Bí quyết quản lý buồng phòng khách sạn hiệu quả

Trong ngành kinh doanh khách sạn đầy cạnh tranh, trải nghiệm của khách hàng là yếu tố sống còn quyết định sự thành công. Và tâm điểm của trải nghiệm đó chính là căn phòng họ ở – nơi cần sự sạch sẽ, tiện nghi và thoải mái tuyệt đối. Quản lý buồng phòng khách sạn hiệu quả không chỉ đơn thuần là giữ cho phòng sạch sẽ, mà là cả một nghệ thuật kết hợp giữa quy trình chuẩn, con người chuyên nghiệp và công nghệ hiện đại để tạo ra sự hài lòng vượt trội và tối ưu hóa lợi nhuận cho khách sạn. Cùng eziHotel tìm hiểu vai trò và bí quyết giúp quản lý buồng phòng hiệu quả.

Bộ phận buồng phòng là gì? 

Bộ phận buồng phòng (Housekeeping Department) là bộ phận chịu trách nhiệm về việc duy trì sự sạch sẽ, ngăn nắp, an toàn và thẩm mỹ của toàn bộ các phòng nghỉ, khu vực công cộng, lối đi và các không gian khác trong khách sạn.

Nhiều người thường lầm tưởng công việc của bộ phận này chỉ là “dọn dẹp”. Tuy nhiên, trên thực tế, họ chính là những người thầm lặng tạo nên “bộ mặt” và “linh hồn” cho khách sạn. Một căn phòng sạch tinh tươm, thơm tho với ga giường phẳng phiu, đồ đạc được sắp xếp gọn gàng chính là lời chào đón nồng hậu nhất, trực tiếp ảnh hưởng đến cảm nhận, sự hài lòng và quyết định quay trở lại của khách hàng. 

Đây không còn là một công việc mà bạn cần lập kế hoạch, thực hiện giao tiếp nhiều hơn giữa các bộ phận để tránh những sai lầm có thể xảy ra như quên dọn dẹp các phòng bẩn, không chuẩn bị kỹ khi  khách check in, check out. 

Nhiệm vụ và trách nhiệm của bộ phận buồng phòng

Để đảm bảo vận hành trơn tru, bộ phận buồng phòng gánh vác nhiều nhiệm vụ và trách nhiệm quan trọng, đảm bảo căn phòng “ mới” hoàn toàn, không sót lại bất kỳ “ dấu vết” gì của khách hàng thuê trước đó. Công việc cụ thể của bộ phận này bao gồm: 

Vệ sinh và bảo trì phòng khách

• Dọn dẹp hàng ngày: Làm sạch phòng theo các trạng thái khác nhau (phòng khách đang ở, phòng khách vừa trả, phòng trống bẩn). Công việc bao gồm thay ga giường, vỏ gối; lau dọn bụi bẩn, hút bụi sàn nhà, thảm; làm sạch khu vực vệ sinh, bổ sung vật dụng như xà phòng, dầu gội, giấy vệ sinh, nước uống.
• Tổng vệ sinh định kỳ: Vệ sinh sâu toàn bộ phòng theo lịch trình (hàng tháng, hàng quý) bao gồm giặt thảm, giặt rèm, lau chùi cửa sổ, tường, các thiết bị ít sử dụng.
• Kiểm tra và báo cáo hỏng hóc: Nhân viên buồng phòng là những người đầu tiên phát hiện các sự cố về trang thiết bị trong phòng (TV, điều hòa, đèn, vòi nước…). Họ có trách nhiệm ghi nhận và báo cáo ngay cho bộ phận kỹ thuật để kịp thời sửa chữa, đảm bảo trải nghiệm của khách không bị gián đoạn.

Vệ sinh khu vực công cộng

• Duy trì sự sạch sẽ cho các khu vực chung như sảnh, hành lang, thang máy, nhà vệ sinh công cộng, phòng hội nghị, nhà hàng…
• Đảm bảo các khu vực này luôn gọn gàng, sang trọng và an toàn cho khách hàng di chuyển.

Quản lý đồ vải và đồng phục

• Thu gom, phân loại và vận chuyển đồ vải bẩn (ga giường, khăn tắm, áo choàng…) đến khu vực giặt là.
• Tiếp nhận, kiểm tra chất lượng và sắp xếp đồ vải sạch vào kho.
• Quản lý việc giặt ủi, cấp phát đồng phục cho toàn bộ nhân viên khách sạn.

Quản lý đồ thất lạc

• Thu thập, ghi chép và lưu trữ các tài sản của khách để quên.
• Phối hợp với bộ phận lễ tân để thông báo và trao trả lại cho khách hàng.

Kinh nghiệm quản lý buồng phòng khách sạn hiệu quả

Quản lý hiệu quả bộ phận buồng phòng đòi hỏi nhà quản lý phải có tầm nhìn chiến lược và kỹ năng tổ chức xuất sắc. Dưới đây là một số kinh nghiệm quản lý buồng phòng khách sạn hiệu quả mà bạn không thể bỏ qua: 

Xây dựng quy trình vận hành chuẩn 

Xây dựng quy trình thao tác chuẩn chỉnh là kim chỉ nam cho mọi hoạt động. Một bộ quy trình chuẩn chi tiết sẽ đảm bảo tất cả nhân viên thực hiện công việc một cách nhất quán và đạt tiêu chuẩn chất lượng cao.

• Quy trình dọn phòng 10-12 bước: Chi tiết hóa từng bước từ gõ cửa, vào phòng, thu gom rác, thay đồ vải, lau bụi, làm sạch nhà tắm, hút bụi, kiểm tra lần cuối…
• Checklist kiểm tra chất lượng: Giám sát viên sử dụng checklist để đánh giá chất lượng phòng sau khi dọn, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào.
• Quy trình xử lý sự cố: Hướng dẫn cách xử lý các tình huống như khách treo biển “Không làm phiền” quá lâu, phát hiện đồ vật hỏng hóc, xử lý đồ thất lạc…

Đào tạo nhận sự liên tục, chuyên sâu

Con người là yếu tố cốt lõi. Đầu tư vào đào tạo là đầu tư vào chất lượng dịch vụ.

• Đào tạo ban đầu: Dành cho nhân viên mới về quy trình hoạt động, cách sử dụng hóa chất, thiết bị, và văn hóa dịch vụ của khách sạn.
• Đào tạo nâng cao: Tổ chức các buổi huấn luyện định kỳ về kỹ năng mới, cách xử lý tình huống khó, giao tiếp với khách hàng.
• Tạo động lực: Xây dựng chính sách khen thưởng, ghi nhận những cá nhân, đội nhóm làm việc xuất sắc để khích lệ tinh thần làm việc.

Phân công công việc thông minh và linh hoạt

• Dựa trên trạng thái phòng: Ưu tiên dọn các phòng khách yêu cầu sớm, phòng VIP, phòng khách vừa trả (check-out) để lễ tân có phòng bán.
• Dựa trên năng lực nhân viên: Giao số lượng phòng phù hợp với kinh nghiệm và tốc độ làm việc của từng người.
• Sử dụng công nghệ: Tận dụng phần mềm quản lý để cập nhật trạng thái phòng theo thời gian thực, giúp việc phân công nhanh chóng và chính xác.

Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác

• Lễ tân: Buồng phòng cần cập nhật nhanh chóng trạng thái phòng (sạch, bẩn, đang sửa chữa) cho lễ tân. Ngược lại, lễ tân thông báo các yêu cầu đặc biệt của khách, tình hình phòng sắp đến, sắp đi cho buồng phòng.
• Kỹ thuật : Phối hợp xử lý các yêu cầu sửa chữa trang thiết bị trong phòng để không ảnh hưởng đến việc bán phòng.

Mẹo dọn dẹp, sử dụng thiết bị và tìm vật tư phù hợp

Mẹo dọn dẹp chuyên nghiệp

• Quy tắc từ trên xuống dưới, từ trong ra ngoài: Lau bụi từ các bề mặt cao trước (tủ, kệ) rồi mới xuống thấp. Dọn dẹp từ phía trong cùng của phòng rồi lùi dần ra cửa.
• Sử dụng đúng hóa chất: Mỗi loại bề mặt (gỗ, kính, sứ…) cần loại hóa chất tẩy rửa phù hợp để đạt hiệu quả cao nhất và không gây hư hại.
• Tối ưu hóa xe đẩy dọn phòng: Sắp xếp tất cả vật dụng, hóa chất, đồ vải cần thiết lên xe một cách khoa học để không phải di chuyển nhiều lần, tiết kiệm thời gian và công sức.

Sử dụng thiết bị chuyên dụng

Đầu tư vào thiết bị hiện đại sẽ tăng năng suất và hiệu quả làm sạch đáng kể.

• Máy hút bụi công nghiệp: Lực hút mạnh, độ ồn thấp, có nhiều đầu hút phù hợp với các khu vực khác nhau (sàn, thảm, khe kẽ).
• Máy chà sàn, đánh bóng sàn: Giúp các khu vực sảnh, hành lang luôn sáng bóng, sạch sẽ.
• Máy giặt, sấy công nghiệp: Đảm bảo quá trình xử lý đồ vải nhanh chóng, hiệu quả, đặc biệt trong mùa cao điểm.

Tìm nguồn cung ứng vật tư vệ sinh

• Lựa chọn nhà cung cấp uy tín: Tìm các đối tác có danh tiếng, cung cấp sản phẩm chất lượng ổn định, có chứng nhận an toàn.
• Cân bằng giữa chi phí và chất lượng: Đừng chỉ chọn sản phẩm rẻ nhất. Hóa chất chất lượng cao có thể đắt hơn nhưng hiệu quả hơn, tiết kiệm công sức và bảo vệ bề mặt vật dụng tốt hơn.
• Cân nhắc sản phẩm thân thiện với môi trường: Đây là xu hướng được nhiều khách hàng quan tâm, giúp nâng cao hình ảnh thương hiệu của khách sạn.

Sử dụng hiệu quả phần mềm quản lý khách sạn

Trong kỷ nguyên số, việc quản lý thủ công bằng sổ sách hay bảng tính Excel đã trở nên lỗi thời và kém hiệu quả. Phần mềm quản lý khách sạn (PMS) với module quản lý buồng phòng chuyên biệt là một công cụ không thể thiếu.

• Cập nhật trạng thái phòng theo thời gian thực: Nhân viên dọn phòng có thể cập nhật trạng thái “sạch” ngay trên điện thoại hoặc máy tính bảng sau khi hoàn thành công việc. Lễ tân ngay lập tức nhìn thấy và có thể cho khách nhận phòng sớm, tăng sự hài lòng của khách và tối ưu hóa công suất phòng.
• Phân công công việc tự động: Dựa trên các thuật toán thông minh, phần mềm có thể tự động phân chia số lượng phòng cho từng nhân viên, đảm bảo sự công bằng và hiệu quả.
• Quản lý yêu cầu của khách: Mọi yêu cầu từ khách (thêm gối, dọn phòng…) được ghi nhận trên hệ thống và chuyển thẳng đến nhân viên phụ trách, tránh bỏ sót thông tin.
• Báo cáo và phân tích: Cung cấp các báo cáo chi tiết về hiệu suất làm việc của nhân viên, thời gian trung bình dọn một phòng, tình hình tiêu thụ vật tư… giúp nhà quản lý có dữ liệu để đưa ra quyết định cải tiến.

Quản lý buồng phòng khách sạn hiệu quả là một bài toán tổng hòa của nhiều yếu tố: quy trình chặt chẽ, con người tận tâm, công cụ hỗ trợ hiện đại và sự phối hợp nhịp nhàng. Bằng cách đầu tư đúng đắn vào việc xây dựng nền tảng vững chắc cho bộ phận buồng phòng, các khách sạn không chỉ tạo ra một không gian nghỉ dưỡng hoàn hảo làm hài lòng khách hàng mà còn tối ưu hóa được chi phí vận hành, nâng cao năng suất lao động và khẳng định vị thế thương hiệu trên thị trường. 

eziHotel – Phần mềm quản lý khách sạn đơn giản, hiệu quả phục vụ cho việc quản lý vận hành và kinh doanh khách sạn quy mô từ 1-4 sao. Hiện nay phần mềm eziHotel đang có chính sách tặng 3 tháng dùng thử để các khách sạn sử dụng, trải nghiệm miễn phí. Còn chần chờ gì mà bạn chưa thử ngay phần mềm quản lý khách sạn hiệu quả này. Đăng ký ngay tại đây!

Website: ezihotel.vn hay fanpage: https://www.facebook.com/ezihotelpms 

Để tải ứng dụng trên các nền tảng:

App Store: https://bit.ly/eziHotel-store

CH Play: https://bit.ly/eziHotel-Cplay

Liên hệ với chúng tôi:

Hotline hỗ trợ & tư vấn: 0247 108 1012

Email: info@vnlink.vn

Xem Thêm: