Quy trình đặt phòng khách sạn trên phần mềm quản lý khách sạn eziHotel

Quy trình đặt phòng luôn là một trong những yếu tố then chốt để đảm bảo chất lượng tốt nhất cho khách hàng, đảm bảo sự phát triển của hoạt động kinh doanh. Quy trình đặt phòng khách sạn không quá khó hay phức tạp nhưng lại đòi hỏi sự cẩn thận để tránh những sai sót thông tin khách hàng. Vậy đặt phòng khách sạn theo trình tự như thế nào hãy để eziHotel giải đáp cho bạn trong bài viết dưới đây.

Đặt phòng khách sạn là gì?

Đặt phòng khách sạn là hoạt động mang tính đặc thù trong kinh doanh khách sạn. Đặt phòng là sự thỏa thuận giữa khách hàng và khách sạn về loại phòng, hạng phòng. Về số lượng người lưu trú, thời gian lưu trú… Công việc này sẽ được thực hiện bởi nhân viên Kinh doanh hoặc Lễ tân. Với khách đoàn, khách công ty đặt trước nhân viên kinh doanh sẽ liên hệ, lấy thông tin và đặt lịch cho khách hàng. Còn với khách lẻ, khách tới trực tiếp nhân viên Lễ tân sẽ tiếp nhận và thao tác đặt phòng. Khách hàng có thể đặt phòng trước hoặc tới trực tiếp đặt phòng và ở luôn.

Các hình thức đặt phòng

Hiện nay, trong quy trình đặt phòng khách sạn có hai hình thức đặt phòng phổ biến là đặt phòng trực tiếp và đặt phòng gián tiếp:

• Đặt phòng trực tiếp: Khách hàng sẽ liên hệ trực tiếp với khách sạn thông qua hotline, email, website, trang mạng xã hội,…
• Đặt phòng gián tiếp: Khách hàng đặt phòng qua các đơn vị trung gian như các trang web đặt phòng online, văn phòng du lịch, tổ chức du lịch, các hãng booking,… 

Các loại đặt phòng khách sạn

Hiện nay, có 2 loại đặt phòng thông dụng, phổ biến bạn có thể tham khảo đó là đặt phòng có đảm bảo và đặt phòng không đảm bảo.

• Đặt phòng đảm bảo: Đây là hình thức khách hàng và khách sạn thỏa thuận trước. Khách sạn phải giữ phòng cho đến thời điểm làm thủ tục check-in của ngày hôm sau tính từ ngày dự kiến. Khách hàng phải thanh toán toàn bộ tiền phòng hoặc đặt cọc theo quy định của khách sạn. 
• Đặt phòng không đảm bảo: Khách hàng chỉ cần đăng ký phòng trước, khách sạn sẽ giữ phòng cho khách đến một thời điểm nhất định. Tùy theo quy định chính sách của khách sạn đó. Nếu quá thời gian quy định, khách sạn chưa đến nhận phòng khách sạn có quyền bán phòng, chuyển phòng cho khách khác.

Quy trình đặt phòng khách sạn trên phần mềm eziHotel

Mỗi khách sạn với cách làm việc khác nhau sẽ có quy định về quy trình đặt phòng khác nhau. Nhưng sau đây sẽ là quy trình đặt phòng khách sạn chung nhất được thực hiện trên phần mềm quản lý khách sạn eziHotel

Đặt phòng

1. Khi khách hàng liên hệ đặt phòng, nhân viên Kinh doanh hoặc Lễ tân cần nắm rõ những thông tin của khách bao gồm:

Thông tin khách lẻ hoặc khách đoàn:

• Họ tên khách hàng, đoàn khách, người đại diện đăng ký
• Địa chỉ, email, số điện thoại của người đặt phòng
• Tổng số lượng khách, số phòng mong muốn.

Thông tin cơ bản về đặt phòng:

• Thời gian nhận và trả phòng dự kiến
• Số lượng phòng, loại phòng
• Loại đặt phòng mong muốn (có đảm bảo hay không)
• Giá phòng và hình thức thanh toán
• Các yêu cầu khác mong muốn

2. Kiểm tra khả năng đáp ứng của khách sạn

Trong quy trình đặt phòng khách sạn, sau khi nhận những yêu cầu về phòng của khách hàng, nhân viên cần tiến hành kiểm tra trên phần mềm eziHotel số lượng phòng trống, loại phòng trong ngày khách đăng ký có còn đủ để đáp ứng yêu cầu của khách hay không. 

Trong trường hợp loại phòng, số phòng khách yêu cầu trong ngày đó không đủ đáp ứng cho khách hàng. Nhân viên cần báo cho quản lý tìm phương án phù hợp. Thông tin lại cho khách hàng và thỏa thuận để nhận được sự đồng tình của khách hàng.

3. Nhập thông tin vào hệ thống

Sau khi xác nhận đầy đủ thông tin khách hàng và những yêu cầu, nhân viên sẽ tiến hành đưa những thông tin này lên hệ thống phần mềm quản lý khách sạn eziHotel. Trên phần mềm sẽ phân ra mẫu booking phòng khách lẻ và booking phòng khách đoàn. Người quản lý sẽ dễ dàng trong việc kiểm tra, kiểm soát số lượng phòng tại khách sạn.

Sau khi nhập thông tin nhân viên sẽ tiến hành xác nhận lại một lần nữa để tránh những sai sót xảy ra. Toàn bộ thông tin sẽ được lưu trữ và cập nhật đầy đủ lên hệ thống của phần mềm eziHotel. 

Nhận, đổi phòng

Nhận phòng

Khi tới ngày khách tới nhận phòng, nhân viên Lễ tân sẽ thực hiện check-in trực tiếp trên phần mềm eziHotel với đơn phòng khách đã đặt trước đó.

Với trường hợp khách chưa đặt phòng trước, đến book phòng trực tiếp. Nhân viên sẽ căn cứ vào yêu cầu của khách hàng kiểm tra lại lượng phòng trống trên thực tế. Nhân viên kiểm tra trên sơ đồ phòng để nhận và đăng ký, tạo đặt  phòng cho khách.

Đổi phòng

Khi khách tới khách sạn nhận phòng nhưng mong muốn đổi sang một phòng khách, hạng phòng khác. Nhân viên sẽ căn cứ vào số lượng phòng còn trống có phòng phù hợp với yêu cầu của khách không. Khi đó nhân viên có thể dễ dàng thao tác đổi phòng trực tiếp trên phần mềm và check-in phòng mới cho khách.

Trả phòng và thanh toán

Bước cuối trong quy trình đặt phòng khách sạn đó là trả phòng và thanh toán. Khi khách muốn trả phòng, nhân viên chỉ cần truy cập vào đơn phòng của khách. Tại đây sẽ có những thông tin, dịch vụ khách đã sử dụng. Với phần mềm eziHotel những dịch vụ khách sử dụng tại khách sạn như: nhà hàng, cafe, minibar, giặt là… Khách hàng có thể đẩy hóa đơn về cùng với tiền phòng thanh toán khi check-out. Khách hàng sẽ tiến hành thanh toán những khoản phí sau đó nhân viên nhấn check-out. Kết thúc thao tác trả phòng và thanh toán của khách hàng. 

Trên đây là thông tin về quy trình đặt phòng trong khách sạn và những cách thức thực hiện. Với việc sử dụng phần mềm quản lý khách sạn eziHotel quy trình đặt phòng của khách sạn sẽ trở nên nhất quán và tránh được những sai sót, thiếu thông tin khách hàng.

eziHotel- phần mềm quản lý khách sạn hiện đại, tối ưu. Hiện nay phần mềm eziHotel đang có chính sách tặng 3 tháng dùng thừ để các khách sạn sử dụng, trải nghiệm miễn phí. Còn chần chờ gì mà bạn chưa thử ngay app quản lý khách sạn hiệu quả này. Đăng ký ngay tại đây!

Website: ezihotel.vn hay fanpage: https://www.facebook.com/ezihotelpms 

Để tải ứng dụng trên các nền tảng:

Liên hệ với chúng tôi:

Quản lý đặt phòng khách sạn đơn giản, hiệu quả

4 tính năng “vàng” được tích hợp trên phần mềm quản lý khách sạn eziHotel