Quản lý tiền sảnh khách sạn là gì? Tìm hiểu tất tần tật về vị trí này

Nhiều người thường nhận định phận phần tiền sảnh chính là bộ phận lễ tân khách sạn. Nhưng điều này hoàn toàn sai, bạn đang nhầm tưởng các vị trí này với nhau. Vậy quản lý tiền sảnh là gì? Họ đóng vai trò như thế nào đến việc nâng cao chất lượng dịch vụ của khách sạn, Cùng eziHotel tìm hiểu tất tần tật về vị trí này nhé!

Quản lý tiền sảnh là gì? 

Một trong những người đầu tiên giúp đỡ khách hàng khi đến khách sạn đều chính là nhân viên của bộ phận tiền sảnh. Quản lý tiền sảnh chính là người giám sát, quản lý chung các bộ phận như lễ tân, nhân viên bảo vệ, nhân viên giữ cửa và nhân viên vận chuyển, sắp xếp hành lý…

Quản lý tiền sảnh khách sạn ( Lobby Manager) được mọi người biết đến là người đảm bảo cho tất cả các hoạt động tại khu vực tiền sảnh diễn ra suôn sẻ nhất. Chính họ là những người sẽ phối hợp với giám đốc khách sạn và nhân viên bộ phận khác xây dựng nên chiến lược phục vụ khách hàng, chịu trách nhiệm cung cấp cho khách hàng cũng trải nghiệm tuyệt vời nhất. Ngoài ra, họ cũng phải duy trì dịch vụ tốt nhất, có mặt và hỗ trợ trong các buổi tuyển dụng, đào tạo đội ngũ nhân viên mới cho khách sạn.

Đối với quản lý tiền sảnh, yêu cầu họ phải là những người có chuyên môn, kinh nghiệm về quản trị khách sạn, kiến thức tổng quát để giám sát toàn bộ các bộ phận khác như nhân viên đặt phòng, lễ tân, nhân viên sắp xếp hành lý…Bao quát được mọi hành hoạt động và điều hành bộ phận tiền sảnh. Vậy nên, có thể nói họ là những người chịu trách nghiệm hoàn toàn cho khu vực tiền sảnh.

Công việc cụ thể của người quản lý tiền sảnh

Khi bạn đảm nhận công việc quản lý tiền sảnh, bạn cần phải nắm được bao quát khu vực này, có khả năng xây dựng và phát triển đội nhóm sao cho mọi bộ phận đều hoạt động một cách trơn tru và có hiệu quả. Dưới đây là một số công việc cụ thể của người quản lý tiền sảnh khách sạn.

Quản lý, bao quát khu vực tiền sảnh

Người quản lý tiền sảnh có nhiệm vụ giám sát toàn bộ các hoạt động diễn ra ở khu vực này trong tất cả các ca làm việc. Để đảm bảo quy trình vận hành khách sạn được diễn ra trơn tru, suôn sẻ. Ngoài ra họ cũng cần phải kiểm tra kỹ công đoạn đón tiếp các khách hàng VIP trong ngày…cũng như chào đón khi họ đến với khách sạn.

Giải quyết các vấn đề phát sinh, phàn nàn của khách hàng

Những người làm quản lý tiền sảnh sẽ thường xuyên nhận thông tin trực tiếp từ khách hàng từ những phản hồi dịch vụ, đến khiếu nại và phàn nàn của khách hàng. Đây cũng là nhiệm vụ trực tiếp liên hệ đến với các bộ phận khác có liên quan để có thể giải quyết các vấn đề một cách nhanh nhất. Nếu các vấn đề không nằm trong khả năng, người quản lý bộ phận tiền sảnh phải có báo cáo vấn đề đến các cấp cao hơn như GM hay chủ khách sạn.

Họ cũng là người tương tác trực tiếp với khách hàng, chịu trách nhiệm ghi chú những yêu cầu hay phàn nàn của khách vào hệ thống. Bộ phận này phải chủ động hỏi cảm nhận, ý kiến của khách hàng về sản phẩm dịch vụ của khách sạn để chủ động đưa ra hướng giải quyết.

Thường xuyên kiểm tra hoạt động của khách sạn

Trong thời gian làm việc, Lobby  Manager phải thường xuyên đi kiểm tra, giám sát các khu vực trong khách sạn bao gồm cả phòng tập, hồ bơi, quầy bar… để hạn chế tối đa các sự cố có thể xảy ra cho khách hàng, luôn cố gắng nâng cao trải nghiệm khách hàng, nâng cao tiêu chuẩn để sẵn sàng phục vụ khách hàng mọi thời điểm.

Hướng dẫn, đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên

Người quản lý tiền sảnh còn có nhiệm vụ hướng dẫn, đào tạo cho nhân viên mới những quy trình, thao tác khi tham gia ngành khách sạn. Các kỹ năng phục vụ khách hàng theo đúng quy định và tiêu chuẩn của khách sạn. Quản lý tiền sảnh có thể phối hợp cùng FOM xây dựng nên chương trình đào tạo hay buổi bồi dưỡng kiến thức cho nhân viên trong các bộ phận.

Các công việc khác

Một số những công việc khác mà bộ phận quản lý tiền sảnh cần phải làm như: 

• Ban giao việc làm trước và sau mỗi ca làm việc
• Ghi nhận báo cáo các vấn đề đặc biệt xảy ra trong ca làm
• Tham dự các cuộc họp, đưa ra những quyết định cuối cùng, chịu trách nhiệm khi FOM không có mặt
• Phối hợp với các phòng ban khác để kiểm tra hàng kho, trang thiết bị có trong toàn khách sạn.
• Đưa ra những giải pháp, ý kiến nhằm cải thiện quy trình phục vụ và chất lượng của khách sạn.

Kỹ năng cần có để trở thành nhà quản lý tiền sảnh khách sạn

Nhiều người thắc mắc vậy khi làm quản lý tiền sảnh sẽ cần những  kỹ năng gì? Dưới đây là một số yêu cầu về vị trí này mà bạn nên biết. 

• Trước hết để làm được bạn cần phải có kinh nghiệm trong lĩnh vực khách sạn. Nhiều khách sạn chấp nhận các ứng viên có bằng trung học nhưng cũng có khách sạn yêu cầu phải có đầy đủ bằng cử nhân về nghiệp vụ quản lý khách sạn mới có thể trở thành quản lý tiền sảnh. 
• Thông thạo ngoại ngữ khác: Bạn cần phải trau dồi khả năng ngoại ngữ thường xuyên, để hỗ trợ tốt nhất cho khách nước ngoài, giải quyết nhanh chóng các vấn đề liên quan đến giao tiếp hay khiếu nại của khách hàng.
• Kỹ năng quản lý công việc: Biết cách xây dựng quy trình làm việc thông minh, bao quát được tất cả các hoạt động của bộ phận sảnh khách sạn.
• Kỹ năng làm việc nhóm: Phân công công việc cho cấp dưới 1 cách khoa học, giúp các bộ phận phối hợp làm việc với nhau một cách hiệu quả.
• Kỹ năng giải quyết vấn đề: Các vấn đề trong khách sạn thường xảy ra một cách bất ngờ, vậy nên, người quản lý khách sạn cần phải sẵn sàng tâm thế để giải quyết mọi việc, dung hòa giữa khách hàng và doanh nghiệp để mọi việc nhanh chóng kết thúc và nhận được sự hài lòng của cả 2 bên.
• Rèn luyện khả năng kết nối và tương tác với khách hàng: Kỹ năng kết nối, tương tác với mọi người sẽ duy trì mối quan hệ tốt giữa quản lý – nhân viên, nhân viên – khách hàng… Do đó, người quản lý cần khéo léo, rèn luyện kỹ năng giao tiếp mỗi ngày.

Trên đây là tất tần tật những thông tin về bộ phận tiền sảnh khách hàng nhưng yêu cầu riêng dành cho bộ phận này. Vì có khá nhiều việc, người quản lý tiền sảnh cần một công cụ hỗ trợ công việc của mình thêm hiệu quả. Phần mềm quản lý khách sạn eziHotel giúp tối ưu quy trình vận hành khách sạn, giúp quản lý tiền sảnh dễ dàng và hiệu quả hơn. 

Hiện nay phần mềm eziHotel đang có chính sách tặng 3 tháng dùng thử để các khách sạn sử dụng, trải nghiệm miễn phí. Còn chần chờ gì mà bạn chưa thử ngay phần mềm quản lý khách sạn hiệu quả này. Đăng ký ngay tại đây!

Website: ezihotel.vn hay fanpage: https://www.facebook.com/ezihotelpms 

Để tải ứng dụng trên các nền tảng:

App Store: https://bit.ly/eziHotel-store

CH Play: https://bit.ly/eziHotel-Cplay

Liên hệ với chúng tôi:

Hotline hỗ trợ & tư vấn: 0247 108 1012

Email: info@vnlink.vn

Xem Thêm: