7 Tip cải thiện hoạt động bộ phận lễ tân khách sạn trong năm 2025

Lễ tân không chỉ là bộ mặt của khách sạn mà còn là nơi tồn tại nhiều khó khăn và thách thức nhất, ảnh hưởng trực tiếp đến các hoạt động của khách sạn. Làm sao để có thể cải thiện hoạt động lễ tân luôn là câu hỏi của nhiều chủ khách sạn và nhà quản lý. Cùng eziHotel tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây nhé!

Khách hàng đến check in tại khách sạn của bạn, điều quan trọng là bạn cần tạo được ấn tượng đầu tiên tuyệt vời và cung cấp các trải nghiệm phù hợp nhất với những gì mà khách hàng mong đợi. 

Có rất nhiều cách giúp bộ phận lễ tân khách sạn của bạn cải thiện hoạt động công việc, giúp đáp ứng tốt hơn mong đợi và tiết kiệm hơn thời gian cho khách hàng của bạn. Dưới đây là 7 tip cải thiện hoạt động bộ phận lễ tân khách sạn trong năm 2025 mà bạn có thể thử.

Vì sao bạn cần cải thiện hoạt động lễ tân khách sạn

Khi bạn đặt mình vào vị trí của khách lưu trú, bạn có thể dễ dàng hình dung hành trình của khách hàng về những gì tiếp theo. Ví dụ như một khách hàng đi công tác, có thể mong đợi một dịch vụ phòng không cần quá cao cấp nhưng yêu cầu về không gian sạch sẽ, yên tĩnh, wifi nhanh. Đối với một cặp đôi đang đi hưởng tuần trăng mật họ lại mong muốn một căn phòng ấm áp, sang trọng và có thêm những gợi ý về nhà hàng địa phương tuyệt vời. Còn đối với gia đình có em nhỏ, họ lại muốn khách sạn có những trải nghiệm thân thiện hơn dành cho trẻ em.

Trên thực tế, khi du khách của bạn mong muốn điều gì, thì người tạo ấn tượng đầu tiên đối với họ chính là bộ phận lễ tân và thực hiện những dịch vụ và khách sạn đã giới thiệu trước đó, cam kết khi khách đặt phòng. Nắm rõ chân dung khách hàng, bạn sẽ tương tác với khách hàng nhiều hơn, hiểu được lý do vì sao khách hàng lựa chọn khách sạn của bạn. Đây cũng là lý do quan trọng để bạn có để đảm bảo đáp ứng kỳ vọng của họ.

Công việc của lễ tân khá nhiều từ nhận phòng, trả phòng, quản lý phòng, tỷ giá, giao tiếp với khách và xử lý kế toán… và nhiều hành động hơn vì còn phụ thuộc vào hành vi của khách đặt phòng. Yêu cầu đặt ra, bạn cần cải thiện, đảm bảo các hoạt động cần được tối ưu để mang lại hiệu quả tốt nhất.

7 Tip để cải thiện hoạt động bộ phận lễ tân khách sạn

Hãy là một người biết lắng nghe

Các khách sạn thường rất “ kiêng dè” các đánh giá xấu từ trang truyền thông. Tuy nhiên, dù là tiêu cực hay tích tích, bạn đều có thể nhìn thấy “ vàng” trong bài đánh giá. Việc lắng nghe những gì khách lưu trú nói khi trả phòng hoặc các phản hồi trên hệ thống đóng vai trò quan trọng giúp khách sạn của bạn cải thiện các hoạt động. 

Đừng quên những phản hồi quan trọng lúc khách hàng check – out khi khách hàng rời khỏi khách sạn của bạn. Họ là những người vừa sử dụng dịch vụ của bạn, họ cảm nhận rõ ràng và đưa ra những nhận xét chính xác nhất. 

Ngoài ra, khách sạn có nhiều đánh giá từ khách hàng thì lại càng tăng khả năng hiển thị của khách sạn trên các nền tảng, thu hút các khách hàng tiềm năng nhiều hơn.

Giảm thiểu lỗi của con người

Ai cũng có thể mắc sai lầm, cho dù được đào tạo và đam mê trong công việc như thế nào. Chính vì vậy, chỉ cần một lỗi nhỏ thôi cũng có thể gây sự gián đoạn cho khách hàng khi check – in. Ví dụ như một sai một ký tự khi đánh máy cho thể tạo ra sự nhầm lẫn về thời gian đăng ký, làm ảnh hưởng đến quy trình check -in khác. 

Bạn nên chủ động tìm hiểu, xác định trước các vấn đề có thể xảy ra trước khi chúng xuất hiện. Tạo quy trình check – in, xác nhận thời gian đăng ký tự động để giảm thiểu khả năng xảy ra lỗi.

Giao tiếp, tương tác với khách hàng nhiều hơn

Phần lớn nguyên nhân dẫn đến sự chậm trễ hay lỗi của bộ phận lễ tân là do thiếu thông tin hoặc thong tin sai lệch. Để tránh vấn đề này xảy ra, nhân viên khách sạn chỉ cần giao tiếp, tương tác nhiều hơn đối với khách hàng như: xác nhận thời gian đặt phòng một lần nữa, đưa ra các hoạt động nổi bật của khách sạn, đề xuất các hoạt động và trả lời các câu hỏi của khách hàng nhiều hơn trước khi được hỏi. 

Bạn có thể lên một kế hoạch cho website khách sạn thiết kế đẹp hơn, mang lại nhiều thông tin hơn cho khách hàng. Bạn sử dụng một chuỗi email tuyệt vời và tận dụng các phương tiện truyền thông xã hội cho khách sạn nhiều hơn.

Ưu tiên hiệu quả 

Nếu hiệu quả làm việc của bộ phận lễ tân được nâng cao, bạn có thời gian tập trung vào các việc khác nhiều hơn như chăm sóc khách hàng, tiếp thị, đào tạo và các chiến lược thúc đẩy kinh doanh. 

Đồng thời, khách lưu trú cũng có nhiều thời gian hơn nếu quy trình check in nhanh cũng giúp họ trải nghiệm nhiều hơn các dịch vụ của khách sạn khi họ đến. Đơn giản như việc sử dụng phần mềm quản lý khách sạn hỗ trợ lễ tân trong việc quản lý đặt phòng, nhanh chóng check-in, check-out cho khách hàng, ghi chú những lưu ý của khách hàng.

Đào tạo đúng người đúng việc

Yêu cầu đầu tiên cho nhân viên khách sạn chính là kỹ năng giỏi và khả năng giải quyết vấn đề, nhạy bén. Tuy nhiên, dù là bạn hay người quản lý cũng cần hiểu điểm mạnh và điểm yếu của mình để hoàn thiện hơn hệ thống nhân sự.

Phần lớn, khách du lịch lựa chọn khách sạn phụ thuộc vào vị trí khách sạn của bạn, vậy nên bạn nên yêu cầu nhân viên của mình hiểu rõ khu vực địa lý tại địa phương để tiện tư vấn và giải đáp thắc mắc của khách. Bạn cũng nên có những buổi đào tạo nhân viên định kỳ để bộ phận lễ tân nâng cao nghiệp vụ và phục vụ khách hàng tốt hơn.

Nắm rõ chân dung khách hàng

Khách hàng này đã đến khách sạn của bạn lần nào chưa? Bao nhiêu lần rồi? Mục đích lưu trú của họ là gì? Họ có sở thích gì đặc biệt không? Có bị dị ứng gì không? Đây có phải dịp đặc biệt như sinh nhật hay ngày kỷ niệm gì không? 

Khi có được câu trả lời sẽ giúp khách sạn của bạn phục vụ khách hàng tốt hơn trong thời gian lưu trú. Thu thập thông tin này với danh sách kiểm tra trước khi đến, đưa ra một vài câu hỏi thân thiện sẽ thể hiện sự quan tâm sẽ nhận lại ấn tượng nhiều hơn khi khách hàng nhận phòng.

Áp dụng công nghệ để tự động hóa

Công nghệ là chìa khóa vàng để cải thiện hoạt động bộ phận lễ tân khách sạn. Nó giúp bạn dễ dàng thực hiện tất cả các mẹo trên, đồng thời nâng trải nghiệm của khách hàng lên một cấp độ hoàn toàn nói, giúp thúc đẩy lượng đặt phòng hiệu quả.

Sử dụng phần mềm quản lý khách sạn cung cấp giải pháp quản lý đặt phòng, nhận và trả phòng, thanh toán, dọn dẹp một cách toàn diện. Công cụ này không chỉ giúp tiết kiệm nhận sự khách sạn và còn tối ưu hóa quy trình làm việc, tự động, chuyên nghiệp tránh những sai sót không đáng có.

Quan trọng, phần mềm quản lý khách sạn eziHotel xây dựng hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu trên nền tảng điện toán đám mây. Chỉ cần thiết bị kết nối internet, bạn có thể truy cập vào phần mềm mọi lúc, mọi nơi, bạn có thể dễ dàng quản lý từ xa.

Muốn cải thiện hoạt động bộ phận lễ tân khách sạn không khó, nếu bạn đã sẵn sàng thực hiện thì tìm hiểu ngay phần mềm quản lý khách sạn eziHotel để: thuận tiện hơn, hiệu quả hơn và linh hoạt hơn.

eziHotel – Phần mềm quản lý khách sạn đơn giản, hiệu quả phục vụ cho việc quản lý vận hành và kinh doanh khách sạn quy mô từ 1-4 sao. Hiện nay phần mềm eziHotel đang có chính sách tặng 3 tháng dùng thử để các khách sạn sử dụng, trải nghiệm miễn phí. Còn chần chờ gì mà bạn chưa thử ngay phần mềm quản lý khách sạn hiệu quả này. Đăng ký ngay tại đây!

Website: ezihotel.vn hay fanpage: https://www.facebook.com/ezihotelpms 

Để tải ứng dụng trên các nền tảng:

App Store: https://bit.ly/eziHotel-store

CH Play: https://bit.ly/eziHotel-Cplay

Liên hệ với chúng tôi:

Hotline hỗ trợ & tư vấn: 0247 108 1012

Email: info@vnlink.vn

Xem thêm: