sách giá phòng mà còn có chính sách bán phòng. Được thực hiện qua các sale OTA khi bán phòng. Mức chênh lệch giá giữa các nền tảng hay khuyến mãi cho khách hàng quen.

Chính sách giá khi triển khai chặt chẽ sẽ tạo ra sức hút và tăng khả năng đặt phòng của khách hàng. Từ đó mà tăng công suất phòng và doanh thu khách sạn cũng tăng cao.

Gói dịch vụ bán phòng

Gói dịch vụ bán phòng là những gì khách nhận được khi đặt phòng tại khách sạn. Khách sạn có cùng mức giá, vị thế nhưng điều sẽ thu hút khách hàng tiếp theo là những dịch vụ đi kèm. Ví dụ như dịch vụ ăn sáng hay đưa đón sân bay cũng sẽ khiến khách hàng thích thú và lựa chọn khách sạn của bạn.

Không có gói bán và dịch vụ đi kèm chi phí khách sạn bỏ ra sẽ ít nhưng tỷ lệ khách lựa chọn và đặt phòng cũng sẽ không cao. Vì vậy chủ khách sạn hay người quản lý nên cân nhắc xây dựng đa dạng gói giá phòng. Khi đó, khi khách hàng tìm hiểu sẽ thấy khách sạn của bạn hấp dẫn hơn và có thể lựa chọn lưu trú. Đây là một trong những yếu tố ảnh hưởng đến công suất phòng khách sạn. 

Sự ấn tượng, khác biệt của khách sạn

Mỗi khách sạn cần xác định cá tính, sự khác biệt riêng của mình đó là yếu tố giúp khách hàng ấn tượng và ghi nhớ. Sự khác biệt này có thể là không gian, kiến trúc thiết kế của từng phòng, khu vực sinh hoạt chung. Hay thái độ là việc, cung cách phục vụ của nhân viên, chất lượng dịch vụ. Những yếu tố dù nhỏ nhất hay không thể nhìn thấy đều rất quan trọng từng bước tạo nên sự khác biệt và dấu ấn riêng cho khách sạn.

Một điều tạo nên sự khác lạ nữa đó chính là không gian mới lạ, hấp dẫn khách có thể tới tham quan check in. Chính vì vậy, hãy tạo nên những điểm nhấn rõ ràng với không gian, kiến trúc độc đáo và khác biệt.

Khi đã tạo ra được sự khác biệt khách sạn cũng sẽ xây dựng được phân khúc khách hàng riêng phù hợp với những gì khách sạn có. Từ đây, công suất phòng sẽ dần được cải thiện và tăng trưởng tích cực hơn. Nếu không có sự khác biệt công suất phòng cũng sẽ chịu tác động và có thể sẽ không cao như mong muốn.

Kênh bán phòng

Mỗi khách sạn với quy mô, hô mình khác nhau sẽ có một mô hình bán phòng khách nhau. Có các hình thức bán phòng như: bán trực tiếp, bán qua kênh OTA, facebook, website,…

Kênh bán phòng khi được xây dựng và quản lý chặt chẽ giúp giúp rất nhiều cho việc tăng công suất phòng. Khách sạn cần đầu tư về nội dung, thông điệp truyền tải và duy trì kết nối với khách hàng tiềm năng để đạt được hiệu quả cao nhất.

Hiện nay bán phòng qua các kênh OTA đang được ưa thích sử dụng rất rộng rãi. Nhưng đi theo đó khách sạn cần phải quản lý chặt chẽ. Bỏ ra thời gian, nhân lực để vận hành và nhận đơn đặt từ khách hàng. Nếu khách sạn muốn tiết kiệm nhân lực và thời gian thì nên sử dụng các phần mềm quản lý khách sạn có tích hợp quản lý các kênh OTA. Từ đó vừa có thể quản lý các hoạt động trong khách sạn vừa có thể quản lý kênh bán rất tiện lợi. Việc này sẽ mang lại hiệu quả rất rõ ràng. Nếu bạn chưa tìm được phần mềm quản lý phù hợp và đau đầu vì nó. Phần mềm quản lý khách sạn eziHotel có tích hợp quản lý kênh bán sẽ là một lựa chọn vô cùng tốt cho khách sạn của bạn.

Dịch vụ chăm sóc khách hàng

Ngoài việc thu hút để có những khách hàng mới thì việc duy trì chăm sóc khơi gợi sự quay trở lại của khách hàng cũ cũng rất quan trọng. Bởi vì họ đã biết đến không gian, dịch vụ và sự phục vụ tại khách sạn. Giữa việc chọn một khách sạn mình đã biết, quen thuộc với một nơi xa lạ chưa rõ về chất lượng thì sẽ nghiêng về khách sạn quen thuộc hơn. Nơi thân thuộc với dịch vụ tốt, thái độ phục vụ tốt sẽ tạo nên cảm giác thoải mái và an tâm hơn. Chính vì vậy, chăm sóc khách quen, xây dựng mối quan hệ tốt với khách quen là điều khách sạn nào cũng mong muốn.

Chính vì vậy hãy giữ thái độ phục vụ tốt cả khi khách lưu trú hay khi họ đã rời đi. Khi đó, khách hàng sẽ có niềm tin và khách sạn. Họ có thể sẽ giới thiệu tới gia đình, bạn bè những người xung quanh khi họ có nhu cầu về khách sạn của bạn. Khi ấy khách sạn sẽ có thêm một lượng khách hàng mới tiềm năng. Những lời nhận xét tốt không chỉ trên các kênh bán phòng online mà còn những lời review trực tiếp sẽ thu hút khách hàng. Giữ chân mỗi vị khách khi đã lưu trú và tạo ra cộng đồng khách hàng yêu mến khách sạn. Đây sẽ là yếu tố quan trọng giúp tăng công suất phòng hiệu quả.

Kết luận

Công suất phòng là yếu tố để đánh giá mức độ hoạt động của khách sạn. Muốn tăng công suất phòng khách sạn nên cải thiện từ chính dịch vụ và chất lượng mang tới cho khách hàng. Bên cạnh đó căn cứ vào những yếu tố ảnh hưởng đến công suất phòng để có những phương án hợp lý nhằm cải thiện và nâng cao hiệu quả. Việc sử dụng phần mềm quản lý khách sạn để quản lý các kênh bán nhằm tiết kiệm thời gian và nhân lực cũng rất đáng cân nhắc. 

Phần mềm quản lý khách sạn eziHotel ngoài việc giúp quản lý vận hành khách sạn theo đúng quy trình. Mà với module Quản lý kênh bán eziCM giúp kết nối và đồng bộ quỹ phòng tới tất cả các kênh OTA truyền thống như Agoda, Booking.com, Expedia… Và sẽ hỗ trợ khách sạn mở rộng phạm vi kênh bán tới các ứng dụng du lịch số được VNLINK cung cấp cho đối tác lớn. Như:Travellink của Mobifone, TripV của VNPT, VOV Travel của VOV TV. Và ứng dụng đặt phòng trên các App ngân hàng: TP Bank, MB Bank, VP Bank, MSB Bank….  Nơi đã có sẵn hệ sinh thái với hàng chục triệu khách hàng đang sử dụng. Sử dụng eziCM , khách sạn sẽ quản lý và được giá bán và quỹ phòng, tránh trình trạng overbooking

Khách sạn sẽ được hiển thị quỹ phòng trống, thông tin khách sạn trên các ứng dụng này. Qua đây sẽ tiếp cận trực tiếp tới hàng chục triệu khách hàng đang truy cập vào ứng dụng. Khách hàng có thể đặt phòng – thanh toán trực tiếp tại đây và kết nối thẳng về eziHotel PMS. Qua đó giúp tăng cao khả năng bán phòng và đẩy mạnh doanh thu của khách sạn.

Tóm lại

Hiện nay phần mềm eziHotel đang có chính sách tặng 3 tháng dùng thử để các khách sạn sử dụng, trải nghiệm miễn phí. Còn chần chờ gì mà bạn chưa thử ngay app quản lý khách sạn hiệu quả này. Đăng ký ngay tại đây!

Website: ezihotel.vn hay fanpage: https://www.facebook.com/ezihotelpms 

Để tải ứng dụng trên các nền tảng:

Liên hệ với chúng tôi:

Xem thêm: 

6 tips giúp khách sạn giảm tình trạng hủy phòng đặt trực tuyến

7 tips giúp khách sạn bán phòng trên các kênh OTA hiệu quả