Phần mềm quản lý khách sạn là một trợ thủ đắc lực hỗ trợ người quản lý trong công tác quản lý khách sạn. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý khách sạn miễn phí. Phần lớn các phần mềm quản lý khách sạn miễn phí trên mạng được thiết kế khá sơ sài, đơn giản, chưa tích hợp hết các tính năng cần thiết của một phần mềm quản lý khách sạn chuyên nghiệp. Sau một thời gian sử dụng thì những phần mềm miễn phí này sẽ tự nhiên xảy ra một số vấn đề làm ảnh hưởng đến việc kinh doanh của khách sạn. Vậy lý do tại sao không nên sử dụng những phần mềm quản lý khách sạn miễn phí?
1. Phần mềm miễn phí có khả năng đem theo Virus
Phần mềm miễn phí được cài đặt khá đơn giản, bạn chỉ cần ấn nút download và sau đó là sử dụng mà không hề mất một đồng phí nào. Đây chính là điểm thu hút của phần mềm quản lý khách sạn miễn phí. Tuy nhiên, đằng sau sự miễn phí ấy sẽ là một loạt những tác hại có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của khách sạn. Bạn có thể mất toàn bộ thông tin khách hàng vì sử dụng phần mềm quản lý khách sạn miễn phí. Bởi quá trình download phần mềm miễn phí về máy cũng chính là quá trình xâm nhập của Virus do một số hacker cài vào với mục đích không tốt. Nguy hiểm hơn nữa là nếu những hacker này lấy trộm được thông tin tài khoản ngân hàng của khách hàng từ chính những con Virus chúng cài vào thì hậu quả còn nghiêm trọng hơn nữa.
2. Phần mềm miễn phí có nguy cơ xung đột với các phần mềm khác gây lỗi hệ thống
Virus sinh ra từ phần mềm quản lý khách sạn miễn phí sẽ đi tấn công các phần mềm liên kết của cả hệ thống máy chủ làm nảy sinh các lỗ hổng trong bảo mật. Những lỗ hổng này sẽ kéo theo nhiều hệ lụy gây tổn hại đến hệ thống thông tin. Với khách sạn thì lượng dữ liệu một ngày là rất lớn, chỉ cần một lỗi nhỏ sẽ làm chậm trễ cả hệ thống, thời gian để chờ đợi sửa chữa, thiết lập lại hệ thống sẽ làm cho doanh nghiệp mất một khoản lợi nhuận.
3. Phần mềm miễn phí không có bảo hành, bảo trì
Thông thường những phần mềm quản lý bạn download trên mạng sẽ không có thông tin liên lạc cụ thể giúp giải đáp các thắc mắc khi gặp sự cố về kĩ thuật. Và khi các bạn gặp sự cố thật sự thì không biết làm thế nào để lấy được dữ liệu đã lưu trữ suốt khoảng thời gian trước đó.
Chính vì miễn phí nên sẽ không có một ai đứng ra chịu trách nhiệm khi có sự cố xảy ra trong quá trình sử dụng và cũng sẽ không có ai hỗ trợ và đảm bảo sẽ lấy lại được thông tin khi xảy ra sự cố. Bạn sẽ tốn thời gian để nhập lại mọi thông tin từ đầu hoặc sẽ phải bỏ ra một khoản tiền lớn để thuê một bên thứ ba khôi phục lại dữ liệu như ban đầu (nếu có thể khôi phục) và thường khoản tiền này sẽ rất lớn.
4. Phần mềm miễn phí bị hạn chế nhiều tính năng và có khả năng mất phí về sau
Phần mềm miễn phí cũng chính là những mồi câu mà các công ty kỹ thuật tung ra để bẫy con mồi. Bởi trong quá trình sử dụng bạn vẫn chịu sự chi phối từ những phần mềm miễn phí này. Có thể ban đầu bạn thấy hài lòng với những tính năng sẵn có của phần mềm quản lý miễn phí này nhưng sau một thời gian hoạt động bạn muốn mở rộng thêm hoạt động kinh doanh hay mở rộng thêm phòng để bán thì phần mềm miễn phí này không hỗ trợ tính năng mở rộng dịch vụ hoặc là lưu lượng lưu trữ của phần mềm quản lý khách sạn miễn phí không đủ để khách sạn thực hiện. Khi đó nếu khách sạn muốn tiếp tục sử dụng thì phải trả phí cho phần mềm này và lúc này khách sạn sẽ phải trả phí theo yêu cầu của họ mà không được đàm phán.