5 Bước vàng giúp khách sạn kiểm soát hàng tồn trong kho hiệu quả

Trong môi trường cạnh tranh khốc liệt của ngành khách sạn, việc tối ưu hóa từng khâu vận hành là chìa khóa dẫn đến thành công. Giữa vô vàn yếu tố, kiểm soát hàng tồn trong kho cũng trở thành vấn đề nổi cộm ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và chất lượng dịch vụ cũng như lợi nhuận của khách sạn. Cùng  eziHotel tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

Tầm quan trọng của việc kiểm soát hàng tồn kho trong ngành khách sạn

Quản lý kho trong khách sạn không đơn thuần là việc đếm số lượng khăn tắm hay chai dầu gội. Nó là một bài toán về việc đảm bảo đúng mặt hàng, với số lượng phù hợp, ở đúng nơi và vào đúng thời điểm. Khi thực hiện tốt, việc kiểm soát hàng tồn kho mang lại vô số lợi ích thiết thực:

• Tối ưu hóa chi phí và giảm lãng phí: Việc theo dõi chặt chẽ hàng hóa giúp khách sạn tránh tình trạng đặt hàng thừa mứa, dẫn đến hết hạn sử dụng (đối với thực phẩm, đồ uống) hoặc hư hỏng, lỗi thời. Đồng thời, nó cũng hạn chế tình trạng thiếu hụt đột ngột, phải mua hàng gấp với giá cao.
• Đảm bảo chất lượng dịch vụ nhất quán: Hãy tưởng tượng một khách hàng yêu cầu thêm một chiếc khăn tắm và nhận được câu trả lời “hết hàng”, hoặc nhà hàng không thể phục vụ một món ăn trong thực đơn vì thiếu nguyên liệu. Những tình huống này gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến trải nghiệm và sự hài lòng của khách hàng. Kiểm soát tồn kho hiệu quả đảm bảo mọi vật dụng, từ đồ dùng trong phòng, minibar đến nguyên liệu F&B, luôn sẵn sàng phục vụ.
• Ngăn chặn thất thoát và gian lận: Một quy trình xuất, nhập, kiểm kê kho minh bạch, rõ ràng sẽ giảm thiểu tối đa nguy cơ mất mát, trộm cắp nội bộ. Việc quy trách nhiệm cụ thể cho từng cá nhân và đối chiếu số liệu thường xuyên là biện pháp răn đe hiệu quả.
• Cải thiện dòng tiền: Hàng tồn kho chính là tiền. Lượng hàng tồn trữ quá lớn đồng nghĩa với việc một lượng vốn đáng kể đang bị “đóng băng”. Bằng cách duy trì mức tồn kho hợp lý, khách sạn có thể giải phóng dòng tiền để tái đầu tư vào các hoạt động kinh doanh khác.
• Hỗ trợ ra quyết định chiến lược: Dữ liệu từ việc quản lý kho cung cấp cho ban lãnh đạo cái nhìn sâu sắc về xu hướng tiêu thụ, mức độ sử dụng của từng mặt hàng. Dựa trên đó, họ có thể đưa ra các quyết định mua hàng thông minh, đàm phán giá tốt hơn với nhà cung cấp và xây dựng kế hoạch kinh doanh chính xác hơn.

Phân loại hàng tồn kho cơ bản trong ngành khách sạn

Để quản lý hiệu quả, trước hết cần nhận diện các nhóm hàng tồn kho chính trong một khách sạn:

• Bộ phận F&B (Thực phẩm và Đồ uống): Đây là nhóm hàng phức tạp và có yêu cầu bảo quản khắt khe nhất, bao gồm nguyên liệu tươi sống, thực phẩm khô, đồ hộp, gia vị, và các loại đồ uống (rượu, bia, nước giải khát).
• Bộ phận Buồng phòng (Housekeeping): Bao gồm các vật dụng ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm lưu trú của khách như khăn tắm, ga giường, chăn, gối, áo choàng tắm, và các vật phẩm amenities (dầu gội, sữa tắm, bàn chải…).
• Đồ dùng, vật tư tiêu hao: Gồm các sản phẩm vệ sinh, hóa chất tẩy rửa, văn phòng phẩm, bóng đèn, pin và các vật tư phục vụ cho hoạt động hàng ngày của các bộ phận.
• Công cụ, dụng cụ và tài sản cố định: Các thiết bị có giá trị lớn hơn như bát đĩa, ly tách, dụng cụ nhà bếp, thiết bị điện tử… cũng cần được theo dõi và kiểm kê định kỳ để quản lý khấu hao và thay thế.

Xây dựng quy trình kiểm soát hàng tồn kho chuẩn 5 bước 

Một quy trình quản lý kho hiệu quả cần được xây dựng một cách hệ thống và áp dụng nhất quán. Dưới đây là 5 bước cốt lõi:

Bước 1: Lập kế hoạch và dự đoán nhu cầu sử dụng trong thời gian cụ thể 

Dựa trên dữ liệu lịch sử, công suất phòng dự kiến, các sự kiện sắp diễn ra và xu hướng theo mùa, bộ phận quản lý cần dự báo nhu cầu sử dụng cho từng mặt hàng. Điều này giúp việc đặt hàng trở nên chủ động và chính xác hơn.

Bước 2: Quy trình nhập kho chặt chẽ

• Yêu cầu mua hàng: Mọi yêu cầu mua hàng phải được phê duyệt bởi cấp quản lý có thẩm quyền.
• Kiểm tra khi nhận hàng: Nhân viên kho phải kiểm tra kỹ lưỡng số lượng, chất lượng, hạn sử dụng của hàng hóa so với đơn đặt hàng và hóa đơn. Lập biên bản nhận hàng chi tiết.
• Lập phiếu nhập kho: Mọi thông tin về hàng hóa (tên, số lượng, ngày nhập, nhà cung cấp) phải được ghi nhận và cập nhật ngay lập tức vào hệ thống (sổ sách hoặc phần mềm).

Bước 3: Lưu trữ và bảo quản khoa học

• Áp dụng nguyên tắc FIFO/FEFO: “Nhập trước, xuất trước” (First-In, First-Out) hoặc “Hết hạn trước, xuất trước” (First-Expired, First-Out) là nguyên tắc vàng để tránh hàng hết hạn, đặc biệt với ngành F&B.
• Sắp xếp kho ngăn nắp: Xây dựng sơ đồ kho, phân chia khu vực cho từng loại hàng hóa. Hàng hóa cần được sắp xếp gọn gàng, có nhãn mác rõ ràng để dễ tìm kiếm và kiểm tra.
• Đảm bảo điều kiện bảo quản: Duy trì nhiệt độ, độ ẩm phù hợp cho từng loại hàng hóa để đảm bảo chất lượng.

Bước 4: Quy trình xuất kho rõ ràng

Mọi yêu cầu xuất kho từ các bộ phận phải được thực hiện thông qua phiếu yêu cầu và có sự xác nhận của người phụ trách. Thủ kho căn cứ vào phiếu để xuất hàng và ghi nhận lại trên hệ thống, đảm bảo số liệu tồn kho luôn được cập nhật theo thời gian thực.

Bước 5: Kiểm kê và báo cáo định kỳ

• Kiểm kê thường xuyên: Thực hiện kiểm kê định kỳ (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng) tùy thuộc vào tính chất của mặt hàng. Việc đối chiếu giữa số liệu thực tế và số liệu trên hệ thống giúp phát hiện sai lệch và tìm ra nguyên nhân để khắc phục kịp thời.
• Lập báo cáo tồn kho: Các báo cáo về nhập – xuất – tồn, báo cáo hàng hóa sắp hết hạn, hàng hóa chậm luân chuyển… cung cấp dữ liệu quý giá cho nhà quản lý để đưa ra các điều chỉnh cần thiết.

Ứng dụng công nghệ vào quản lý kho hiệu quả

Trong kỷ nguyên số, việc quản lý kho thủ công bằng sổ sách không còn hiệu quả và tiềm ẩn nhiều rủi ro sai sót. Các phần mềm quản lý khách sạn (PMS) hiện đại thường tích hợp module quản lý kho chuyên nghiệp, mang lại nhiều lợi ích vượt trội:

• Tự động hóa quy trình: Tự động cập nhật số liệu tồn kho ngay khi có giao dịch nhập, xuất, giúp giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công.
• Theo dõi thời gian thực: Nhà quản lý có thể nắm bắt tình hình tồn kho ở bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào.
• Cảnh báo thông minh: Hệ thống tự động cảnh báo khi hàng tồn kho xuống dưới mức tối thiểu hoặc sắp hết hạn sử dụng.
• Báo cáo trực quan: Cung cấp các báo cáo phân tích chi tiết, giúp nhà quản lý dễ dàng nắm bắt tình hình và đưa ra quyết định nhanh chóng.

Kiểm soát hàng tồn trong kho không phải là một công việc đơn giản, nhưng nó là một khoản đầu tư xứng đáng cho bất kỳ khách sạn nào muốn hoạt động hiệu quả và bền vững. Bằng cách xây dựng một quy trình bài bản, đào tạo nhân viên chuyên nghiệp và ứng dụng sức mạnh của công nghệ, các nhà quản lý có thể biến kho hàng từ một trung tâm chi phí thành một lợi thế cạnh tranh, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ và tối đa hóa lợi nhuận cho khách sạn của mình. 

eziHotel – Phần mềm quản lý khách sạn đơn giản, hiệu quả phục vụ cho việc quản lý vận hành và kinh doanh khách sạn quy mô từ 1-4 sao. Hiện nay phần mềm eziHotel đang có chính sách tặng 3 tháng dùng thử để các khách sạn sử dụng, trải nghiệm miễn phí. Còn chần chờ gì mà bạn chưa thử ngay phần mềm quản lý khách sạn hiệu quả này. Đăng ký ngay tại đây!

Website: ezihotel.vn hay fanpage: https://www.facebook.com/ezihotelpms 

Để tải ứng dụng trên các nền tảng:

App Store: https://bit.ly/eziHotel-store

CH Play: https://bit.ly/eziHotel-Cplay

Liên hệ với chúng tôi:

Hotline hỗ trợ & tư vấn: 0247 108 1012

Email: info@vnlink.vn

Xem Thêm: