Khó khăn trong quản lý khách sạn và giải pháp tối ưu hóa hoạt động

Quản lý khách sạn theo kiểu truyền thống gặp nhiều khó khăn, tốn thời gian, với khối lượng công việc lớn khiến chủ khách sạn khó đưa ra quyết định. Trong bài viết này, cũng eziHotel tìm hiểu những khó khăn ấy là gì? và nó ảnh hưởng như nào đến việc kinh doanh khách sạn. Phần mềm quản lý khách sạn sẽ là giải pháp toàn diện giúp tối ưu quy trình hoạt động và nâng cao chất lượng dịch vụ cho khách sạn của bạn.

Khó khăn mà khách sạn thường gặp khi quản lý theo kiểu truyền thống

Quản lý khách sạn không chỉ cần kiểm soát số phòng, nhân viên hay việc chăm sóc khách hàng mà quan trọng là sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận trong khách sạn để đảm bảo quy trình vận hành khách sạn một cách trơn tru mang lại hiệu quả cao nhất. Nếu bạn đang quản lý khách sạn theo kiểu truyền thống bạn sẽ thấy khách sạn của mình đang gặp phải không ít các vấn đề.

Quản lý đặt phòng và các dịch vụ khách hàng

Các khách sạn ngày nay phần lớn đều tham gia bán phòng qua nhiều kênh khác nhau như bán qua các đại lý TA hay các kênh du lịch trực tuyến OTA như Booking.com, Agoda, Traveloka…hoặc các kênh đặt phòng trực tiếp trên website của khách sạn qua điện thoại. Việc quản lý nhiều kênh nếu không có hệ thống đồng bộ sẽ rất dễ dẫn đến tình trạng đặt phòng chồng chéo hoặc gặp tình trạng overbooking.

Cũng có nhiều vấn đề mà quản lý khách sạn cần để ý như xử lý các tình huống, sự cố mà khách hàng hay gặp phải, yêu cầu đổi phòng, muốn ở khách sạn lâu hơn và các thắc mắc về hóa đơn. Nếu khách sạn không có quy trình làm việc rõ ràng việc này bạn sẽ gặp khó khăn khi giải quyết và đảm bảo được sự hài lòng của khách hàng gây ảnh hưởng trực tiếp đến danh tiếng khách sạn.

Quản lý nhân viên chưa chuẩn

Khách sạn tại nhiều địa phương thường gặp phải tình trạng thiếu hụt lao động có kinh nghiệm. Khi xã hội ngày càng phát triển thì việc tìm kiếm, giữ chân nhân viên là một thách thức không hề nhỏ. Nếu không có đủ số lượng nhân viên, việc duy trì chất lượng dịch vụ càng khó. 

Việc phân chia công việc giữa các nhân viên trong từng bộ phận hay theo dõi hiệu suất công việc của từng người cũng là bài toán đau đầu, nhất là đối với các khách sạn lớn khi có nhiều bộ phận tách biệt nhau như bộ phận lễ tân, buồng phòng, kho, kế toán…yêu cầu cần có độ chính xác và tính linh hoạt cao.

Quản lý chi phí và tài chính

Khi vận hành khách sạn bạn sẽ thấy có rất nhiều các khoản chi phí cố định cần phải chi tiêu như tiền lương nhân viên, tiền điện nước, chi phí bảo trì…hoặc các khoản chi phí phát sinh. Việc này khách sạn yêu cầu cần có một hệ thống báo cáo chi tiết và tỉ mỉ để đảm bảo lợi nhuận và duy trì hoạt động ổn định.

Ngoài ra, các chi phí khi chạy chiến dịch marketing hay các chi phí dự tính trong tương lai cũng khá phức tạp, nhất là khách sạn cũng phải tính toán đến các yếu tố biến động bên ngoài, cũng khiến nhà quản lý phải đau đầu nếu chưa tìm được giải pháp và điều này ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và lợi nhuận.

Phần mềm quản lý khách sạn – giải pháp toàn diện cho khách sạn của bạn

Ứng dụng công nghệ vào quản lý khách sạn không chỉ giúp giảm bớt gánh nặng công việc mà còn mang lại hiệu quả vượt trội trong việc tối ưu hóa quy trình và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Dưới đây là những lợi ích mà phần mềm quản lý khách sạn mang lại.

Tối ưu quy trình vận hành khách sạn

Phần mềm quản lý khách sạn đã trở thành công cụ đắc lực giúp tự động hóa quy trình vận hành và tăng hiệu quả làm việc một cách rõ rệt. Các tính năng như quản lý đặt phòng, báo cáo công việc, quản lý nhân sự, quản lý kho…đều được tích hợp trong một phần mềm duy nhất giúp chủ khách sạn dễ dàng nắm bắt tình hình hoạt động của khách sạn mà không cần sử dụng đến quá nhiều các công cụ riêng lẻ.

Thanh toán trực tiếp thông qua phần mềm quản lý

Việc tích hợp này giúp đơn giản hóa các quy trình thanh toán cho khách hàng, giảm thiểu sai sót, đa dạng các hình thức thanh toán như thẻ tín dụng, ví điện tử và các kênh thanh toán trực tuyến khác mang lại sự thuận tiện tối đa cho khách lưu trú tại đây.

Quản lý nhân viên một cách hiệu quả hơn 

• Tối ưu quy trình vận hành khách sạn, tiết kiệm thời gian: Sử dụng phần mềm giúp tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại như phân công ca làm việc, theo dõi lịch trình và điều phối nhân sự hợp lý hơn. 
• Bảng phân công, báo cáo công việc rõ ràng hỗ trợ quản lý theo dõi năng suất làm việc, đánh giá chất lượng từng nhân viên đảm bảo tính linh hoạt và tránh chồng chéo công việc giữa các nhân viên trong cùng một bộ phận.
• Báo cáo công việc theo ngày, theo tháng đơn giản nhưng vẫn đầy đủ để dễ dàng đánh giá năng lực, hiệu quả công việc của từng nhân viên.

Quản lý đặt phòng, nhanh chóng giải quyết các vấn đề phát sinh tại khách hàng

Quản lý đa kênh các kênh bán phòng: Đồng bộ các kênh bán phòng để chủ khách sạn dễ dàng điều chỉnh thông tin đặt phòng trên từng kênh khác nhau như Booking,com, Agoda, Traveloka. Điều này giúp khách sạn tránh được tình trạng overbooking từ các kênh và dễ dàng tối ưu công suất phòng. Cũng nhờ tính năng này mà nhân viên tập trung hơn vào việc chăm sóc khách hàng, nâng cao trải nghiệm khách hàng. 

Giải quyết nhanh chóng các vấn đề về tài chính, doanh thu khách sạn

• Dễ dàng theo dõi chi phí và lợi nhuận: Các thông tin về tài chính, doanh thu, các chi phí cố định, phát sinh đều được cập nhật liên tục và có sẵn trên các hệ thống phần mềm. Điều này giúp chủ khách sạn dễ dàng theo dõi dòng tiền và đưa ra quyết định tài chính kịp thời.
• Tích hợp thanh toán và hạn chế sai sót: Phần mềm quản lý hỗ trợ tích hợp đa dạng các phương thức thanh toán như thẻ tín dụng, ví điện tử, các cổng thanh toán trực tuyến giúp hạn chế tối đa các sai sót trong giao dịch và đảm bảo tính bảo mật trong quá trình thanh toán.
• Tối ưu lợi nhuận: Nhờ khả năng quản lý và đồng bộ kênh bán, khách sạn có thể tối ưu hóa doanh thu, giảm chi phí nhờ kênh bán phòng trực tiếp mà không mất phí hoa hồng cho các đại lý trung gian.

Vì sao bạn nên chọn phần mềm quản lý khách sạn eziHotel? 

Hiện nay trên thị trường có nhiều phần mềm quản lý khách sạn cho bạn lựa chọn, tuy nhiên làm sao để tìm được phần mềm nào phù hợp với khách sạn của mình lại là một câu hỏi khó. Phần mềm quản lý eziHotel mang đến những tính năng nổi bật và phù hợp với nhu cầu của từng môi hình khách sạn, từ nhỏ đến các chuỗi khách sạn lớn.

Phần mềm tích hợp đa dạng nhiều tính năng

eziHotel không chỉ hỗ trợ kiểm soát phòng trống, tối ưu quy trình check-in/check – out, mà còn giúp lưu trữ, kiểm soát các thông tin khách sạn, lịch sự đặt phòng. Phần mềm tích hợp tính năng quản lý kênh bán phòng giúp đồng bộ tình trạng phòng cũng như giá phòng trên các kênh bán phòng online. Sự đồng bộ hai chiều giúp khách sạn hạn chế tình trạng dịch vụ khách hàng và cải thiện doanh thu khách sạn hiệu quả. 

Phần mềm áp dụng công nghệ mới nhất, tích hợp các hệ thống tạo ra sản phẩm vận hành theo quy trình chặt chẽ giúp quản lý khách sạn tối ưu, tổng thể, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu suất bán phòng.

Giao diện đơn giản, thân thiện, dễ dùng

Với giao diện thân thiện, đơn giản, dễ hiểu, eziHotel giúp người dùng làm quen, thành thạo nhanh chóng mà không mất quá nhiều thời gian đào tạo. Các thao tác tính năng riêng biệt, màu sắc, icon riêng giúp quản lý hàng ngày, đặt phòng phân bố nhân viên theo dõi tình trạng kinh doanh một cách linh hoạt và tiện lợi.

Hệ sinh thái tính năng đa dạng dành cho khách sạn

Phần mềm eziHotel được tích hợp nhiều tính năng giúp tối ưu quy trình vận hành khách sạn, ngoài ra còn nâng cao trải nghiệm khách hàng tại khách sạn của bạn.

• eziHotel PMS: Quản lý toàn bộ hoạt động của khách sạn từ nhân sự đến kinh doanh, vận hành trên đa nền tảng

• eziCM: Hệ thống quản lý kênh bán eziCM cho phép đồng bộ giá, quỹ phòng tới các kênh OTA các kênh bán và ứng dụng đặt phòng trên các app ngân hàng.

• eziSmart: Giải pháp tích hợp quản lý điện phòng chống thất thoát, kết nối điều khiển hệ thống điện, các thiết bị điện phòng – khóa thẻ từ – Hotel TV

• eziPOS: cho phép quản lý và kết nối các điểm bán trong khách sạn như: nhà hàng, quán bar, cafe, … 
• eziInvoice- Smartlog: kết nối PMS với những phần mềm xuất hóa đơn điện tử lớn nhất hiện nay, xuất hóa đơn điện tử theo thời gian thực. 

Trên đây, chúng tôi đã giúp bạn tìm hiểu những  khó khăn trong quá trình quản lý khách sạn thường gặp phải. Hy vọng với những thông tin này sẽ giúp các chủ khách sạn và quản lý khách sạn có thêm thông tin và giải pháp để quản lý cũng như vận hành khách sạn tốt hơn.

eziHotel – Phần mềm quản lý khách sạn đơn giản, hiệu quả phục vụ cho việc quản lý vận hành và kinh doanh khách sạn quy mô từ 1-4 sao. Hiện nay phần mềm eziHotel đang có chính sách tặng 3 tháng dùng thử để các khách sạn sử dụng, trải nghiệm miễn phí. Còn chần chờ gì mà bạn chưa thử ngay phần mềm quản lý khách sạn hiệu quả này. Đăng ký ngay tại đây!

Website: ezihotel.vn hay fanpage: https://www.facebook.com/ezihotelpms 

Để tải ứng dụng trên các nền tảng:

App Store: https://bit.ly/eziHotel-store

CH Play: https://bit.ly/eziHotel-Cplay

Liên hệ với chúng tôi:

Hotline hỗ trợ & tư vấn: 0247 108 1012

Email: info@vnlink.vn

Xem thêm: