6 cách để chống lại gian lận thanh toán trực tuyến trong khách sạn

Bước vào kỷ nguyên kỹ thuật số như hiện nay, du khách có thể dễ dàng đặt phòng và xu hướng thanh toán trực tuyến nhiều hơn. Tuy nhiên, việc này vô hình làm gia tăng các vấn đề về gian lận thẻ tín dụng trong khâu thanh toán. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu khách sạn nói riêng, còn tổn hại đến lòng tin khách hàng và hình ảnh khách sạn. Dưới đây là 6 cách chống gian lận thanh toán trực tuyến trong khách sạn mà eziHotel đã tổng hợp mà bạn có thể tham khảo áp dụng cho khách sạn của mình.

Tìm hiểu về gian lận thanh toán trực tuyến trong khách sạn 

Gian lận thanh toán trực tuyến hay còn gọi là gian lận thẻ tín dụng là hành vi khách hàng sử dụng thông tin thẻ tín dụng bị đánh cắp hoặc giả mạo để thực hiện các giao dịch mua hàng trái phép. Nó có nhiều cách và biểu hiện khác nhau như lừa đảo trực tuyến, đánh cắp thông tin thẻ qua mạng hoặc trộm thẻ vật lý.

Có đến 64% các chủ doanh nghiệp cho rằng việc chống gian lận thanh toán trực tuyến ngày càng trở nên khó khăn nhất là sau dịch Covid theo khảo sát và báo cáo từ Stripe. Nguyên nhân dẫn đến tình trạng này từ khi thương mại điện tử trở nên phổ biến, thanh toán trực tuyến trở thành hành vi quen thuộc của người dùng. Chính điều này làm tăng quy mô, hình thức và mức độ tinh vi của gian lận thanh toán qua thẻ không tiếp xúc.

Với các chủ khách sạn, khi gặp phải gian lận trực tuyến có thể gây nên những hậu quả nghiêm trọng như mất doanh thu, tốn thêm các chi phí bồi hoàn thanh toán. Vì vậy việc chống gian lận thẻ tín dụng nói riêng hay thanh toán trực tuyến nói chung có vai trò quan trọng. Các khách sạn cần phải thực hiện kết hợp nhiều biện pháp chủ động để bảo vệ, giúp quá trình thanh toán trực tuyến diễn ra suôn sẻ, tránh những rủi ro, thất thoát ngoài tầm kiểm soát.

5 hình thức gian lận thanh toán trực tuyến phổ biến nhất trong khách sạn

Ngành khách sạn luôn là mục tiêu tấn công hàng đầu của gian lận thanh toán trực tuyến vì một số nguyên nhân như: tỷ lệ thanh toán trực tuyến không sử dụng thẻ vật lý lớn, số tiền giao dịch cao, thiếu tính đồng bộ giữa thời gian lưu trú của du khách và thông tin đặt phòng. Nhất là trong thời đại 4.0, các xu hướng áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý khách sạn ngày càng nhiều như đăng ký kỹ thuật số, hay thanh toán không tiếp xúc. Dưới đây là 5 hình thức gian lận thanh toán trực tuyến phổ biến nhất trong ngành khách sạn mà bạn nên biết:

Gian lận bồi hoàn trong kinh doanh khách sạn

Gian lận bồi hoàn là trường hợp xảy ra khi du khách thông báo đã thực hiện thanh toán hợp pháp nhưng trên thực tế lại không có chuyện đó. Sau đó, khách hàng yêu cầu hoàn tiền từ giao dịch đã hủy bỏ. 

Hình thức này thường xảy ra ở minibar, quầy POS…trong khách sạn. Đây là những nơi khách hàng hay than phiền về việc bị gian lận thanh toán trực tuyến. Cũng có một vài trường hợp, khách hàng bị mất thẻ tín dụng hoặc bị đánh cắp. 

Gian lận thân thiện

Theo báo cáo gian lận thanh toán trực tuyến toàn cầu năm 2023, có đến ⅔ doanh nghiệp gặp phải trường hợp khách hàng cho rằng bản thân không sử dụng dịch vụ và yêu cầu hoàn tiền với dịch vụ bị tính sai. Ví dụ như khách hàng không nhớ mình đã dùng nước tại quầy mini bar của khách sạn hoặc không nhận ra tên nhà hàng khách sạn mà mình đã dùng bữa trên bảng sao kê khi thanh toán trực tuyến. Cũng có trường hợp khách hàng có trải nghiệm không tốt khi ở khách sạn mà yêu cầu hoàn tiền.

Gian lận đặt phòng khách sạn

Đây là trường hợp gian lận thanh toán trực tuyến phổ biến và dễ gặp nhất. Gian lận đặt phòng khách sạn là khi kẻ lừa đảo dùng thông tin thẻ tín dụng bị đánh cắp hoặc giả mạo để đặt phòng khách sạn. Hoặc chúng có thể trả trước tiền cọc trước, sau đó hủy phòng khách sạn và yêu cầu hoàn tiền vào một tài khoản khác. 

Gian lận kiểm tra thẻ

Trường hợp này xảy ra khi kẻ lừa đảo muốn kiểm tra thẻ tín dụng xem có giao dịch được không. Chúng dùng thẻ đã đánh cắp để thực hiện các giao dịch cho giá trị nhỏ. Nếu đã được xác thực chúng sẽ bắt đầu sử dụng thẻ vào những giao dịch lớn hơn.

Đặt phòng khách sạn là cách được sử dụng nhiều nhất vì thẻ tín dụng được liên kết trong quá trình đặt phòng và sau khi lưu trú mới bị trừ tiền. Khách sạn gặp tình huống này thì sẽ bị  no show ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu khách sạn.

Gian lận tài khoản khách hàng thân thiết

Khách sạn tạo riêng những ưu đãi cho khách hàng thân thiết nhằm tăng trải nghiệm khách hàng. Đây cũng là khe hở để những kẻ lừa đảo đăng nhập trái phép, dùng thẻ khách hàng đã cài sẵn, hoặc điểm tích lũy của khách để đặt phòng, đổi quà thậm chí bán phòng cho người khác. Thường trong những trường hợp này, du khách sẽ đổi lỗi do khách sạn không bảo quản tốt dữ liệu, từ đó không muốn quay lại khách sạn nữa.

6 cách ngăn chặn gian lận thanh toán trực tuyến trong khách sạn

Việc gian lận thanh toán trực tuyến tại khách sạn ảnh hưởng nhiều đến kinh doanh khách sạn. Câu hỏi đặt ra làm sao để khắc phục tình trạng này? Cùng tham khảo 6 phương pháp ngăn chặn gian trường hợp trên một cách hiệu quả.

2.1 Xác minh giấy tờ, ID khách hàng khi làm thủ tục đặt phòng

Mỗi khi khách hàng đến check in tại khách sạn, bộ phận lễ tân nên đưa ra yêu cầu du khách cung cấp đầy đủ giấy tờ tùy thân và ảnh tại quầy lễ tân. Đồng thời, nhân viên khách sạn nên kiểm tra chéo với thông tin thẻ tín dụng của du khách và cập nhật lên hệ thống, phần mềm quản lý khách sạn. 

Nếu khách sạn của bạn chấp nhận đặt phòng và nhận phòng trực tuyến thì nên đồng bộ cùng quy trình tự động xác minh thẻ tín dụng, giấy tờ tùy thân cùng sự đồng ý của khách hàng để bảo mật thông tin, tránh rủi ro thông tin bị đánh cắp hay gian lận.

2.2 Lưu giữ hồ sơ đặt phòng kỹ lưỡng

Khách sạn nên lưu trữ tất cả những thông tin hồ sơ đặt phòng của khách một cách cẩn thận và kỹ lưỡng từ email, tin nhắn, hóa đơn thanh toán hay thông báo hủy phòng dù là bản giấy hoặc dữ liệu số hóa. Việc này giúp khách sạn dễ dàng có cơ sở đối chiếu, hỗ trợ khách hàng khiếu nại khi có bất kỳ vấn đề nào phát sinh liên quan đến gian lận thẻ trong khách sạn.

2.3 Tạo chính sách chống gian lận và quy trình vận hành tiêu chuẩn

Khách sạn cần bảo vệ tài sản doanh nghiệp bằng các chính sách bên cạnh duy trình vận hành tiêu chuẩn SOP ( Standard Operating Procedures) như:

• Khi khách đặt phòng trực tuyến hoặc qua điện thoại, yêu cầu cung cấp mã bảo mật trên thẻ tín dụng, đối chiếu khi họ làm thủ tục thanh toán.
• Sử dụng biểu mẫu ủy quyền dạng kỹ thuật số thay vì bản giấy hoặc bản in pdf.
• Chỉ hoàn tiền vào thẻ tín dụng đã thanh toán trước đó.

2.4 Đào tạo nhân viên về phòng chống gian lận thanh toán trực tuyến tại khách sạn

Nâng cao nhận thức cho nhân viên, nếu gian lận xảy ra trong khách sạn, nhân viên phải biết cách nhanh chóng giải quyết, đây cũng là cách giúp họ nâng cao nghiệp vụ và kỹ năng để ngăn chặn sự cố trong tương lai.

2.5 Sử dụng tên khách sạn trong mô tả điểm thanh toán trực tuyến

Mô tả điểm thanh toán trực tuyến là tên điểm giao dịch xuất hiện trong bảng sao kê tín dụng của du khách. Thông qua ngân hàng điều chỉnh, khách sạn có thể đảm bảo hiển thị đúng tên khách sạn và không liên quan đến các dịch vụ bán kèm như Spa, nhà hàng, quầy minibar…trong cùng hệ thống khách sạn. Cách này giúp khách sạn có thể theo dõi, ngăn chặn gian lận thân thiện nếu xảy ra như trường hợp bên trên.

2.6 Tổng hợp, theo dõi báo cáo tài chính thường xuyên

Dù là chủ khách sạn hay quản lý, bạn cũng nên kiểm tra báo cáo tài chính thường xuyên. Điều này giúp bạn nhanh chóng nhận ra những điểm khác thường ví dụ như các giao dịch giá trị lớn không bình thường. Bạn nên so sánh, đối chiếu các khoản thanh toán toán trực tuyến với báo cáo tài chính. 

• Thiết lập hệ thống ủy quyền thanh toán trực tuyến cho khách khi các khoản phí vượt mức số tiền được phép ủy quyền ban đầu.
• Có cơ chế cảnh báo tự động cho nhân viên và khách hàng khi ủy quyền bị từ chối. 

Cách giải pháp chống gian lận thanh toán trong khách sạn

Xã hội ngày càng phát triển, các giải pháp công nghệ số ngày càng nhiều, nó cũng đóng vai trò quan trọng trong chống gian lận thanh toán trực tuyến khách sạn. Các công nghệ này giúp xử lý thanh toán nhanh chóng cung cấp thêm các biện pháp bảo mật thông tin khách hàng cao. Đồng thời, giúp khách sạn dễ dàng ngăn chặn các hoạt động gian lận thanh toán trực tuyến khách sạn một các hiệu quả.

3.1 Tự động hóa quy trình 

Khách quản lý lý theo cách truyền thống làm tăng rủi ro do sai sót của nhân viên, càng dễ gặp các trường hợp gian lận thanh toán hoặc bồi hoàn. Việc sử dụng công nghệ tự động hóa giúp xử lý nhanh các vấn đề thanh toán thẻ, tự động điền và xử lý các giao dịch trong khách sạn, nhất là khi chúng được tích hợp trong phần mềm quản lý khách sạn.

3.2 Công nghệ phát hiện gian lận

Nên sử dụng các công cụ phát hiện gian lận thanh toán trong khách sạn để có thể đánh giá các rủi ro giao dịch, các hoạt động đáng ngờ, các thẻ tín dụng có rủi ro cao. Ngoài ra, chúng còn cảnh báo cho khách sạn và nhà cung cấp thẻ các hoạt động gian lận tiềm ẩn có nguy cơ lừa đảo thông qua thanh toán trực tuyến.

3.3 Thiết bị đầu cuối EMV

EMV ( Europay, MasterCard và Visa) hay còn được gọi là chip và mã PIN. Các thiết bị đầu cuối EMV được cung cấp để tăng cường bảo mật. Với các thiết bị này, bên ngân hàng phát hành thẻ cũng sẽ phải chịu trách nhiệm, khi có vấn đề xảy ra, khách sạn ít phải quan tâm, giúp giảm thiểu tranh chấp và mất doanh thu. Nếu không có thiết bị này khách sạn sẽ phải chịu trách nhiệm và chi phí nhiều hơn.

3.4 Tuân thủ chính sách bảo mật

Dù trong ngành nghề nào, khách hàng vẫn luôn khách sạn bảo mật tuyệt đối thông tin thẻ khi họ sử dụng và khách sạn cũng không ngoại lệ. Khách sạn nên đảm bảo rằng nhà cung cấp thanh toán của bạn được chứng nhận tiêu chuẩn PCI cùng các quy định bảo mật như SCA, PSD2 và 3DS. 

3.5 Mã thông báo (Tokenization)

Mã thông báo (Tokenization) là quá trình mã hóa thông tin thẻ tín dụng thành các dãy số được tạo ngẫu nhiên. Việc này giúp thông tin thẻ không hiển thị bình thường được và hạn chế gian lận thanh toán trực tuyến nếu bị truy cập trái phép. Giải pháp này đã trở nên quen thuộc trong các hệ thống xử lý thanh toán hiện đại.

3.6 Nhờ sự giúp đỡ từ chuyên gia

Khách sạn nên có một đội ngũ chuyên gia IT có kiến thức sâu rộng để dễ dàng nhận biết, hạn chế rủi ro thanh toán mà khách sạn phải đối mặt một cách hiệu quả mà triệt để. Ngoài ra các chuyên gia này cũng có thể giúp bạn giành chiến thắng khi có tranh chấp về các khoản bồi hoàn.

3.7 Áp dụng các biện pháp bảo vệ

Khách sạn cần áp dụng các biện pháp riêng nâng cao bảo mật, các biện pháp phòng thủ, kiểm soát và bảo vệ khách hàng tránh khỏi gian lận trực tuyến, bảo vệ dữ liệu khách hàng một cách toàn diện. Sử dụng công nghệ trong khách sạn là giải pháp giúp ngăn chặn gian lận và bảo vệ lợi cho khách sạn hiệu quả.

Phần mềm quản lý khách sạn eziHotel cung cấp giải pháp quản lý toàn diện, bảo mật nâng cao giúp vận hành khách sạn hiệu quả, tránh các rủi ro về gian lận thanh toán trực tuyến trong khách sạn. Khi áp dụng giải pháp phù hợp, khách sạn có thể cung cấp trải nghiệm thanh toán liền mạch, nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Hiện nay phần mềm eziHotel đang có chính sách tặng 3 tháng dùng thử để các khách sạn sử dụng, trải nghiệm miễn phí. Còn chần chờ gì mà bạn chưa thử ngay phần mềm quản lý khách sạn hiệu quả này. Đăng ký ngay tại đây!

Website: ezihotel.vn hay fanpage: https://www.facebook.com/ezihotelpms 

Để tải ứng dụng trên các nền tảng:

App Store: https://bit.ly/eziHotel-store

CH Play: https://bit.ly/eziHotel-Cplay

Liên hệ với chúng tôi:

Hotline hỗ trợ & tư vấn: 0247 108 1012

Email: info@vnlink.vn

Xem thêm: