Quy trình check-out chuẩn cho Lễ tân khách sạn

Check-out một động từ quá quen thuộc tại các cơ sở lưu trú: nhà nghỉ, khách sạn, resort… Một công việc diễn ra hàng ngày của nhân viên lễ tân. Vậy quy trình check-out diễn ra như thế nào? Nhân viên lễ tân thực hiện nó ra sao? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Check-out là gì?

Check-out là công việc của nhân viên lễ tân tiến hành kiểm tra và hoàn tất các thủ tục cho khách rời khỏi khách sạn. Công việc này bao gồm các bước: kiểm tra, thanh toán, xác nhận trả phòng, trả phòng và khách hàng rời khỏi khách sạn. Đây là bước cuối cùng trong thời gian trải nghiệm của khách hàng tại khách sạn. Chính vì vậy, để trải nghiệm của khách hàng được trọn vẹn và tuyệt vời nhất lễ tân cần thực hiện công việc này thật chính xác. 

Nhân viên lễ tân cần hiểu và nắm rõ nghiệp vụ, quy trình check-out. Luôn giữ thái độ nhiệt tình, vui vẻ, nhanh nhạy trong xử lý vấn đề phát sinh. Đồng thời, luôn sẵn sàng giải đáp các thắc mắc của khách hàng. Từ những việc đó phần nào sẽ giúp khách hàng cảm thấy hài lòng và có thể họ sẽ quay lại những lần sau.

Quy trình check-out 12 bước tiêu chuẩn

Để việc check-out diễn ra trơn tru mang lại sự hài lòng khách hàng nhân viên lễ tân cần nắm rõ quy trình và thực hiện đúng. Công việc này cũng đòi hỏi lễ tân phải có sự tỉ mỉ, xử lý nhanh chóng và chính xác để tránh những sai lầm phát sinh. 

Quy trình check-out chuẩn sẽ được tiến hành theo 12 bước cụ thể:

Bước 1: Khi khách xuống trả phòng, check-out nhân viên cần thực hiện chào hỏi, sau đó hỏi khách về những chi phí phát sinh trong quá trình lưu trú

Bước 2: Cập nhật các chi phí phát sinh vào hệ thống hoặc phần mềm quản lý khách sạn

Bước 3: Liên hệ kiểm tra với các bộ phận có liên quan để xác thực về các khoản chi phí phát sinh đó sau đó xác nhận lại với khách hàng.

Bước 4: In hóa đơn thanh toán. Gửi lại cho khách kiểm tra về những thông tin hóa đơn: tiền phòng, tiền dịch vụ…  Nếu có những vấn đề phát sinh hay chưa chính xác cần nhanh chóng tiếp nhận và giải quyết cho khách hàng.

Bước 5: Xác nhận phương thức thanh toán: tiền mặt, chuyển khoản, thẻ tín dụng… với khách hàng

Bước 6: Với tiền tệ nước ngoài lễ tân cần thực hiện thủ tục đổi tiền. Thông báo rõ ràng với khách hàng về tỷ giá đổi tiền trong thời điểm hiện tại. Ghi chú phương thức thanh toán trên hóa đơn cho khách hàng.

Bước 7: Kiểm tra khách có tin nhắn, thư, fax hoặc đồ gì cần gửi lại cho khách hay không

Bước 8: Nhận lại chìa khóa phòng và trả lại khách các giấy tờ khách sạn đã giữ trong thời gian lưu trú. 

Bước 9: Cập nhật tình trạng phòng, các thông tin cần thiết lên phần mềm, hệ thống quản lý

Bước 10: Hỏi khách hàng về mức độ hài lòng và những feedback đối với các dịch vụ trong thời gian khách lưu trú

Bước 11: Nếu khách hàng muốn tìm phương tiện di chuyển hãy giúp gọi xe rồi thông báo thời gian xe đến cho khách hàng

Bước 12: Chào tạm biệt, chúc khách thượng lộ bình an và hẹn gặp lại khách hàng.

Các trường hợp khác khi check-out

Trường hợp check-out muộn

Thông thường thời gian check-out của hầu hết các khách sạn hiện nay là 12 giờ trưa. Nhưng trong nhiều trường hợp khách có tình huống phát sinh phải ở lại làm thời gian check-out muộn hơn. Điều này sẽ ảnh hưởng đến hoạt động của khách sạn, đặc biệt ảnh hưởng tới công việc dọn dẹp phòng, ảnh hưởng trực tiếp tới việc đón khách mới. 

Khi check-out muộn như vậy khách sẽ phải trả thêm chi phí. Thông thường chi phí check-out muộn sẽ được tính như sau:

• Check-out từ khoảng 12 giờ – 15 giờ: khách trả thêm 30% giá phòng
•  Check-out từ 15 giờ – 18 giờ: khách trả thêm 50% giá phòng
• Check-out sau 18 giờ : khách phải trả 100% giá tiền phòng

Điều này có thể sẽ khiến khách hàng không thoải mái nhưng đây là quy định của khách sạn. Do vậy, lễ tân cần nhắc nhở và truyền đạt rõ cho khách từ khi check-in để tránh rắc rối về sau. Nếu khách vẫn có những thắc mắc và lý lẽ hãy bình tĩnh khéo léo giải thích cho khách hàng hiểu và thông cảm. 

Trường hợp check-out nhanh

Check-out nhanh hay Express check-out là tiêu chuẩn dành cho khách lẻ. Họ sẽ không phải xếp hàng, không phải đợi quá lâu khi check-out trong lúc cao điểm. Khách hàng sẽ được thanh toán và hoàn tất thủ tục nhanh chóng hơn, chính xác và dễ dàng hơn. Khách hàng sẽ lấy và đăng ký theo phiếu đăng ký Express check-out tại quầy lễ tân hoặc phòng lưu trú.

Quy trình đăng ký và check-out nhanh: 

• Lễ tân sẽ gửi phiếu tổng hợp chi phí dịch vụ và biểu mẫu trả phòng trước một ngày cho khách hàng kiểm tra
• Khách điền thông tin và xác nhận vào giấy ủy quyền thanh toán 
• Khách hàng đưa lại phiếu điền và nhận lại giấy tờ tùy thân từ nhân viên
• Lễ tân tính tổng hóa đơn từ tiền phòng đến các dịch vụ phát sinh trong quá trình lưu trú. 
• Kiểm tra khả năng thanh toán của thẻ tín dụng của khách hàng. 
• Điền lại thông tin khách hàng và bỏ giấy ủy quyền của khách vào hộp dịch vụ check-out nhanh ngày hôm sau.

Tổng kết

Trên đây là những thông tin về check-out, quy trình check-out trong khách sạn. Nhân viên lễ tân cần nắm rõ và thực hiện nó thật chính xác. Để trở nên chuyên nghiệp và tạo ấn tượng tốt với khách hàng nhân viên lễ tân cần phải xử lý tỉ mỉ, nhanh chóng và chính xác. Việc này sẽ mang đến sự hài lòng và gia tăng trải nghiệm khách hàng. Hy vọng với những chia sẻ này của eziHotel sẽ giúp ích được cho nhân viên lễ tân và việc kinh doanh của khách sạn. Hãy theo dõi eziHotel để cập nhật các kiến thức các tips về khách sạn, quản lý và kinh doanh khách sạn nhé!

eziHotel – Phần mềm quản lý khách sạn đơn giản, hiệu quả phục vụ cho việc quản lý vân hành và kinh doanh khách sạn quy mô từ 1-4 sao. Hiện nay phần mềm eziHotel đang có chính sách tặng 3 tháng dùng thử để các khách sạn sử dụng, trải nghiệm miễn phí. Còn chần chờ gì mà bạn chưa thử ngay phần mềm quản lý khách sạn hiệu quả này. Đăng ký ngay tại đây!

Website: ezihotel.vn hay fanpage: https://www.facebook.com/ezihotelpms 

Để tải ứng dụng trên các nền tảng:

App Store: https://bit.ly/eziHotel-store

CH Play: https://bit.ly/eziHotel-Cplay

Liên hệ với chúng tôi:

Hotline hỗ trợ & tư vấn: 0247 108 1012

Email: info@vnlink.vn

Xem thêm:

Check-in và các tình huống thường gặp khi khách check-in tại khách sạn

6 Tips giúp lễ tân khách sạn nắm bắt tâm lý khách hàng nhanh chóng