Tiến hành xử lý đồ thất lạc tại khách sạn như thế nào?

Khi lưu trú khách hàng khó tránh khỏi trường hợp để quên đồ tại khách sạn. Chính vì vậy, khách sạn cần có một quy trình xử lý đồ thất lạc cụ thể. Điều này vừa giúp khách sạn quản lý dễ dàng vừa đảm bảo quyền lợi cho khách hàng. Từ đó tạo thiện cảm và nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng về dịch vụ tại khách sạn.

Quy trình xử lý đồ thất lạc tại khách sạn

Điền phiếu thông tin

Ngay sau khi phát hiện, tìm thấy đồ khách thất lạc, người phát hiện có trách nhiệm mang đồ vật đó đến quầy xử lý đồ thất lạc (Lost&Found) . Sau đó nhanh chóng điền thông tin vào phiếu “Thông tin đồ thất lạc”

Phiếu thông tin đồ thất lạc thường sẽ bao gồm các nội dung như:

Ngày phát hiện
Giờ phát hiện
Loại đồ vật tìm thấy
Đồ vật được tìm thấy ở đâu
Người phát hiện là ai
Người tiếp nhận món đồ

Gửi cho bộ phận tiếp nhận đồ thất lạc

Sau khi điền xong phiếu thông tin về món đồ thất lạc, người phát hiện chuyển cho bộ phận tiếp nhận. Bộ phận tiếp nhận và xử lý đồ thất lạc sẽ tiến hành ghi chép lại những nội dung cần có như:

Ngày phát hiện
Giờ phát hiện
Người phát hiện
Loại đồ vật (Miêu tả chi tiết)
Người tiếp nhận đồ thất lạc

Bản thông tin gốc và phiếu thông tin sẽ được đính kèm với đồ vật được tìm thấy. Bản sao, ghi chép với thông tin như trên sẽ được bộ phận tiếp nhận đồ thất lạc lưu vào hồ sơ khách sạn.

Xử lý đồ thất lạc theo từng loại đồ thất lạc

Mỗi một món đồ với giá trị khác nhau sẽ có cách xử lý sao cho phù hợp. Xử lý đồ thất lạc sẽ dựa theo 3 nhóm sau:

Các món đồ có giá trị lớn

Đối với những món đồ thất lạc có giá trị như tiền bạc, trang sức, điện thoại… sẽ được cho vào két sắt hoặc bảo quản ở một nơi riêng biệt. Nơi này sẽ được khách sạn quy định trước với độ an toàn cao. Khi tiến hành cất giữ những món đồ này phải được công khai dưới sự chứng kiến của nhân viên an ninh và được ghi chép rõ ràng.

Trong trường hợp đồ vật thất lạc là thẻ tín dụng, nó cần được giữ gìn cẩn thận trong vòng 24 giờ trước khi báo cho tổ chức, ngân hàng phát hành thẻ.

Những món đồ có giá trị sẽ được khách sạn lưu trữ trong vòng 6 tháng tính từ ngày theo quy định của khách sạn.

Nếu quá thời gian quy định mà không có người đến nhận lại món đồ sẽ được xử lý theo quy định xử lý đồ thất lạc của khách sạn. Có thể bán đấu giá món đồ đó, số tiền sẽ được sung vào công quỹ

Các món đồ có giá trị nhỏ

Với các món đồ có giá trị nhỏ nên thời gian lưu trữ sẽ rút ngắn xuống còn 3 tháng. Nếu sau thời hạn này không có người tớ nhận khách sạn sẽ xử lý đồ thất lạc đó. Có thể gửi lại cho người phát hiện hoặc xử lý loại bỏ bằng các hình thức khác.

Những món đồ dễ hư hỏng

Những món đồ dễ hư hỏng thường sẽ là đồ ăn, thức uống… nó sẽ được giữ lại trong 3 ngày. Còn nếu là rau củ quả sẽ được giữ lại trong 1 ngày. Nếu không có người tới nhận những món đồ này sẽ được gửi lại cho người phát hiện hoặc hủy bỏ chúng.

Xử lý khi có khách liên hệ nhận lại đồ thất lạc

Trong thời gian món đồ thất lạc được lưu giữ mà có khách hàng liên hệ hỏi về đồ vật đó. Nhân viên xử lý đồ thất lạc cần lấy thông tin về khách hàng và điền vào biểu mẫu với những nội dung sau:

Thông tin người gọi
Ngày, giờ nhận thông tin
Số điện thoại
Địa chỉ người gọi
Yêu cầu mô tả về đồ vật
Nơi làm mất món đồ đó
Khoảng thời gian làm mất
Thông báo cho khách các bước tiếp theo để tiến hành nhận lại đồ vật

Những thông tin này sẽ là cơ sở để nhân viên xác minh người gọi có đúng là chủ nhân của món đồ thất lạc đó không.

Nếu thông tin người gọi cung cấp trùng khớp với thông tin mà người phát hiện ghi trong phiếu và khách yêu cầu gửi trả lại. Nhân viên xử lý đồ thất lạc tiến hành gửi trả lại món đồ cho khách qua đường bưu điện hoặc khách tự đến lấy
Nếu nhân viên gửi đồ cho khách cần ký xác nhận vào bản ghi chép. Sau đó gửi email cho khách về món đồ đã được gửi đi gồm: gửi qua đâu, chi phí vận chuyển, thời gian nhận dự kiến…
Với trường hợp khách ở xa ủy quyền cho người khác lấy hộ cần phải có thư ủy quyền và giấy tờ chứng minh người ủy quyền lấy là ai. Đặc biệt với những món đồ có giá trị lớn

Tổng kết

Trong kinh doanh khách sạn chắc hẳn các trường hợp tranh chấp liên quan đến đồ thất lạc của khách thậm chí liên quan đến pháp luật không phải hiếm. Việc này sẽ gây ảnh hưởng không nhỏ đến hình ảnh, uy tín của khách sạn. Chính vì vậy, để tránh tối đa trường hợp này xảy ra mỗi khách sạn cần xây dựng quy trình xử lý đồ thất lạc thật chặt chẽ. Nhân viên cần được hướng dẫn bài bản, nắm rõ quy trình để khi có sự việc xảy ra sẽ không gây khó khăn.

Trên đây eziHotel đã gửi đến các bạn thông tin về trình tự xử lý các món đồ thất lạc tại khách sạn cơ bản nhất. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp ích trong quá trình kinh doanh khách sạn của mọi người.

eziHotel – Phần mềm quản lý khách sạn đơn giản, hiệu quả phục vụ cho việc quản lý vân hành và kinh doanh khách sạn quy mô từ 1-4 sao. Hiện nay phần mềm eziHotel đang có chính sách tặng 3 tháng dùng thử để các khách sạn sử dụng, trải nghiệm miễn phí. Còn chần chờ gì mà bạn chưa thử ngay phần mềm quản lý khách sạn hiệu quả này. Đăng ký ngay tại đây!

Website: ezihotel.vn hay fanpage: https://www.facebook.com/ezihotelpms

Để tải ứng dụng trên các nền tảng:

App Store: https://bit.ly/eziHotel-store

CH Play: https://bit.ly/eziHotel-Cplay

Liên hệ với chúng tôi:

Hotline hỗ trợ & tư vấn: 0247 108 1012

Email: info@vnlink.vn