Giải pháp tổng thể giúp vận hành khách sạn dễ dàng hơn

Quản lý khách sạn, vận hành khách sạn là công việc tổ chức, quản lý tất cả các hoạt động của khách sạn một cách khoa học và hiệu quả. Để hoàn thành công việc ở vị trí này, người quản lý thường phải nắm bắt, quan sát và am hiểu tất cả các hoạt động mà khách sạn đang có. Bạn phải thiết lập các quy tắc, quy trình làm việc tương ứng với từng bộ phận, theo dõi toàn bộ quá trình hoạt động để xây dựng chiến lược phát triển, giúp vận hành khách sạn một cách hiệu quả. 

Vận hàng khách sạn đòi hỏi sự linh hoạt và liên tục của nhiều hoạt động nên yêu cầu người quản lý phải có cái nhìn bao quát nhất. Một khi đã xây dựng được quy trình vận hành đây chính là nền tảng giúp khách sạn đạt được hiệu quả tối đa, đồng thời nâng cao chất lượng dịch vụ của khách sạn. 

Quy trình vận hành khách sạn như thế nào?

Mỗi khách sạn hoạt động khác nhau nhưng vẫn theo một quy trình riêng giống nhau. Việc vận hàng khách sạn bài bản, đúng tiêu chuẩn là cơ sở để khách sạn có thể hoạt động ổn định. Dưới đây là 10 bước quản lý quy trình khách sạn hiệu quả.

Bước 1: Tiếp nhận thông tin khách hàng

Đây là bước đầu tiên trong vận hành khách sạn. Nhân viên khách sạn sẽ lấy thông tin khách hàng qua các kênh OTA, các công cụ booking trực tuyến như email, điện thoại, website, social media… để lấy được thông tin của khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ khách sạn. 

Tiếp theo, nhân viên kinh doanh và lễ tân sẽ kiểm tra xem tình trạng phòng có đúng nhu cầu của khách hàng không? sau đó gọi lại xác nhận đặt chỗ với khách hàng.

Bước 2: Check in Lễ tân

Sau khi khách hàng xác nhận thông tin thành công, lễ tân sẽ ghi lại toàn bộ. Sau đó, bộ phận lễ tân sẽ thực hiện các thao tác đặt phòng, check in , check out và cập nhật hồ sơ khi khách hàng đến lưu trú.

Bước 3: Dịch vụ khách hàng đi kèm

Trong thời gian lưu trú , khách hàng có nhu cầu sử dụng các dịch vụ khác của khách sạn như ăn uống, spa, hồ bơi, phòng tập gym… đều có thể trao đổi lại với lễ tân. Nhiệm vụ của lễ tân là thống kê, tổng hợp các chi phí trên một cách liên tục và rõ ràng. Khách hàng có thể lựa chọn thanh toán trực tiếp, chuyển bill về phòng hoặc thanh toán khi trả phòng.

Bước 4: Kiểm toán đêm ( tổng kết giao dịch)

Sau một ngày, nhân viên các quầy khách sạn sẽ có nhiệm vụ báo cáo và nộp đủ các loại chứng từ liên quan cho phòng Tài chính – Kế toán và hoàn thành nốt các công việc nghiệp vụ còn lại. Việc này được thực hiện vào ban đêm nhằm giúp nhân viên dễ dàng tiến hàng kiểm kê, báo cáo và đối soát doanh thu.

Bước 5: Báo cáo, kiểm tra doanh thu theo ngày

Vào cuối ngày, bộ phận kế toán, tài chính sẽ thực hiện việc kiểm tra, tổng soát lại doanh thu của khách sạn để đánh giá tình hình vận hành khách sạn trong ngày. Nếu có bất kỳ sai sót nào bộ phận Tài chính – Kế toán sẽ thông báo lại với bộ phận thu ngân để kiểm tra và điều chỉnh kịp thời.

Bước 6: Thanh toán và tổng hợp chi phí 

Khi thực hiện công việc theo dõi cập nhật chính xác và đầy đủ các dịch vụ mà khách hàng đã sử dụng trong thời gian lưu trú. Lúc này, bộ phận thu ngân sẽ tiến hành thanh toán cho khách hàng.

Kết thúc thanh toán cho khách hàng, thu ngân sẽ chuyển hết hoá đơn và chứng từ về bộ phận kế toán. 

Trong chuỗi khách sạn thường tổng hợp cung cấp nhiều dịch vụ như spa, nhà hàng, giải trí… Thì các bộ phận này cũng cần cung cấp chứng từ liên quan đến bộ phận kế toán. 

Các bộ phận sẽ tổng hợp mọi chi phí, chứng từ phát sinh liên quan và gửi về bộ phận kế toán. Lúc đó, bộ phận kế toán sẽ thực hiện công việc của mình đó là tổng hợp, ghi chép, lưu trữ mọi chứng từ liên quan. 

Bước 7: Chăm sóc khách hàng 

Sau khi khách hàng trả phòng và rời khỏi khách sạn, bộ phận chăm sóc có nhiệm vụ lưu trữ thông tin, lập kế hoạch chăm sóc họ sau thời gian lưu trú và sử dụng dịch vụ. Bạn có thể gọi điện trực tiếp, liên hệ với khách qua email. tặng voucher cho những lần sử dụng sau. công việc này cần được thực hiện khéo léo, không gây khó chịu cho khách hàng và đảm bảo khách hài lòng với những trải nghiệm tại đây và sẽ ghé thăm khách sạn vào lần sau.

Khi kinh doanh khách sạn, bạn luôn phải đặt ra câu hỏi: “ Làm thế nào để tối ưu hóa quy trình vận hành, lợi nhuận kinh doanh?” Trên thực tế, các mô hình khách sạn khác nhau sẽ có những vấn đề cần lưu ý và phương hướng phát triển khác nhau để tiếp cận khách hàng mục tiêu.

Chuẩn hóa quy trình vận hành khách sạn với phần mềm eziHotel

Quy trình vận hành khách sạn không hề đơn giản. Bạn sẽ mất rất nhiều thời gian để đối soát, chấm công, chuyển ca với những giấy tờ liên quan giữa các phòng ban. Việc này khá tốn nguồn nhân lực và thời gian, đôi khi còn gặp phải các vấn đề nhầm lẫn, sai sót trong các con số, khi giao ca giữa các nhân viên.

eziHotel trở thành trợ thủ đắc lực, giải quyết những vấn đề nêu trên. Mọi thông tin, báo cáo sẽ được cập nhật trên hệ thống của eziHotel.

• Giúp bạn tiết kiệm chi phí, nhân sự và giảm thiểu tất cả những sai sót trong quá trình kiểm kê.
• Thông tin khách sạn sẽ được cập nhật và đồng bộ trên hệ thống. Từ đó sẽ không mất quá nhiều thời gian để kiểm kê đêm.
• Đảm bảo sự minh bạch trong thu chi.
• Ngoài ra, eziHotel giúp bạn quản lý nhân sự (dù có chuyển ca hay ca gãy) một cách chính xác nhất. Hệ thống của eziHotel có thể đồng bộ với hầu hết những phần mềm chấm công hiện có trên thị trường. Số liệu sẽ được cập nhật và báo cáo mỗi ngày.

Hiện nay phần mềm eziHotel đang có chính sách tặng 3 tháng dùng thử để các khách sạn sử dụng, trải nghiệm miễn phí. Còn chần chờ gì mà bạn chưa thử ngay app quản lý khách sạn hiệu quả này. Đăng ký ngay tại đây!

Website: ezihotel.vn hay fanpage: https://www.facebook.com/ezihotelpms 

Để tải ứng dụng trên các nền tảng:

App Store: https://bit.ly/eziHotel-store

CH Play: https://bit.ly/eziHotel-Cplay

Liên hệ với chúng tôi:

Hotline hỗ trợ & tư vấn : 0247 108 1012

Email: info@vnlink.vn

Xem thêm: