Thực trạng và giải pháp cho vấn đề chủ đầu tư thường gặp trong quản lý vận hành khách sạn

Quản lý vận hành khách sạn phải đối mặt với nhiều vấn đề từ tình trạng khách sạn hoạt động kém hiệu quả, doanh thu không như kỳ vọng, các vấn đề nhân sự, Vậy vấn đề cốt lõi các chủ đầu tư thường mắc phải trong quá trình này  là gì? Đâu là thực trạng báo động và giải pháp nào tối ưu nhất? Cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

Thực trạng các vấn đề chủ đầu tư gặp phải khi quản lý vận hành khách sạn

Thị trường khách sạn Việt Nam đang chứng kiến sự cạnh tranh khốc liệt. Sau giai đoạn phục hồi hậu Covid-19, số lượng khách sạn, resort, homestay mọc lên như nấm, trong khi lượng khách du lịch tuy đã tăng trưởng trở lại nhưng vẫn chưa đạt được sự ổn định như trước. Điều này tạo ra một áp lực khổng lồ lên công tác vận hành.

Một thực trạng phổ biến là nhiều chủ đầu tư xuất thân từ các ngành khác như xây dựng, bất động sản, tài chính… Họ có thế mạnh về vốn và xây dựng nhưng lại thiếu kinh nghiệm chuyên sâu về ngành dịch vụ đặc thù này. Họ thường có xu hướng áp dụng tư duy quản lý của các ngành khác vào khách sạn và nhanh chóng nhận ra sự “trật bánh”.

Hậu quả là:

• Tỷ lệ lấp đầy thấp, kể cả trong mùa cao điểm.
• Giá phòng trung bình không thể cạnh tranh.
• Doanh thu trên mỗi phòng có sẵn dưới mức trung bình của ngành.
• Chi phí vận hành phình to, bào mòn lợi nhuận.
• Nhân sự thiếu trình độ chuyên môn, biến động liên tục, không có sự gắn kết.
• Chất lượng dịch vụ đi xuống, nhận về nhiều đánh giá tiêu cực trên các nền tảng OTA như Agoda, Booking.com.

Đây chính là lúc các chủ đầu tư cần nhìn nhận lại một cách nghiêm túc những sai lầm mình đang mắc phải.

5 Vấn đề mà chủ đầu tư thường mắc phải trong quản lý vận hành khách sạn

Tư duy “tay ngang” – Thiếu chuyên môn vận hành sâu sắc

Ngành khách sạn không chỉ đơn giản là có phòng đẹp, giường êm. Nó là một cỗ máy phức tạp với hàng trăm quy trình cần phối hợp nhịp nhàng mỗi ngày.

• Chủ đầu tư thường can thiệp quá sâu: Họ đưa ra các quyết định vi mô dựa trên cảm tính thay vì dữ liệu, ví dụ như tự ý thay đổi giá phòng, điều chỉnh thực đơn nhà hàng, hay thậm chí là sắp xếp ca làm việc cho nhân viên.
• Không hiểu các chỉ số quan trọng: Các chỉ số như GOP (Lợi nhuận gộp hoạt động), GOPPAR (Lợi nhuận gộp hoạt động trên mỗi phòng có sẵn), hay chi phí nhân công trên doanh thu… là những khái niệm xa lạ. Điều này dẫn đến việc không thể đánh giá chính xác “sức khỏe” tài chính của khách sạn.
• Thiếu tầm nhìn chiến lược: Việc vận hành chỉ tập trung vào giải quyết các vấn đề phát sinh hàng ngày mà thiếu đi một kế hoạch dài hạn về thương hiệu, thị trường mục tiêu và định vị sản phẩm.

Quản lý tài chính yếu kém

Nhiều chủ đầu tư coi dòng tiền của khách sạn như tài sản cá nhân, tự ý rút tiền cho các mục đích riêng mà không tuân theo quy trình tài chính.

• Không xây dựng ngân sách hoạt động hàng năm: Việc chi tiêu không có kế hoạch dẫn đến tình trạng chi phí vượt kiểm soát, đặc biệt là chi phí cho marketing, sửa chữa bảo dưỡng và các chi phí ẩn khác.
• Kiểm soát mua hàng lỏng lẻo: Không có quy trình phê duyệt, không so sánh giá nhà cung cấp, dẫn đến thất thoát và chi phí đầu vào cao.
• Báo cáo tài chính sơ sài: Các báo cáo tài chính thường không chính xác, không phản ánh đúng thực trạng kinh doanh, khiến chủ đầu tư không có cơ sở để ra quyết định đúng đắn.

Nhân sự bất thiếu chuyên môn, không được đào tạo bài bản

Con người chính là yếu tố tạo nên sự khác biệt trong ngành dịch vụ. Tuy nhiên, công tác quản trị nhân sự lại thường bị xem nhẹ.

• Tuyển dụng sai người: Tuyển dụng người quen, người nhà vào các vị trí quan trọng mà không dựa trên năng lực chuyên môn.
• Thiếu đào tạo và phát triển: Nhân viên không được đào tạo bài bản về nghiệp vụ và văn hóa dịch vụ, dẫn đến chất lượng không đồng đều.
• Không có chính sách giữ chân nhân tài: Lương thưởng không cạnh tranh, môi trường làm việc thiếu chuyên nghiệp và không có lộ trình thăng tiến rõ ràng khiến nhân sự giỏi nhanh chóng rời đi, tạo ra vòng luẩn quẩn “tuyển dụng – đào tạo – nghỉ việc” vô cùng tốn kém.

Chiến lược Kinh doanh & Marketing mờ nhạt

Xây xong khách sạn không có nghĩa là khách hàng sẽ tự tìm đến. Một chiến lược kinh doanh và marketing sắc bén là yếu tố sống còn.

• Phụ thuộc hoàn toàn vào OTAs: OTAs mang lại khách hàng nhưng cũng lấy đi một khoản hoa hồng lớn (15-25%), bào mòn lợi nhuận và khiến khách sạn mất đi sự chủ động trong việc xây dựng thương hiệu.
• Không có hoạt động marketing trực tiếp: Bỏ qua các kênh quan trọng như website khách sạn, email marketing, mạng xã hội để xây dựng tệp khách hàng trung thành và tăng tỷ lệ đặt phòng trực tiếp.
• Định giá sai lầm: Không có chiến lược giá linh hoạt dựa trên công suất phòng, mùa vụ, sự kiện địa phương hay giá của đối thủ cạnh tranh.

Công nghệ lạc hậu – Vận hành thủ công và kém hiệu quả

Trong kỷ nguyên số, việc vận hành khách sạn thủ công bằng sổ sách hay excel là một bước lùi chí mạng.

• Không sử dụng Phần mềm quản lý khách sạn (PMS): Gây khó khăn trong việc quản lý đặt phòng, thông tin khách hàng, tình trạng phòng và báo cáo.
• Thiếu các công cụ hỗ trợ: Không có Channel Manager để đồng bộ giá và phòng trống trên các kênh OTA, không có Booking Engine trên website để khách đặt phòng trực tiếp. Điều này gây ra sai sót (overbooking) và lãng phí thời gian của nhân viên.

Giải pháp tối ưu – Lối đi nào cho các chủ đầu tư?

Nhận diện được vấn đề là bước đầu tiên, nhưng tìm ra giải pháp phù hợp mới là yếu tố quyết định sự thành công. Có ba hướng đi chính cho các chủ đầu tư:

Tự học hỏi và xây dựng đội ngũ nội bộ

Đây là giải pháp đòi hỏi chủ đầu tư phải cam kết dành rất nhiều thời gian, công sức để học hỏi kiến thức chuyên ngành, đồng thời phải đủ may mắn để tìm được những nhân sự chủ chốt vừa có năng lực, vừa trung thành.

• Ưu điểm: Tiết kiệm chi phí quản lý ban đầu, toàn quyền quyết định.
• Nhược điểm: Rủi ro rất cao, tốn thời gian, quá trình “thử và sai” có thể gây ra những tổn thất tài chính nặng nề.

Nếu không tự mình làm được bạn có thể thuê quản lý tổng

Tìm kiếm một GM có năng lực và kinh nghiệm để giao phó toàn bộ việc vận hành.

• Ưu điểm: Nhanh chóng có được chuyên môn, giảm bớt gánh nặng cho chủ đầu tư.
• Nhược điểm: Chi phí lương cho một GM giỏi là rất cao. Rủi ro phụ thuộc vào một cá nhân. Nếu GM đó rời đi, khách sạn sẽ lại rơi vào khủng hoảng.

Hợp tác với một đơn vị quản lý vận hàng khách sạn chuyên nghiệp 

Đây được xem là giải pháp tối ưu và an toàn nhất hiện nay, đặc biệt với các chủ đầu tư không có kinh nghiệm chuyên sâu. 

• Ưu điểm vượt trội:
  • Hệ thống & Quy trình chuẩn mực: Các công ty quản lý mang đến một bộ khung vận hành đã được kiểm chứng thành công tại nhiều khách sạn khác, từ tài chính, nhân sự, kinh doanh đến dịch vụ.
  • Đội ngũ chuyên gia đa lĩnh vực: Chủ đầu tư được hưởng lợi từ kinh nghiệm của cả một đội ngũ chuyên gia về sales, marketing, tài chính, nhân sự… thay vì chỉ một cá nhân.
  • Sức mạnh thương hiệu và mạng lưới: Các đơn vị này thường có sẵn tệp khách hàng lớn, mối quan hệ tốt với các đối tác, hãng lữ hành, giúp tăng nguồn khách và doanh thu.
  • Tối ưu chi phí: Nhờ vào khả năng đàm phán với các nhà cung cấp lớn, họ giúp khách sạn có được chi phí đầu vào tốt hơn.
  • Báo cáo minh bạch: Cung cấp hệ thống báo cáo chuyên nghiệp, giúp chủ đầu tư dễ dàng theo dõi hiệu quả kinh doanh mà không cần can thiệp vào hoạt động hàng ngày.
• Nhược điểm: Tốn một khoản phí quản lý (thường dựa trên % doanh thu và/hoặc lợi nhuận). Tuy nhiên, khoản phí này thường nhỏ hơn rất nhiều so với lợi ích và doanh thu mà họ mang lại.

Cải thiện quy trình hoạt động

Quy trình hoạt động được xây dựng trên tình hình thực tiễn của khách sạn, chuẩn hóa và mang tính kế thừa. Khi đã có đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp kết hợp với quy trình hoạt động chuẩn hóa và sử dụng công nghệ hiện đại trong công tác quản lý sẽ giúp tạo ra lợi thế cạnh tranh lớn cho khách sạn trên thị trường so với các đối thủ cạnh tranh. 

Vận hành khách sạn sẽ thay đổi khi chủ đầu tư biết áp dụng những điều trên giúp công việc trong khách sạn nhanh và chuẩn xác hơn. Năng suất công việc được nâng cao khi nhân sự của khách sạn hiểu và thành thục các quy trình làm việc theo hệ thống. 

Đầu tư vào một khách sạn là một hành trình dài. Để hành trình đó đi đến thành công, các chủ đầu tư cần nhận thức rõ rằng, việc xây dựng một tài sản vật chất chỉ là bước khởi đầu.  Quản lý vận hành khách sạn sẽ đơn giản hơn nhiều khi chủ đầu tư biết áp dụng các vấn đề trên.

eziHotel – Phần mềm quản lý khách sạn đơn giản, hiệu quả phục vụ cho việc quản lý vận hành và kinh doanh khách sạn quy mô từ 1-4 sao. Hiện nay phần mềm eziHotel đang có chính sách tặng 3 tháng dùng thử để các khách sạn sử dụng, trải nghiệm miễn phí. Còn chần chờ gì mà bạn chưa thử ngay phần mềm quản lý khách sạn hiệu quả này. Đăng ký ngay tại đây!

Website: ezihotel.vn hay fanpage: https://www.facebook.com/ezihotelpms 

Để tải ứng dụng trên các nền tảng:

App Store: https://bit.ly/eziHotel-store

CH Play: https://bit.ly/eziHotel-Cplay

Liên hệ với chúng tôi:

Hotline hỗ trợ & tư vấn: 0247 108 1012

Email: info@vnlink.vn

Xem Thêm: