Chargeback là gì? Tất tần tật về Chargeback trong khách sạn

Chargeback một thuật ngữ khá quen thuộc trong lĩnh vực kinh doanh và khách sạn. Tuy nhiên, nhiều người cũng chưa hiểu hết về thuật ngữ này. Vậy Chargeback là gì? Nó có vai trò và tác động như thế nào tới kinh doanh khách sạn? Có những biện pháp nào để phòng tránh và xử lý khi xảy ra tình trạng này? Hãy cùng eziHotel tìm hiểu trong bài viết dưới đây!

Chargeback là gì?

Chargeback hay bồi hoàn tiền là một thuật ngữ chỉ việc khách hàng yêu cầu ngân hàng hủy bỏ giao dịch đã được thực hiện trước đó. Trong kinh doanh khách sạn, chargeback xảy ra trong trường hợp khách hàng đã thanh toán dịch vụ, phòng. Nhưng sau đó hủy và yêu cầu ngân hàng hoàn lại số tiền đã thanh toán. Trường hợp này xảy ra sẽ rất ảnh hưởng đến khách sạn làm mất đi một phần doanh thu và kéo theo nhiều rắc rối khác.

Quy trình diễn ra Chargeback

Quy trình diễn ra Chargeback sẽ theo 5 bước sau:

Bước 1: Khách yêu cầu hoàn tiền

Khách hủy đơn đặt phòng đã thực hiện trước đó. Tiếp theo khách hàng liên hệ với ngân hàng mà đã thực hiện giao dịch để yêu cầu hoàn lại tiền của mình.

Bước 2: Ngân hàng truy xuất, điều tra thông tin

Sau khi nhận được yêu cầu hoàn tiền ngân hàng sẽ tiến hành điều tra để xác thực. Quá trình này nhằm xác minh tính hợp lệ của yêu cầu hoàn tiền từ khách hàng.

Bước 3: Ngân hàng gửi yêu cầu Chargeback

Nếu yêu cầu hoàn tiền chính xác và được chấp thuận, ngân hàng sẽ gửi yêu cầu bồi hoàn tiền đến ngân hàng của khách sạn.

Bước 4: Nhà cung cấp dịch vụ phản hồi yêu cầu

Sau khi nhận yêu cầu từ ngân hàng, nhà cung cấp dịch vụ sẽ có một khoảng thời gian nhất định để xem xét và cung cấp các bằng chứng chứng minh giao dịch hợp lệ.

Bước 5: Đưa ra quyết định

Sau khi xem xét mọi thông tin, bằng chứng ngân hàng sẽ đưa ra quyết định cuối cùng rằng có chấp nhận yêu cầu chargeback của khách hay không. Trong trường hợp không chấp nhận hay thông tin không hợp lệ sẽ có văn bản phản hồi lại cho khách hàng. Còn trong trường hợp chấp nhận, ngân hàng sẽ tiến hành bồi hoàn tiền cho khách.

Nguyên nhân dẫn đến Chargeback

Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng khách hàng muốn bồi hoàn tiền trong khách sạn. Khách sạn nên tìm hiểu để biết những nguyên nhân này để có biện pháp khắc phục. Dưới đây là một số nguyên nhân chính:

Chất lượng dịch vụ không đáp ứng: Khách hàng thấy không hài lòng về phòng nghỉ, chất lượng dịch vụ hay các tiện ích đi kèm
Tranh chấp về hóa đơn: Khách hàng thấy không hợp lý, không đồng ý với số tiền thanh toán. Hay các khoản phụ phí, phụ thu, các chi phí phát sinh khác
Gian lận thẻ: Thẻ dùng để thanh toán là thẻ không hợp lệ hoặc thẻ đã bị đánh cắp
Khách hàng quên giao dịch: Khách hàng đã thực hiện giao dịch nhưng có những lý do làm họ bị quên giao dịch đó. Sau đó phát hiện và muốn yêu cầu hoàn tiền.
Lỗi hệ thống: Xảy ra các lỗi kỹ thuật trong quá trình thanh toán hoặc xử lý giao dịch.

Tác động của Chargeback tới kinh doanh khách sạn

Khi Chargeback xảy ra sẽ gây nên rất nhiều tác động tiêu cực đến hoạt động kinh doanh khách sạn, cụ thể như:

Giảm doanh thu: Đây có lẽ là hậu quả rõ thấy nhất của chargeback
Tăng chi phí: Tất cả các loại chi phí khách sạn phải chịu từ phí xử lý chargeback, phí rút lại tiền và các chi phí phát sinh khác.
Tiêu tốn thời gian và nhân lực: Khi có những khiếu nại, tranh chấp về vấn đề bồi hoàn tiền khách sạn phải tốn thời gian và nhân lực để xử lý.
Giảm uy tín: Khi tỷ lệ khách đòi bồi hoàn tiền cao sẽ làm giảm uy tín của khách sạn trong mắt đối tác cũng như khách hàng.
Rủi ro khóa tài khoản: Trong trường hợp xảy ra quá nhiều yêu cầu chargeback tài khoản thanh toán của khách sạn có thể bị khóa.

Giải pháp phòng tránh và xử lý Chargeback

Có thể thấy Chargeback ảnh hưởng rất nhiều tới kinh doanh khách sạn. Chính vì vậy, khách sạn cần có những biện pháp để giảm thiểu rủi ro. Ví dụ như:

Xác thực thông tin khách hàng: Khi khách hàng thực hiện đặt phòng yêu cầu họ cung cấp đầy đủ thông tin cá nhân và xác nhận thông tin qua nhiều kênh khác nhau
Cung cấp dịch vụ chất lượng: Khách sạn cần đảm bảo chất lượng phòng ốc, các dịch vụ, tiện nghi. Bên cạnh đó, luôn lắng nghe ý kiến phản hồi của khách hàng để có những cải thiện đáp ứng nhu cầu mang lại sự thoải mái cho khách hàng.
Lưu giữ bằng chứng giao dịch: Khách sạn cần lưu giữ đầy đủ hóa đơn, biên bản giao nhận và các giấy tờ liên quan. Để làm bằng chứng trong trường hợp xảy ra những tranh chấp không đáng có.
Sử dụng phần mềm quản lý khách sạn: Một cách rất hiệu quả chính là sử dụng phần mềm quản lý khách sạn. Nó sẽ giúp bạn quản lý thông tin khách hàng, thông tin giao dịch một cách hiệu quả và tự động hóa các quy trình. Từ đó tiết kiệm thời gian, chi phí và nhân lực.
Lựa chọn cổng thanh toán uy tín: Khi sử dụng khách sạn nên lựa chọn các cổng thanh toán có hệ thống bảo mật cao, hỗ trợ xử lý tranh chấp hiệu quả.

Vai trò của phần mềm quản lý khách sạn trong việc giảm thiểu Chargeback

Hiện nay, có rất nhiều phần mềm quản lý khách sạn chuyên nghiệp có tích hợp cổng thanh toán. Điều này có vai trò quan trọng trong việc giảm thiểu rủi ro Chargeback. Bên cạnh đó phần mềm có các tính năng trợ giúp như:

Xác thực thông tin khách hàng: Khi nhập thông tin vào phần mềm nó sẽ tự động so sánh thông tin trên thẻ với thông tin khách hàng cung cấp.
Tích hợp cổng thanh toán: Phần mềm sẽ kết nối với các cổng thanh toán uy tín để đảm bảo an toàn cho giao dịch. Gửi các cảnh báo liên quan tới thẻ thanh toán có lịch sử xấu,…
QUản lý giao dịch: Theo dõi và quản lý tất cả các giao dịch thật chi tiết và rõ ràng
Báo cáo: Hệ thống báo cáo chi tiết và đầy đủ về doanh thu, chargeback. Giúp khách sạn nhanh chóng phát hiện các vấn đề và đưa ra các giải pháp
Hỗ trợ xử lý bảo vệ quyền lợi khách sạn: Khi kết nối và sử dụng phần mềm quản lý khách sạn có tích hợp cổng thanh toán khách sạn sẽ được tư vấn, hỗ trợ xử lý các yêu cầu hoặc tranh chấp, kiện cáo liên quan đến bồi hoàn tiền.

Tổng kết

Chargeback là một tình huống không khách sạn nào muốn gặp phải mang lại nhiều khó khăn cho hoạt động kinh doanh. Chính vì vậy, việc áp dụng các biện pháp phòng tránh và xử lý cùng với sử dụng công cụ hỗ trợ sẽ giúp giảm thiểu rủi ro khi Chargeback xảy ra. Từ đó, đảm bảo doanh thu và nang cao uy tín của khách sạn. Hy vọng với những thông tin eziHotel chia sẻ sẽ giúp khách sạn tìm được biện pháp phù hợp để phát triển kinh doanh khách sạn của bạn.

eziHotel – Phần mềm quản lý khách sạn đơn giản, hiệu quả phục vụ cho việc quản lý vân hành và kinh doanh khách sạn quy mô từ 1-4 sao. Hiện nay phần mềm eziHotel đang có chính sách tặng 3 tháng dùng thử để các khách sạn sử dụng, trải nghiệm miễn phí. Còn chần chờ gì mà bạn chưa thử ngay phần mềm quản lý khách sạn hiệu quả này. Đăng ký ngay tại đây!

Website: ezihotel.vn hay fanpage: https://www.facebook.com/ezihotelpms

Để tải ứng dụng trên các nền tảng:

App Store: https://bit.ly/eziHotel-store

CH Play: https://bit.ly/eziHotel-Cplay

Liên hệ với chúng tôi:

Hotline hỗ trợ & tư vấn: 0247 108 1012

Email: info@vnlink.vn