Phần mềm quản lý khách sạn là gì? 5 tiêu chí để đánh giá phần mềm

Phần mềm quản lý khách sạn là gì?

Phần mềm quản lý khách sạn là gì? Phần mềm quản lý khách sạn (property management system) một phần mềm ứng dụng được sản xuất nhằm quản lý các hoạt động thông tin trong khách sạn với mục đích tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, nâng cao lợi nhuận cho khách sạn.

Ngoài ra phần mềm quản lý khách sạn còn giải quyết các vấn đề về quản lý từng bộ phận, doanh thu, kết nối các điểm bán hàng trong khách sạn, thống kê, cung cấp báo cáo cho các bộ phận liên quan trong khách sạn.

phan-mem-quan-ly-khach-san-la-gi-1 — Phần mềm quản lý khách sạn ngày càng được sử dụng phổ biến trong kinh doanh khách sạn

Phần mềm quản lý khách sạn là gì?

Vì sao bạn phải sử dụng phần mềm quản lý khách sạn?

Có rất nhiều khách sạn hiện nay còn đang quản lý theo kiểu truyền thống, hoặc sử dụng các phần mềm quản lý khách sạn đã cũ, lỗi thời không đáp ứng được những yêu cầu mới của thực tế kinh doanh của khách sạn. Một số lỗi mà khách sạn có thể gặp phải như:

Không thể kiểm soát được công việc của khách sạn cùng một lúc: Có quá nhiều việc tại các bộ phận trong khách sạn phát sinh trong một thời gian mà chủ khách sạn hay người quản lý không thể kiểm soát nổi. Từ đó xảy ra thêm các vấn đề kéo theo nếu không được giải quyết kịp thời.
Không có doanh thu hoặc doanh thu ít vì không gắn kết được các kênh bán hàng online, hay tối ưu các nguồn thu, nguồn nhập của khách sạn.
Thất thoát tài sản khách sạn: Trong khách sạn có nhiều bộ phận, phòng ban hoạt động nên rất khó quản lý toàn bộ đầu việc, hay quản lý chi tiêu khó khăn dẫn đến thất thoát tài sản lớn.
Nhân sự: Các nhân sự ở khách sạn thường làm việc theo ca, sự luân chuyển nhân sự diễn ra thường xuyên, mất nhiều thời gian để nhân viên bàn giao theo ca nếu làm theo cách truyền thống.
Lãng phí điện vì không quản lý được lượng điện năng tiêu hao ở các phòng.

Lợi ích từ việc sử dụng phần mềm quản lý khách sạn là gì?

Phần mềm quản lý khách sạn là gì? Có lợi ích gì? có thể nói đây giải pháp tối ưu ra đời nhằm phục vụ quản lý, vận hàng và kinh doanh khách sạn phụ thuộc vào từng quy mô. Sử dụng phần mềm quản lý khách sạn giúp quá trình quản lý, giám sát khách sạn một cách chuyên nghiệp, tối ưu cả về thời gian và công sức nhân sự.

Các vấn đề được giải quyết nhanh chóng và chính xác hơn nhờ những dữ liệu được cập nhật liên tục, đồng nhất trên hệ thống. Ngoài ra phần mềm còn giúp tránh thất thoát và giảm thiểu được số lượng nhân sự trong cách hoạt động của khách sạn.
Phần mềm quản lý khách sạn được phát triển trên nền tảng điện toán đám mây tích hợp các công nghệ tiên tiến, mọi thông tin đều được lưu trữ trên máy tính không lo bị mất hay xảy ra sai sót trong quá trình quản lý, giám sát.
Các phần mềm quản lý đều có giao diện đẹp mắt, thiết kế hiện đại, dễ sử dụng đem đến trải nghiệm thú vị cho công việc của quản lý khách sạn. Có bộ phận của khách sạn đều được quản lý bằng một mục riêng, được trình bày theo sơ đồ một cách trực quan, rõ ràng. Hơn hết các phần mềm này đều tiện lợi có thể đáp ứng được nhu cầu từ khách sạn 1 – 5 sao, nhà nghỉ, homestay…
Phần mềm quản lý khách sạn được trang bị đầy đủ các tính năng để phục vụ việc quản lý khách sạn một cách hiệu quả và tiện nghi nhất.

Các phần mềm quản lý khách sạn thông dụng

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý khách sạn tốt. Những cái tên phần mềm quản lý trong lĩnh vực khách sạn như: Opera, Smile, Sky Hotel, EzCloud, eziHotel.. được sử dụng thông dụng nhất trong các phần mềm quản lý khách sạn.

phan-mem-quan-ly-khach-san-la-gi-3 — Nhiều tính năng vượt trội của phần mềm quản lý khách sạn

Phần mềm Opera

Quy mô: sử dụng cho khách sạn 4-5*

Tính năng nổi bật:

Có đầy đủ các tính năng cần thiết trong quản lý khách sạn: quản lý đặt phòng, checkin-checkout, quản lý thông tin khách hàng, theo dõi tình hình tài chính, quản lý tiết kiệm điện năng, báo cáo,…
Giao diện đẹp, thao tác nhanh chóng, có tính ổn định cao
Tích hợp đa ngôn ngữ

Nhược điểm

Giá thành khá cao
Yêu cầu cần phải có máy tính và hệ thống mạng mạnh mới có thể sử dụng tốt.

Phần mềm Sky Hotel

Quy mô: sử dụng cho các khách sạn quy mô từ 1-5*, các khu biệt thự, chung cư, villa, nhà nghỉ,. ..

Tính năng nổi bật:

Có thể tạo và quản lý nhiều khách sạn cùng lúc nhưng vẫn tính toán doanh thu, lợi nhuận của từng khách sạn.
Các thông tin thời gian khách lưu trú, danh sách khách ra vào tự động được cập nhật theo thời gian thực
Quản lý toàn bộ dịch vụ, tiện ích kèm theo, quản lý chi phí và truy xuất báo cáo tổng hợp, phân tích chi tiết tình hình kinh doanh của khách sạn.
Quản lý online mọi lúc mọi nơi, sử dụng được trên máy tính, các thiết bị smartphone

Nhược điểm:

Không sử dụng được offline
Hai tính năng quan trọng quản lý thu chi và quản lý bán hàng sử dụng phải trả phí
Tính năng cho phép trùng mã phòng khiến hệ thống không ghi nhận chính xác thông tin của khách hàng

Phần mềm EzCloud

Quy mô: phù hợp cho khách sạn từ nhỏ đến lớn

Tính năng nổi bật:

Đặt phòng và quản lý phòng đặt nhanh chóng đơn giản
Tự động tổng hợp báo cáo, xử lý phân loại khách hàng theo những thông tin: tổng số khách hàng, thời gian sử dụng dịch vụ, tần suất quay trở lại, …
Tính năng giao ca giúp lễ tân bàn giao tiền mặt, rà soát các giao dịch phát sinh như: tiền mặt, chuyển khoản, thẻ tín dụng công nợ và các công việc cần lưu ý cho ca sau,..
Hỗ trợ đa nền tảng: máy tính, android, ios

Nhược điểm:

Thanh menu hiển thị quá nhiều mục khiến người dùng mới sẽ khó tiếp cận
Hệ thống phân hóa số lượng báo cáo quá lớn, nhiều mục không cần thiết gây rối

Phần mềm eziHotel

Quy mô: phù hợp với khách sạn có quy mô 1-5*

Tính năng nổi bật:

Đầy đủ các tính năng trong quản lý khách sạn từ FO, BO và các điểm bán trong khách sạn: tạo đặt phòng nhanh, checkin – checkout linh hoạt, điều chỉnh giá, bảng giá nhanh chóng, cấu hình giá phòng động, …
Hệ thống báo cáo ưu việt phục vụ từ báo cáo của GM đến kinh doanh, lễ tân, buồng phòng, …
Phần mềm xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây hỗ trợ trên đa nền tảng: website, android app, ios app không cần cài đặt
Giao diện đẹp mắt, dễ nhìn, dễ sử dụng
Tích hợp quản lý kênh bán, có thể đồng bộ giá, quỹ phòng tới các kênh OTA truyền thống hay các ứng dụng du lịch số và các app ngân hàng
Tích hợp quét QR CCCD, Passport giúp giảm thao tác nhập liệu của lễ tân khi lấy thông tin khách hàng

Nhược điểm:

Xác định tình trạng phòng bởi icon hơi khó nhìn và gây rối cho người mới sử dụng.

Tiêu chí đánh giá phần mềm quản lý khách sạn là gì?

Bạn sẽ cần phải đánh giá cụ thể tiêu chí để lựa chọn một phần mềm quản lý khách sạn tốt và hiệu quả để. Vậy chúng ta nên lưu ý gì và tiêu chí đánh giá phần mềm quản lý khách sạn là gì?

Tiêu chí đánh giá phần mềm quản lý khách sạn tốt

Tính năng phần mềm

Để đưa ra đánh giá một phần mềm có tốt hay không ? Phù hợp cho khách sạn sử dụng hay không? Điều quan trọng nhất đó là đánh giá nó có đầy đủ các tính năng cần thiết cho khách sạn mình trong quá trình sử dụng hay không?

Một phần mềm quản lý khách sạn tốt cần có đầy đủ các tính năng: quản lý phòng, quản lý các hoạt động checkin – checkout khách hàng, quản lý hoạt động kinh doanh, hệ thống báo cáo, … và phù hợp với hoạt động của khách sạn

Tính ổn định và tốc độ cao

Sau khi bạn đã biết phần mềm quản lý khách sạn là gì? Bạn cần kiểm tra quản lý khách sạn xem có tính ổn định và tốc độ truy cập hay không. Phần mềm hoạt động ổn định thì mọi công việc sẽ được diễn ra trơn tru và tránh được những rủi ro gặp phải như: cập nhật thiếu thông tin khách hàng, gây khó chịu cho khách hàng khi phải chờ đợi lâu, gián đoạn tổng hợp báo cáo, … khi phần mềm đang hoạt động mà bị dừng tức thì.

Tính năng làm việc online và ứng dụng toàn cầu

Khi dùng các phần mềm online bạn có thể quản lý hoạt động khách sạn mọi lúc mọi nơi, các dữ liệu sẽ được sao chép lưu giữ trên cloud tránh được việc mất dữ liệu khi gặp vấn đề.

Bên cạnh đó những phần mềm online có thể tích hợp đa ngôn ngữ từ đó sẽ có tính ứng dụng cao hơn có thể sử dụng trên toàn cầu.

Dịch vụ hậu mãi tốt

Khi lựa chọn sử dụng phần mềm người quản lý không chỉ chú ý đến tính năng, chất lượng, độ phù hợp cho khách sạn của mình không mà họ sẽ tìm hiểu về dịch vụ, chính sách khi sử dụng phần mềm đó. Một phần mềm tốt thôi là chưa đủ nó còn cần có chính sách hậu mãi tốt để có thể giữ chân được khách hàng cũng như nâng cao được vị thế trên thị trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay.

Giá phần mềm

Giá thành cũng là điều rất được người sử dụng quan tâm, khi phần mềm có một mức giá phù hợp có thể tiếp cận được thị trường tốt hơn cũng như được lựa chọn sử dụng nhiều hơn. Một phần mềm tốt với mức giá phù hợp là tiêu chí hàng đầu cho những người quản lý khách sạn.

Phần mềm quản lý khách sạn eziHotel

Phần mềm quản lý khách sạn eziHotel

Để giúp các bạn hiểu rõ ràng nhất phần mềm quản lý khách sạn là gì chúng tôi sẽ giới thiệu chi tiết một phần mềm mới nhất, hiện đại nhất cho các bạn. Phần mềm quản lý khách sạn eziHotel là một tân binh trong thị trường, dù mới nhưng phần mềm lại gây ấn tượng mạnh mẽ bởi cấu hình thông minh, hiện đại và cập nhật công nghệ liên tục đáp ứng phần lớn những yêu cầu từ người dùng. Phần mềm được xây dựng hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu trên nền tảng điện toán đám mây và được hỗ trợ trên các nền tảng : Web base, Android App và IOS App hoạt động mọi lúc, mọi nơi chỉ cần có kết nối Internet và không cần cài đặt.

Các Module chính trong phần mềm:

Module quản lý tiền sảnh ( eziFO): Bao gồm các chức năng cho các bộ phận kinh doanh – lễ tân – buồng phòng giúp quản lý toàn bộ nghiệp vụ đặt phòng – lưu trú và quản lý tình trạng phòng của khách sạn trên cả PC và các thiết bị di động. Đặc biệt, eziHotel PMS có tính năng cấu hình giá phòng động, sẽ giúp phần mềm tự động điều chỉnh giá theo thời điểm, mùa vụ – theo lượng phòng trống thực tế của khách sạn hoặc theo điều chỉnh thủ công tùy theo cách vận hành của từng khách sạn.
Module quản lý kho ( eziBO): Quản lý toàn bộ nghiệp vụ xuất – nhập – tồn của hàng hóa vật tư – nguyên vật liệu trong khách sạn. Hệ thống sẽ tự động trừ hàng hóa trong kho khi xuất bán tại tất cả các điểm bán hàng để ra tồn kho theo thời gian thực.
Module quản lý kế toán ( ezi Smartlog): Quản lý toàn bộ các nghiệp vụ thu – chi – công nợ và kiểm soát dòng tiền với tính năng Smartlog qua cổng thanh toán của ngân hàng MB Bank
Module quản lý các điểm bán trong khách sạn ( eziPos): cho phép quản lý và kết nối các điểm bán hàng trong khách sạn như : Nhà hàng – Bar – Café…. Khách hàng sử dụng dịch vụ tại các điểm bán hàng có thể thanh toán trực tiếp tại quầy hoặc tự động chuyển hóa đơn về phòng. eziPOS chạy cả trên PC và App giúp thao tác nhân viên nhận đơn và thanh toán linh hoạt và cơ động hơn theo từng quy mô điểm bán.
Module quản lý kênh bán (eziCM): eziCM là module kết nối và đồng bộ quỹ phòng tới tất cả các kênh OTA truyền thống như Agoda , Booking.com, Expedia …và các kênh bán trên các nền tảng ứng dụng du lịch số và App ngân hàng được phát triển bởi VNLINK với các đối tác lớn. Sử dụng eziCM , khách sạn sẽ quản lý và được giá bán và quỹ phòng , tránh trình trạng overbooking.
Module kết nối các thiết bị ngoại vi ( ezi IoT): Phần mềm eziHotel có thể kết nối tới các thiết bị ngoại vi trong khách sạn như : hệ thống đóng ngắt điện phòng tự động, ( khi lễ tân check in trên phần mềm khách sạn hệ thống sẽ tự động cấp điện cho phòng, Khi lễ tân check out trên phần mềm sẽ tự động ngắt điện phòng ) , hệ thống khóa thẻ từ khách sạn, check in , check out khóa thẻ . Các thiết bị Scan Passport – Quét QR CCCD giúp cho Chủ đầu tư kiểm soát triệt để lượng khách ra vào, tối ưu điện năng sử dụng trong khách sạn và giảm tối đa thao tác nhập liệu của nhân viên vận hành phần mềm.

Trên đây là những thông tin cần thiết để mọi người biết, hiểu rõ hơn về phần mềm quản lý khách sạn là gì cũng như các tiêu chí đánh giá về một phần mềm tốt từ đó có những quyết định đúng đắn . Hy vọng với những thông tin này sẽ giúp bạn lựa chọn được một phần mềm phù hợp để tối ưu hóa quy trình làm việc, quản lý, vận hành và kinh doanh khách sạn của mình.

Hiện nay phần mềm quản lý khách sạn eziHotel được nhiều khách sạn lựa chọn nhờ các tính năng thông minh và phù hợp với mọi loại hình khách sạn. Đăng ký ngay phần mềm quản lý khách sạn ezi Hotel để nhận được 3 tháng sử dụng, trải nghiệm miễn phí phần mềm.

Để cài tìm hiểu về giao diện, cách thức hoạt động của eziHotel bạn có thể: