Mẫu hóa đơn thanh toán trong khách sạn phổ biến nhất năm 2025

Hóa đơn thanh toán cho khách sạn không chỉ đơn giản là chứng từ giao dịch mà còn là minh chứng cho sự chuyên nghiệp và các dịch vụ khách hàng tốt. Dưới đây là mẫu hóa đơn phổ biến nhất dùng cho khách sạn mà bạn có thể tham khảo.

Tìm hiểu quy định về hóa đơn khách sạn, nhà nghỉ

Hiểu đơn giản hóa đơn khách sạn, nhà nghỉ là các tài liệu ghi nhận việc khách hàng sử dụng các dịch vụ của khách sạn như phòng ở, ăn uống, giải trí…đây cũng là chứng từ quan trọng giúp chủ doanh nghiệp nắm được tình hình kinh tế của khách sạn theo từng thời điểm và hỗ trợ kế toán dễ dàng thực hiện theo các nghiệp vụ theo quy định, tránh sai sót. 

Thời điểm xuất hóa đơn

Theo khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về thời điểm lập hóa đơn đối với khách sạn cung cấp dịch vụ như sau:

• Nếu khách sạn thu tiền đặt cọc trước hoặc trong khu cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn được tính là thời điểm hoàn thành cung cấp dịch vụ khách sạn.

Hóa đơn khách sạn, nhà nghỉ cần đảm bảo các nội dung dưới đây:

• Tên hóa đơn
• Địa chỉ người mua và địa chỉ người bán
• Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn
• Tên liên hóa đơn
• Thông tin về người bán và người mua: Họ tên, địa chỉ, mã số thuế doanh nghiệp
• Ngày xuất hóa đơn
• Nội dung hàng hóa, dịch vụ: Phòng ở, dịch vụ ăn uống, nghỉ ngơi, giải trí…
• Đơn giá và số lượng
• Tổng tiền bằng số và bằng chữ
• Phương thức thanh toán: Hình thức thanh toán, thuế VAT và tổng số tiền thanh toán đã có thuế GTGT.

Vì đặc thù của ngành khách sạn là phục vụ lượng khách hàng khá lớn mỗi ngày nhất là vào mùa cao điểm, lễ tết. Còn chưa kể, khách hàng có nhu cầu sử dụng nhiều dịch vụ khác nhau của khách sạn và khách hàng cũng đa dạng và phong phú từ nhiều vùng miền, nhiều quốc gia khác nhau nên lượng hóa đơn xuất ra không hề nhỏ. 

Việc áp dụng các hóa đơn giấy không còn đáp ứng được nhu cầu cao của ngành khách sạn khi có nhiều bất tiện như viết tay mất nhiều thời gian, tốn chi phí, dễ thất lạc,khoa lưu trữ và không tức thời…Đây chính là những trở ngại lớn khi khách sạn muốn tra cứu, báo cáo hoặc phục vụ quá trình kiểm tra từ cơ quan thuế.

Mẫu hóa đơn điện tử cho khách sạn, nhà nghỉ

Mẫu hóa đơn phổ biến được dùng trong khách sạn thường có đầy đủ các thông tin liên quan như số phòng, ngày đến, ngày đi, các hàng hóa, dịch vụ được khách hàng sử dụng.  Dưới đây là mẫu hóa đơn điện tử dùng cho lĩnh vực khách sạn, nhà nghỉ:

Hoá đơn khách sạn VAT bao nhiêu?

Căn cứ theo khoản 1, điều 1 Nghị định 72/2024/NĐ-CP quy định về các đối tượng được áp dụng mức giảm thuế từ 10% xuống 8% kể từ ngày 01/07/2024 đến hết ngày 31/12/2024 bao gồm:

Như vậy, đối với dịch vụ khách sạn, nhà nghỉ sẽ thuộc đối tượng được giảm thuế GTGT từ 10% xuống còn 8%.

Yêu cầu khi trình bày một mẫu hóa đơn thanh toán khách sạn chuyên nghiệp

• Thiết kế bố cục rõ ràng, dễ đọc: Hóa đơn cần sử dụng phông chữ dễ đọc, màu sắc hài hòa sẽ giúp gây ấn tượng mẫu hóa đơn thân thiện và dễ hiểu hơn với khách hàng. Cần viết chữ in hoa, in nghiêng để nhấn mạnh các mục quan trọng trong hóa đơn như tổng tiền để khách hàng dễ dàng nhận biết. 

• Thể hiện minh bạch các khoản chi phí: Các khoản mục trong hóa đơn phải chi tiết và rõ ràng để khách hàng có thể theo dõi và hiểu rõ về các dịch vụ mà mình đã sử dụng. Việc này giúp khách hàng yêu tâm mà còn giảm thiểu tối đa khả năng phát sinh tranh chấp.
•  Tích hợp các mã QR vào hóa đơn: Việc chèn mã QR vào trong hóa đơn giúp khách hàng thuận tiện hơn trong việc thanh toán hóa đơn trực tuyến. Khách hàng chỉ cần vài thao tác trên điện thoại di động và hoàn tất các giao dịch mà không cần nhập liệu phức tạp.
• Tích hợp hóa đơn với mẫu nhận phòng: Kết nối với mẫu hóa đơn phối hợp với các nhận đặt phòng để đảm bảo khách hàng nắm rõ các thông tin dịch vụ từ đã sử dụng từ lúc đặt phòng đến khi hoàn tất các thanh toán.

Sử dụng các mẫu hóa đơn và xác nhận đặt phòng chuyên nghiệp giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng. Việc tích hợp mã QR giúp thanh toán nhanh chóng, tiện lợi, và giảm thiểu sai sót. Đầu tư vào các mẫu hóa đơn hiện đại không chỉ là giải pháp giao dịch mà còn khẳng định sự chuyên nghiệp và uy tín của khách sạn.

Phần mềm quản lý khách sạn eziHotel tích hợp đầy đủ mẫu hóa đơn trên hệ thống. Từ đó giúp khách sạn cập nhật, chỉnh sửa thông tin trên hoá đơn một cách tự động, chuẩn xác và dễ dàng hơn bao giờ hết. 

eziHotel – Phần mềm quản lý khách sạn đơn giản, hiệu quả phục vụ cho việc quản lý vận hành và kinh doanh khách sạn quy mô từ 1-4 sao. Hiện nay phần mềm eziHotel đang có chính sách tặng 3 tháng dùng thử để các khách sạn sử dụng, trải nghiệm miễn phí. Còn chần chờ gì mà bạn chưa thử ngay phần mềm quản lý khách sạn hiệu quả này. Đăng ký ngay tại đây!

Website: ezihotel.vn hay fanpage: https://www.facebook.com/ezihotelpms 

Để tải ứng dụng trên các nền tảng:

App Store: https://bit.ly/eziHotel-store

CH Play: https://bit.ly/eziHotel-Cplay

Liên hệ với chúng tôi:

Hotline hỗ trợ & tư vấn: 0247 108 1012

Email: info@vnlink.vn

Xem Thêm: