Câu chuyện phần mềm quản lý khách sạn năm 2022

Áp dụng thành quả công nghệ khoa học vào các ngành nghề truyền thống không phải câu chuyện quá xa lạ đối với các nhà quản lý, đầu tư. Tuy nhiên, việc áp dụng phần mềm quản lý khách sạn vào thực tiễn làm sao cho hợp lý, hiệu quả thì luôn là một câu hỏi hóc búa khó tìm được đáp án.

Vấn đề thường gặp khi chưa sử dụng phần mềm quản lý khách sạn

Quầy lễ tân: Được xem là “bộ mặt” đại diện cho khách sạn. Tuy nhiên, chưa nhiều nhà quản lý thực sự “chăm chuốt” tốt cho quầy lễ tân của khách sạn, đặc biệt là các khách sạn vừa và nhỏ. Hàng ngày, đội ngũ nhân viên quầy lễ tân có trách nhiệm: thực hiện các thu tục đặt phòng, hủy phòng; check-in, check-out, các yêu cầu khác của khách hàng,…Mỗi ngày có hàng ngàn lượt khách ghé qua. Vậy câu hỏi đặt ra là bạn cần bao nhiêu nhân viên lễ tân để từng người có thể thực hiện từng công việc theo yêu cầu khách hàng? Nếu như khách sạn của bạn vẫn dùng sổ sách để ghi chú, theo dõi, trong trường hợp xảy ra sự cố sai xót thì cần bao lâu để tìm ra, đối chiếu thông tin và giải quyết vấn đề?

Quản lý kênh OTA: Do nhu cầu cạnh tranh ngày một tăng cao, việc sử dụng các kênh OTA dần trở thành lựa chọn thông minh và sang suốt của các nhà quản. Xong, vẫn luôn tồn tại những vấn đề vô bất cập mỗi khi có khách đặt phòng trên 1 OTA, khách sạn sẽ phải cập nhật lại số phòng trống trên các OTA còn lại. Hiện nay, nhiều hệ thống khách sạn vẫn còn sử dụng phương pháp nhập thủ công, vừa mất thời gian vừa không đem lại hiệu quả khi không thể cập nhật giá thị trường vào đúng các thời điểm cần thiết.

Các báo cáo thường nhật, kinh doanh: Trong kinh doanh nói chung và quản lý khách sạn nói riêng, việc theo dõi, quản lý và làm báo cáo là việc vô cùng quan trọng. Các báo cáo sẽ luôn ảnh hưởng đến các hoạt động, kết qua kinh doanh cũng như doanh thu và lợi nhuận. Sử dụng báo thủ công phải là điều gì quá xấu nhưng ở thời điểm hiện tại nó thực sự khá tệ và ảnh hưởng đến sự cạnh tranh của hệ thống khách sạn bạn quản lý. Các phương pháp thủ công thường mất nhiều thời gian để nhập liệu, tìm kiếm và so sánh kết quả, chưa kể đến những sai xót do con người gây ra trong quá trình làm việc do phải tiếp nhận lượng thông tin lớn. Do vậy việc, cân nhắc và chuyển sang sử dụng các thiết bị công nghệ hay ứng dụng thành quả nghiên cứu khoa học do con người tạo ra tại thười điểm này là vô cùng hợp lý và đúng đắn. Trên thị hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý khách sạn, hãy tìm hiểu thật kỹ trước khi đưa ra lựa chọn.

Vấn đề thất thoát: những yếu tố bên ngoài, con người,… đều rất khó để chúng ta có thể kiểm soát được. Chính vì thế việc làm mất, hỏng các thiết bị hoặc đôi khi thất doanh thu là điều khó tránh khỏi. Các nhà quản lý đã luôn đau đầu khi phải đi tìm giải pháp để có thể quản lý tốt các vấn đề này.

Vậy câu hỏi đặt ra ở đây: Đâu là con đường, giải pháp đúng đắn cho các nhà đầu tư, quản lý khách sạn?

Xem thêm về EziHotel PMS tại đây!

Phần mềm quản lý khách sạn liệu có là câu trả lời đúng đắn?

Trước khi xét đến tính đúng sai, hãy cùng EziHotel PMS nhìn nhận xem phần mềm quản lý khách sạn có những ưu điểm gì. Đầu tiên, phần mềm quản lý giúp tiết kiệm thời gian xử lý công việc, tại các quầy ba các thủ tục được làm nhanh hơn vì phần lớn chỉ cần xác nhận những thông tin đã được nhập/ đăng kí trước. So với con người thì máy móc làm việc nhanh, chính xác hơn lưu giữ thông tin tốt hơn. Phần lớn các phần mềm hiện nay được tích hợp đủ các tính năng cần thiết cho khách sạn của bạn hoạt động theo đúng quy trình bài bản.
Ngoài ra một số phần mềm quản lý như Ezihotel PMS còn được tích hợp nhiều các tính năng thông minh như: lập báo cáo, cuộc gọi đánh thức, dọn dẹp buồng phòng,…nhờ những tính năng đó, các nhà đầu tư có thể bớt số lượng nhân viên không làm việc hiệu quả.

Một vấn đề luôn tồn tại 2 mặt, có ưu điểm cũng sẽ tồn tại nhược điểm. Máy móc hoạt động theo chương trình được lập trình sẵn nên những tình huống phát sinh sẽ không xử lý được. Ngoài ra, phần mềm khá dễ sử dụng nên không đòi hỏi nhân viên có kiến thức chuyên ngành công nghệ thông tin.

Từ những vấn đề mà chúng ta đã tìm ra và gặp phải, có thể khẳng định thời điểm từ nay cho đến tương lai xa hơn thì việc phát triển và sử dụng các phần mềm quản lý khách vô cùng hợp lý. Tuy nhiên, nên tìm và sử dụng sản phẩm nào thì chúng ta sẽ cùng tìm hiểu tromg một bài viết khác.