Ưu điểm của phần mềm mềm quản lý khách sạn

Các phần mềm quản lý khách sạn ra đời hỗ trợ đắc lực cho các nhà quản lý trong việc quản lý khách sạn. Cùng EziHotel PMS tìn hiểu xem ưu điểm của phần mềm quản lý khách sạn là gì mà khiến các nhà đầu tư, quản lý quan tâm đến thế.

Vậy phần mềm quản lý khách sạn là gì?
Phần mềm quản lý khách sạn trên thực tế có rất nhiều cách định nghĩa, nhưng có thể hiểu đơn giản rằng đây là một công cụ phần mềm được sử dụng chuyên biệt trong hoạt động quản lý, điều hành và kinh doanh khách sạn.

Ưu điểm của phần mềm quản lý khách sạn
1.     Khả năng quản lý:
Đối với việc sử dụng cách quản lý khách sạn bằng excel, chủ khách sạn sẽ lưu trữ thông tin dữ liệu theo từng file excel riêng. Vì thế mỗi lần muốn tìm kiếm sẽ mất khá nhiều thời gian, chưa kể đến việc quá trình nhập liệu là nhập hoàn toàn bằng tay nên sẽ có sai sót nhầm lẫn.
Còn đối với phần mềm quản lý khách sạn, hệ thống sẽ lưu trữ một cách đầy đủ thông tin dữ liệu về khách sạn. Khi muốn tìm kiếm hay thay đổi thông tin bạn chỉ cần nhập tên hoặc điền mã là có thể mở ngay dữ liệu bạn cần. Bên cạnh đó phần mềm còn có chức năng thống kê báo cáo để cho người quản lý có thể đưa ra các quyết định kịp thời và thực hiện chiến lược kinh doanh phù hợp.

2.     Khả năng báo cáo
Đối với excel mỗi khi bạn muốn tổng hợp dữ liệu và xuất báo cáo là bạn phải sử dụng hàm tính toán. Mặc dù là không cần sử dụng tới máy tính nhưng thao tác trên excel không thuần phục thì phép toán của bạn có thể sẽ sai sót và các báo cáo làm dạng excel chỉ tổng hợp được cuối kỳ không theo dõi thường xuyên được.
Nhưng đối với phần mềm quản lý khách sạn thì lại khác, chỉ cần 1 vài thao tác là bạn đã có ngay một bản báo cáo bao gồm tất cả doanh thu, chi phí, lợi nhuận…mà không cần phải ghi nhớ điều gì và hơn thế nữa báo cáo này có thể truy xuất bất cứ lúc nào.

3.     Khả năng bảo mật và toàn diện dữ liệu
Khi quản lý bằng excel thì tất cả dữ liệu được lữu trữ trong ổ máy tính, vì thế nếu xảy ra lỗi bất kỳ nào hoặc máy tính bị nhiễm virus thì nguy cơ bạn sẽ bị mất toàn bộ dữ liệu rất là rất cao, chưa kể đến việc bị đánh cắp dữ liệu khá cao.
Nhưng đối với phần mềm quản lý khách sạn thì không như vậy, do sử dụng trên nên tảng công nghệ điện toán đám mây nên dữ liệu kết nối thông qua Internet và luôn được bảo lưu an toàn ngay cả khi máy tính của bạn gặp trục trặc hoặc bị ngắt kết nối.

4.     Khả năng kiểm soát thất thoát
Excel không được trang bị tính năng kiểm soát và phân quyền nhân viên đây là một trong những thiếu sót vô cùng lớn và có thể gây thất thoát nếu có nhân viên gian lận.
Nhưng phần mềm quản lý khách sạn thì không, nhân viên được phân quyền theo trách nhiệm công việc và hầu hết nghiệp vụ đều được lưu trữ lại để có thể xem xét đối chiếu khi cần thiết.

5.     Khả năng quản lý từ xa, kết nối đa phương tiện, nâng cấp:
Khả năng quản lý từ xa: sử dụng phần mềm quản lý bạn có thể quản lý từ xa bất cứ lúc nào chỉ cần cài đặt phần mềm và đăng nhập theo dõi bằng laptop hoặc điện thoại di động nhưng đối với excel thì không thể làm như vậy.
Khả năng kết nối đa thiết bị: Với phần mềm quản lý khách sạn, bạn có thể dễ dàng kết nối với hệ thống điện, khóa thẻ từ…
Khả năng nâng cấp: file excel là file mặc định không thể nâng cấp được nhưng đối với phần mềm quản lý khách sạn thì có các tính năng hữu ích mới thì phần mềm sẽ luôn được cập nhật để phục vụ công việc quản lý.

Như chúng ta thấy, phần mềm quản lý khách sạn là một hệ thống ưu việt và vô cùng quan trọng đối với khách sạn. Hãy là người quản lý giỏi và biết vận dụng khoa học công nghệ vào khách sạn của mình để đem lại lợi nhuận cao nhất. Chúc các bạn thành công!