Báo cáo đầy đủ công việc của từng bộ phận trong khách sạn như thế nào?

Các bộ phận trong khách sạn đều có nhiệm vụ, công việc riêng nhưng đều có mục đích chung là phát triển khách sạn, đáp ứng, làm hài lòng nhu cầu của khách hàng với các dịch vụ mà khách sạn cung cấp.

Tìm hiểu công việc của từng bộ phận khách sạn

Bộ phận lễ tân khách sạn

Bộ phận lễ tân được coi là bộ mặt của khách sạn trong việc giao tiếp và tạo mối quan hệ với khách hàng, với nhà cung cấp và đối tác. Đây là bộ phận tiếp đón khách sạn, cầu nối giữa khách hàng với các dịch vụ của khách sạn, giữa các bộ phận với nhau trong khách sạn.

Bên cạnh đó, bộ phận lễ tân còn giúp giải quyết, quản lý các trợ thủ đắc lực trong việc tư vấn, giải quyết các vấn đề mà khách hàng đang gặp phải. Ghi nhận những đóng góp khách hàng đối với khách sạn…giúp chủ khách sạn hoặc nhà quản lý nắm bắt giữ tình hình khách lưu trú, thông tin về cơ cấu khách, nguồn khách từ đó đưa ra những chiến lược, kế hoạch mới nhằm mang lại những hiệu quả kinh doanh cao nhất cho khách sạn.

Công việc cụ thể của lễ tân khách sạn bao gồm:

• Đón tiếp, nhận, giải quyết yêu cầu của khách hàng và chuyển thông tin của khách hàng đến các bộ phận liên quan.
• Làm thủ tục đăng ký phòng và trả phòng, thu phí nếu khách hàng sử dụng các sản phẩm khác trong khách sạn.
• Lưu trữ thông tin của khách lên hệ thống phần mềm quản lý khách sạn, báo cáo với quản lý tình hình hoạt động.
• Phối hợp các bộ phận khác để cùng nhau hoàn thành nhiệm vụ.

 Bộ phận buồng phòng ( housekeeping)

Đây là bộ phận cung cấp sản phẩm dịch vụ chính tại khách sạn, giúp mang lại nguồn doanh thu cao nhất trong tổng doanh thu khách sạn. Việc trách nhiệm về nghỉ ngơi lưu trú của khách hàng tại khách sạn. Đồng thời phối hợp chặt chẽ, nhất quán với bộ phận lễ tân trong hoạt động bán và cung cấp dịch vụ buồng.

Công việc cụ thể bao gồm: 

• Chuẩn bị buồng phòng, đảm bảo luôn ở chế độ sẵn sàng đón tiếp khách lưu trú.
• Vệ sinh buồng phòng hàng ngày, các khu vực tiền sảnh và công cộng của khách sạn, đảm bảo cảnh quan sạch sẽ.
• Kiểm tra tình trạng phòng, các thiết bị, vật dụng, sản phẩm khác trong phòng khi làm vệ sinh.
• Nhận và giao các dịch vụ phục vụ khách, báo cho bộ phận lễ tân các vấn đề có liên quan.

 Bộ phận nhà hàng

Bộ phận này thường là bộ phận chuẩn bị, cung cấp thức ăn và đồ uống cho khách, nhân viên khách sạn. Thường sẽ chia làm 3 hoạt động chính bao gồm chế biến, lưu thông và tổ chức dịch vụ ăn uống tại khách sạn.

Ngoài ra, bộ phận còn cung cấp các dịch vụ khác như: tổ chức sự kiện, buffet cho hội thảo hay những bữa tiệc như year end party hay gala dinner theo yêu cầu của khách hàng.

 Bộ phận kế toán – tài chính

Đây là bộ phận quyết định đến các chiến lược về tài chính, tìm nguồn cho khách sạn, đồng thời phải tổng hợp, theo dõi, quản lý, báo cáo đầy đủ về các khoản thu, chi, công nợ…của khách sạn.

Nhiệm vụ cụ thể bao gồm:

• Lập ra các chứng từ trong việc hình thành và sử dụng vốn
• Lập chứng từ kết quả kinh doanh của từng bộ phận và toàn khách sạn
• Tổng hợp báo cáo doanh thu khách sạn theo tháng, quý và năm.

Bộ phận nhân sự

Đây là bộ phận chuyên quản lý và tuyển dụng nhân sự cho khách sạn. Bộ phận này cũng hỗ trợ ban hành các quy chế làm việc, quản lý các nhân viên đang có trong khách sạn như theo dõi, đánh giá nhân viên các bộ phận và tiếp nhận các ý kiến của cấp trên.

Bộ phận an ninh

Vai trò của bộ phận này chính là bảo vệ tài sản, đảm bảo an toàn cho khách hàng, khách sạn. Công việc cụ thể như:

• Trông, giữ xe cho nhân viên và khách đến khách sạn
• Canh gác, tuần tra theo ca, luôn trong tư thế sẵn sàng khi gặp sự cố
• Hỗ trợ khách hàng trong việc chuyển hành ký vào và ra khỏi khách sạn

 Bộ phận kinh doanh tổng hợp

– Là sự kết hợp giữa 2 bộ phận: Marketing và kinh doanh để lên kế hoạch nhằm tìm kiếm khách hàng tiềm năng, xây dựng các mục tiêu, chiến lược cụ thể để phát triển, mở rộng thị trường cho khách sạn.

– Nghiên cứu thị trường, đối thủ cạnh tranh và khảo sát khách hàng để đưa ra chiến lược mới, cải tiến nâng cao dịch vụ.

– Thống kê, phân tích và đánh giá hiệu quả kinh doanh của khách sạn.

 Bộ phận kỹ thuật

Bộ phận kỹ thuật chuyên quản lý, giám sát các hệ thống kỹ thuật và thiết bị trong khách sạn để đảm bảo vận hành tốt mà không gặp sự cố và trục trạch trong quá trình khách sạn hoạt động. 

• Bộ phận này cũng thường xuyên theo dõi, bảo trì các thiết bị trong khách sạn, sửa chữa các công cụ kịp thời khi có yêu cầu từ các bộ phận. 
• Bên cạnh đó, bộ phận này cũng có nhiệm vụ trang trí đèn sân khấu, chuẩn bị dàn âm thanh khi khách sạn có sự kiện, hội thảo họa các bữa tiệc.

Báo cáo công việc của các bộ phận như thế nào?

Có rất nhiều các bộ phận trong khách sạn, mỗi bộ phận lại có rất nhiều nhân viên, vậy làm sao chủ khách sạn hoặc nhà quản lý có một bức tranh tổng quan về toàn bộ nhân viên để có thể đánh giá, xem xét các hoạt động tại khách sạn của bạn?

Giải pháp đưa ra đó là các khách sạn nên tham khảo các phần mềm quản lý khách sạn eziHotel.

Mỗi bộ phận sẽ có một báo cáo riêng, chi tiết theo công việc của mình từ lễ tân, buồng phòng cho đến kho…Nhà quản trị khách hàng có thể đưa ra những quyết định kinh doanh kịp thời nhờ việc theo dõi các báo cáo liên quan đến công suất hoạt động của khách sạn.

• Dựa vào những báo cáo doanh thu, nhà quản lý khách sạn sẽ nắm rõ được tình hình kinh doanh của khách sạn trong khoảng thời gian nhất định từ việc ước lượng doanh thu, lợi nhuận trong tương lai cũng sẽ dễ dàng hơn.Ngoài ra, chủ khách sạn có thể kiểm soát tiền mặt thực tế mỗi ngày, tuần và tháng có trong khách sạn một cách đầy đủ, chi tiết đến từng mỗi ca nhân viên.
• Đối với báo cáo kho của eziHotel, bạn có thể dễ dàng quản lý hàng tồn, kiểm soát số lượng hàng tiêu thụ trong khách sạn một cách đầy đủ.
• Đối với báo cáo đặt phòng: Các bộ phận nhất là lễ tân có thể theo dõi được lượng phòng khách đến trong thời gian tới, từ nguồn nào ở các báo cáo về tình hình khách lưu trú.
• Bộ phần buồng phòng cũng nhanh chóng biết được phòng nào sạch và bẩn mà không mất quá nhiều thời gian. Phần mềm còn giúp quản lý đồ thất lạc tại khách sạn một cách hiệu quả.

Mọi bộ phận đều có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng điều quan trọng nhất là chủ khách sạn hoặc người quản lý cần biết cách phối hợp các bộ phận với nhau để thành hệ thống để vận hành khách sạn ổn định và vững chắc.

eziHotel – Phần mềm quản lý khách sạn đơn giản, hiệu quả phục vụ cho việc quản lý vận hành và kinh doanh khách sạn quy mô từ 1-4 sao. Hiện nay phần mềm eziHotel đang có chính sách tặng 3 tháng dùng thử để các khách sạn sử dụng, trải nghiệm miễn phí. Còn chần chờ gì mà bạn chưa thử ngay phần mềm quản lý khách sạn hiệu quả này. Đăng ký ngay tại đây!

Website: ezihotel.vn hay fanpage: https://www.facebook.com/ezihotelpms 

Để tải ứng dụng trên các nền tảng:

App Store: https://bit.ly/eziHotel-store

CH Play: https://bit.ly/eziHotel-Cplay

Liên hệ với chúng tôi:

Hotline hỗ trợ & tư vấn: 0247 108 1012

Email: info@vnlink.vn

Xem thêm: