Quy trình thanh toán chuẩn lễ tân khách sạn cần biết

Trong kinh doanh khách sạn một khâu quan trọng không thể không nhắc tới đó là quy trình thanh toán. Đây là một phần đóng vai trò quan trọng xây dựng trải nghiệm sử dụng dịch vụ cho khách hàng. Nhiều người sẽ nghĩ quy trình này rất đơn giản, tuy nhiên nhiều khách sạn vẫn gặp phải khó khăn khi thực hiện. Vì vậy, trong bài viết này eizHotel sẽ giúp bạn hiểu về quy trình thanh toán tại khách sạn. Cùng với đó là những cách giúp tối ưu quy trình này một cách hiệu quả nhất.

Các bước trong quy trình thanh toán tại khách sạn

Không giống như các mô hình dịch vụ khách quy trình thanh toán tại khách sạn sẽ có phần phức tạp hơn. Bởi nó liên quan đến nhiều bộ phận và sau khi khách hàng đăng ký dịch vụ thì quy trình này bắt đầu được thực hiện.

Bước 1: Xác nhận thông tin và chi phí

Đầu tiên lễ tân cần kiểm tra thông tin đặt phòng của khách: tên, số phòng, ngày nhận và trả phòng… Sau đó, thông báo cho khách các khoản phí: phòng, dịch vụ, minibar… nếu khách sử dụng. Khách hàng có thể kiểm tra, nếu có thắc mắc bộ phận lễ tân sẽ giải đáp và xác nhận chi phí cuối cùng.

Bước 2: Đặt cọc hoặc thanh toán trước

Sau khi đã xác nhận thông tin và chi phí lễ tân thông báo số tiền khách cần phải cọc với những trường hợp khách đặt phòng trực tiếp. Sau khi nhận tiền đặt cọc lễ tân tiến hành ghi nhận và lưu lại thông tin thanh toán. Bước này phải thực hiện thật chính xác để sau khi khách sử dụng dịch vụ các bước thanh toán dễ dàng và nhanh chóng hơn. Có thể thực hiện thông qua thẻ tín dụng hoặc thanh toán trực tuyến.

Bước 3: Khi check-out hoàn tất thanh toán phần còn lại

Sau khi khách hàng lưu trú và sử dụng xong dịch vụ tại khách sạn sẽ tiến hành hoàn tất thủ tục thanh toán. Bước này cũng nằm trong quy trình check-out.

Lễ tân đón tiếp khách hàng tại quầy và tiến hành kiểm tra các thông tin, đối soát, tính toán các dịch vụ phát sinh và hóa đơn. Sau đó gửi khách hàng hóa đơn tạm tính báo với khách số tiền còn lại cần thanh toán. Tiếp đó hướng dẫn khách chọn phương thức thanh toán phù hợp

Bước 4: Xác nhận và xuất hóa đơn

Sau khi khách hàng thanh toán, lễ tân cần phải kiểm tra tổng số tiền nhận đã khớp với hóa đơn hay chưa. Cuối cùng là xuất hóa đơn nếu khách hàng yêu cầu.

Trước khi cung cấp hóa đơn cho khách lễ tân cần chú ý và kiểm tra trước những thông tin:

Tên khách hàng
Số phòng
Các khoản chi tiêu, tổng số tiền cần thanh toán
Ngày lập hóa đơn
Phụ phí (nếu có)
Giảm giá (nếu có)
Thuế GTGT
Phương thức thanh toán

Những sự cố thường gặp trong quy trình thanh toán cho khách hàng

Khi tiến hành thanh toán cũng như trong quá trình thanh toán có thể xảy ra nhưng sai sót ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng. Bạn có thể tìm hiểu một số sự cố sau đây để có cách giải quyết thật hợp lý.

Quá trình tính hóa đơn bị sai sót

Một trong những lỗi thường gặp nhất trong khi thanh toán đó là sai sót trong tính toán hóa đơn. Khách hàng thường sẽ sử dụng thêm các dịch vụ, nhân viên sẽ dễ tính thừa hoặc thiếu các khoản phí phát sinh này. Việc này sẽ gây khó chịu và thái độ không hài lòng từ khách hàng. Những điều cơ bản này cũng sẽ ảnh hưởng không tốt đến uy tín khách sạn trong mắt khách hàng.

Hệ thống thanh toán gặp sự cố

Trong quá trình thanh toán hệ thống thanh toán cũng có thể gặp sự cố. Có thể là không xử lý được giao dịch hoặc không kết nối được với cổng thanh toán trực tuyến. Điều này gây gián đoạn, kéo dài thời gian thanh toán. Khi không thể nhanh chóng thanh toán sẽ tạo cảm giác không thoải mái cho khách hàng. Mang đến trải nghiệm không mấy vui vẻ cho khách hàng.

Quản lý đặt cọc, hoàn trả sai sót

Với những trường hợp khách hàng không đặt phòng trực tuyến, khách hàng thường phải đặt cọc cho phòng hoặc các dịch vụ. Tuy nhiên, có những khi việc quản lý và hoàn trả các khoản này bị tính sai hoặc chậm trễ rất bất tiện. Đây là 1 trong những sự cố khiến khách hàng khó chịu nhất. Họ có thể khiếu nại về việc hoàn tiền không minh bạch. Khi gặp trường hợp này chắc chắn hình ảnh khách sạn sẽ rất xấu và mất điểm trong mắt khách hàng.

Quản lý đa phương thức thanh toán

Khi khách sạn áp dụng quá nhiều phương thức thanh toán như: thẻ tín dụng, tiền mặt, chuyển khoản, ví điện tử… Nhưng không có một hệ thống đồng bộ thì việc quản lý và đối soát thu chi sẽ rất phức tạp và dễ xảy ra sai sót. Từ đó tăng nguy cơ nhầm lẫn, khó khăn trong kiểm soát tài chính.

Bảo mật thông tin kém

Trong quy trình thanh toán nếu khách sạn không sử dụng các biện pháp bảo mật, thông tin cá nhân và tài chính của khách hàng sẽ có thể bị rò rỉ hoặc tấn công mạng trong quá trình thanh toán. Việc này sẽ gây ra tổn hại nghiêm trọng cho khách hàng. Từ đó, làm giảm uy tín của khách sạn và mất đi khách hàng tiềm năng.

Các biện pháp tối ưu quy trình thanh toán

Thanh toán qua các hình thức trực tuyến

Sự phát triển của công nghệ thông tin khiến các giải pháp thanh toán kỹ thuật số, trực tuyến trở thành xu thế hiện nay. Một số hình thức nổi bật có thể kể đến như: thẻ tín dụng, mã QR, chuyển khoản, ví điện tử… Mỗi hình thức đều mang lại sự thuận tiện cho cả khách hàng và khách sạn.

Đối với khách hàng: Họ có thể thực hiện thanh toán mọi lúc mọi nơi chỉ cần vài thao tác đơn giản. Giúp họ thanh toán an toàn và tiết kiệm thời gian.

Đối với khách sạn: Họ sẽ giảm bớt các khoản đầu tư vào các thiết bị thanh toán truyền thống. Phát hiện và ngăn chặn tình trạng gian lận trong quy trình thanh toán.

Hình thức thanh toán trực tuyến — Các hình thức thanh toán trực tuyến rất được ưa chuộng hiện nay

Đồng bộ hệ thống thanh toán với hệ thống quản lý đặt phòng

Để tối ưu quy trình thanh toán, khách sạn nên đồng bộ hệ thống thanh toán với hệ thống quản lý đặt phòng. Việc này sẽ giúp tối ưu các bước thanh toán và rút ngắn thời gian check-out. Khi sử dụng phần mềm quản lý đặt phòng có tích hợp tính năng thanh toán còn mang lại nhiều lợi ích như:

Giảm thiểu tối đa các sai sót khi tính toán bằng phương pháp thủ công trước đây.
Khách hàng có thể thanh toán trực tiếp trên hệ thống nhanh chóng không cần chờ đợi.
Mọi thông tin về phòng đặt, thanh toán được cập nhật liên tục và chính xác. Hỗ trợ việc thống kê vào hóa đơn thanh toán đầy đủ và chính xác nhất.
Tiết kiệm thời gian cho khách hàng và nhân viên lễ tân.
Phát hiện gian lận và ngăn chặn kịp thời. Khi đồng bộ hóa người quản lý có thể phát hiện các giao dịch bất thường.

Áp dụng hóa đơn điện tử tự động

Áp dụng hóa đơn điện tử tự động là một công nghệ rất được ưa chuộng tại các khách sạn gần đây. Hóa đơn sẽ được gửi qua email hoặc tải xuống trực tiếp từ ứng dụng. Việc gửi hóa đơn tự động như vậy giúp quy trình thanh toán trở nên nhanh chóng, tiết kiệm thời gian cho cả khách hàng và lễ tân khách sạn. Bên cạnh đó, việc làm này cũng thể hiện sự chuyên nghiệp và uy tín của khách sạn trong mắt khách hàng.

Tổng kết

Trên đây là những thông tin về quy trình thanh toán trong khách sạn. Hy vọng với những chia sẻ này của eziHotel sẽ giúp khách sạn của bạn hoàn thiện quy trình thanh toán hiện đại và hiệu quả. Từ đó nâng cao trải nghiệm khách hàng và phát triển kinh doanh vững mạnh. Hãy theo dõi eziHotel để cập nhật thường xuyên những thông tin, kiến thức về kinh doanh khách sạn nhé!

eziHotel – Phần mềm quản lý khách sạn đơn giản, hiệu quả phục vụ cho việc quản lý vân hành và kinh doanh khách sạn quy mô từ 1-4 sao. Hiện nay phần mềm eziHotel đang có chính sách tặng 3 tháng dùng thử để các khách sạn sử dụng, trải nghiệm miễn phí. Còn chần chờ gì mà bạn chưa thử ngay phần mềm quản lý khách sạn hiệu quả này. Đăng ký ngay tại đây!

Website: ezihotel.vn hay fanpage: https://www.facebook.com/ezihotelpms

Để tải ứng dụng trên các nền tảng:

App Store: https://bit.ly/eziHotel-store

CH Play: https://bit.ly/eziHotel-Cplay

Liên hệ với chúng tôi:

Hotline hỗ trợ & tư vấn: 0247 108 1012

Email: info@vnlink.vn